「在職中で日中は電話に出られない。採用担当からの着信を逃したらどうする?」「折り返しは何分以内?何時までならかけていい?」「留守電にはどう吹き込む?」「私用の携帯、留守電やアナウンスの設定はこのままで大丈夫?」——転職活動では、メールだけでなく電話でのやり取りも発生します。とくに在職中の方にとって、勤務時間中にかかってくる採用担当からの電話は悩みの種です。出られなかったときの対応一つで、印象は大きく変わります。
結論として、電話に出られなくても「気づいたらできるだけ早く・営業時間内に・落ち着いて折り返す」ことが基本です。本記事では、累計3,625社を審査した認定機関が、在職中で出られないときの折り返し方、留守電の残し方と聞き方、私用携帯の事前設定、かけてよい時間帯、電話での日程調整の受け方まで、実務に即して解説します。電話が苦手でも、型を知っておけば落ち着いて対応できます。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきた中で見えてきたのは、「電話に出られないこと自体は、誰も責めない」ということです。在職中であれば、日中に出られないのは当たり前。採用担当者もそれを承知しています。問題になるのは、折り返しが遅い・留守電を聞いていない・名乗らずにかけてくる、といった対応の雑さです。逆に、着信に気づいてすぐ、落ち着いて折り返してくる人は、それだけで信頼されます。電話は「出られたかどうか」より「その後どう動くか」で評価されるものです。
📋 この記事でわかること
📎 全体ガイド:中途採用の応募・面接実務完全ガイド
目次
転職活動の電話対応は、「早さ・名乗り・落ち着き」の3点に尽きます。完璧な敬語よりも、これらが揃っているほうが好印象です。
電話が苦手だという人は少なくありませんが、転職活動の電話で求められるのは流暢な会話ではなく、用件を正確にやり取りすることです。あらかじめ「名乗り方」「折り返しの第一声」を一度声に出して練習しておくだけで、本番の緊張は大きく和らぎます。型を覚えてしまえば、あとはその通りに話すだけです。
★ 電話対応の3つの基本
①早さ
着信に気づいたらできるだけ早く折り返す。当日中が原則
②名乗り
出るときも折り返すときも、まず自分の名前を名乗る
③落ち着き
静かな場所で・メモを用意して・ゆっくり話す
在職中は、勤務時間中に採用担当から電話がかかってくることがあります。業務中に無理に出る必要はありません。職場で転職の電話に出るほうがかえってリスクです。出られないときは、後で落ち着いて折り返せばよいと考えましょう。在職中の活動全般は中途採用の応募・面接実務完全ガイドも参考になります。
どうしても日中に電話を取りたい場合は、昼休みや外出のタイミングで折り返せる時間帯をあらかじめ伝えておく方法もあります。「平日は12時台か18時以降であれば電話に出やすい」とメールで先に共有しておけば、採用担当もその時間を狙って連絡してくれます。すれ違いを減らす工夫として有効です。
◆ 出られないときの基本動作
折り返しは気づいたその日のうちが原則です。ただし、相手の営業時間内であることが前提。深夜や早朝にかけ直すのは避けます。折り返しが早いほど、志望度の高さや段取りのよさが伝わり、その後のやり取りもスムーズになります。
★ かけてよい時間帯の目安
終業後に着信に気づき、もう電話できる時間帯でない場合は、メールで「お電話に出られず失礼しました。明日午前に折り返します」と一報を入れておくと丁寧です。メールの書き方はメール返信ガイドを参照してください。
折り返すときは、静かな場所で、メモを手元に用意してからかけます。最初に名乗り、着信のお礼と折り返しである旨を伝えます。
折り返したものの、担当者が席を外していることもあります。その場合は電話に出た方に伝言を依頼するか、戻り時間を尋ねてかけ直します。慌てず、自分の名前と用件を簡潔に伝えましょう。
折り返した相手が不在で留守電になった場合は、名前・用件・かけ直す旨を簡潔に残します。無言で切るのは避けましょう。
