企業からの連絡は、全体配信のメールやLINEを使ったものの他に、個人宛・重要事項については電話での連絡も度々あるでしょう。

そんな時、講義を受けていたり、アルバイトや公共交通機関に乗っている最中など電話に出ることができないタイミングももちろんあり得ます。

そういった際の返答方法や、期限等のマナーについてまとめています。

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ホワイトキャリア

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①期限について

折り返しの連絡は、気が付いた時にすぐ対応するのが最善ですが、遅くても24時間以内には必ず行いましょう。

また、基本的には当日の就業時間内に連絡をすることが望ましいです。

企業の就業時間によっては気が付いた時には退勤してしまっているという可能性もありますので、すでに19時を過ぎている場合や折り返しで電話をかけつながらなかった場合はメールにて連絡を行います。

②連絡時の事前準備

なるべく早く対応することはもちろん必要ですが、慌ててしまっては元も子もありません。

深呼吸して自分を落ち着かせるほか、以下２点を注意しましょう。

1.筆記具やスケジュール帳などを準備しておく

後で見返すためにも、電話で話した内容は必ずメモをしておきましょう。

また、面接などの日程調整を電話で行う可能性もあるので、自身のスケジュールをスマートフォンの中以外でも見ることができるようにあらかじめ準備をしておいたほうが便利です。

2.静かな場所や、通信環境の良い場所に移動しましょう

上記にもありますが、慌ててかけなおす必要はありません。

すでに着信は切れていますので、その場ですぐかけなおそうが５分後かけなおそうがたいした相違はありません。

駅やカフェなどのざわざわした場所では、相手の声が聞こえづらくなってしまったり、自分の声が届かなかったりする可能性があるのでそういった部分を配慮してかけなおしましょう。

③連絡時の例

事前に内容についてわかっている場合と、わからない場合があります。

電話対応だと緊張してしまう場合もあると思いますが、連絡をいただいた内容について自分から確認しましょう。

【電話連絡①】

【電話連絡②】

企業の担当者も別件を対応中の場合もありますので、今話をしても大丈夫なのか確認を取ってから話しを進めましょう。

また、事前に内容がわかっていない場合、その場での返答が難しいかもしれません。

そういった場合は一度電話を切って再度連絡をしても失礼にはならないので、落ち着いて対応しましょう。

【メール】

メールの場合は、内容について検討がついていたとしても、話を進めるのは得策ではないと考えます。

あくまで、電話でもらった連絡は電話で返すと考えるべきです。

また、自分の都合の良い時間を伝えると同時に、相手の都合の良い時間について伺うことにより自分から折り返し電話を掛ける意思を先方に伝えることができます。

担当者によっては電話代などを考えて、ご連絡くださる方もいらっしゃいますが、自分が出られなかった電話なので、なるべく自分からかける体裁をとりましょう。

メールで伝えても構わない内容であれば、その旨が先方より返信されますので、どう対処するかは先方にゆだねましょう。

その他の注意事項について

リクナビ就活準備ガイド：https://job.rikunabi.com/contents/manners/12388/

就職エージェント：https://careerpark-agent.jp/column/26719

まとめ

企業からの電話に出ることができない可能性はもちろんあります。

出られないこと自体は失礼にはなりませんので、自分の都合の良いタイミングに落ち着いて返答を行いましょう。