留守電は15〜20秒程度にまとめるのが目安です。長すぎると要点が埋もれ、短すぎると誰からの何の用件か伝わりません。「名乗り→いつの電話への折り返しか→今後どうするか」の順で話すと、自然にまとまります。あらかじめ頭の中で一度組み立ててから録音すると、言い直しが減ります。
相手が留守電を残してくれていた場合は、用件・相手の名前・折り返し先を聞き取ってからかけ直します。聞き逃したら、もう一度再生して確認しましょう。メモを取りながら聞くと、かけ直すときに落ち着いて対応できます。
◆ 留守電を聞くときのチェック
転職活動を始めたら、私用携帯の留守電とアナウンスを整えておくと安心です。応募先からの電話を取りこぼさず、出られなくても伝言を残してもらえます。
なお、応募時に登録する電話番号は自分が直接出られる携帯番号にしましょう。固定電話や家族と共用の番号を登録すると、本人以外が応対することになり、伝言が正確に伝わらないおそれがあります。連絡先の登録は応募書類メール文面の署名ルールとも揃えておくと管理がしやすくなります。
電話で面接日程を打診されることもあります。その場で即答できない場合は、「確認して折り返す」と伝えてかまいません。慌てて返事をして後でダブルブッキングするより安全です。日程調整の考え方は日程調整メールを参照してください。
運よく電話に出られたときは、まず名乗り、静かな場所に移動してから話します。周囲がうるさい場合は、「少々お待ちいただけますか」と一言断って移動しましょう。
◆ 出られたときの流れ
最後に、電話対応でつまずきやすいポイントをまとめます。いずれも基本姿勢から少し外れただけのものですが、印象を左右します。一度目を通しておけば、本番でも落ち着いて避けられます。
⚠ よくあるNG例
Q1. 在職中で日中に電話に出られない時は?
無理に出ず後で折り返す。業務中の職場での通話は避ける。採用担当も在職者の事情を理解している。
Q2. 折り返しは何分以内?
気づいたその日のうち。営業時間内であれば早いほどよい。難しければ翌営業日の午前に。
Q3. 何時までならかけていい?
平日10〜18時が目安。始業直後・昼休み・終業間際は避ける。遅くなったらメールで一報。
Q4. 折り返しの第一声は?
名乗り+折り返しの旨。「山田と申します。先ほどお電話をいただき折り返しました」と伝える。
Q5. 留守電にはどう残す?
名前・用件・かけ直す旨を簡潔に。無言で切らない。15〜20秒程度にまとめる。
Q6. 相手の留守電を聞き逃したら?
もう一度再生して確認。会社名・担当者名・用件・折り返し先をメモしてからかけ直す。
Q7. 私用携帯の留守電設定は必要?
オンにしておくと安心。出られなくても伝言を残してもらえる。応答メッセージは標準でよい。
Q8. 知らない番号に出るべき?
出られる状況なら出てよい。応募中は採用担当の可能性がある。出られなければ留守電を確認。
Q9. 電話で日程を即答できない時は?
確認して折り返してよい。「予定を確認し本日中にご連絡します」と伝える。焦った即答でのダブルブッキングを防ぐ。
Q10. 電話に出たとき周りがうるさい時は?
「少々お待ちください」と移動。静かな場所でメモを取りながら話す。
Q11. エージェントからの電話も同じマナー?
基本は同じ。やや砕けてもよいが折り返しの早さは変わらない。エージェント vs サイトを参照。
Q12. 通話中はメモを取るべき?
必ず取る。日時・場所・持ち物・担当者名を記録し、最後に復唱して確認する。
Q13. 着信に気づくのが翌日になったら?
お詫びを添えて折り返す。「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」と一言。放置が最もよくない。
Q14. 電話より メールのほうがいい場面は?
記録を残したい用件はメール。日程確定や書類のやり取りは文面で残すと行き違いを防げる。
Q15. 電話対応で最も大切なことは?
「出られなくても、その後どう動くか」。早く・名乗って・落ち着いて折り返せば、出られなかったことは問題にならない。
📌 この記事のまとめ
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
