就活中、企業からの電話に出れなかったとき——「すぐ折り返すべき?」「メールでもいいの?」と焦りますよね。
結論、折り返しの連絡は気づいたらすぐ・遅くとも24時間以内に行うのが鉄則です。19時以降に気づいた場合はメールで連絡し、翌営業日に電話するのが正解。本記事では折り返しのタイミング・準備・電話/メール例文・対処法を解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。企業からの電話に出られないことは誰にでもあります。大切なのは出られなかった後の対応スピード。気づいたらすぐ・遅くとも24時間以内に折り返しましょう。19時以降に気づいた場合はメールで連絡し、翌営業日に電話するのが正解です。
📋 この記事でわかること
目次
折り返しの連絡は、気づいたらすぐに行うのが最善です。遅くとも24時間以内には必ず対応しましょう。
⏰ 折り返しのタイミング目安
気づいたらすぐ(就業時間内)
→ 最善:即折り返し
当日の就業時間内
→ 次善:9時〜18時の間に
19時以降に気づいた
→ メールで連絡し翌営業日に電話
折り返したが繋がらなかった
→ メールで状況を伝える
電話に出られないこと自体は失礼にはなりません。ただし、折り返しが遅れるほど印象が悪くなるため、できるだけ早めに対応しましょう。
慌てて電話をかけ直すのは逆効果です。深呼吸して落ち着いたうえで、以下の2点を準備してから電話しましょう。
📝 折り返し前の準備リスト
筆記具とスケジュール帳を用意
面接日程の調整がある可能性。スマートフォン以外でもスケジュールを確認できる手帳があると安心
静かで通信環境の良い場所に移動
着信は切れているのでその場で慌てる必要なし。駅・カフェなどは避け、静かな場所・電波の安定した環境へ
折り返しの電話では、まずお詫びを伝え、相手の都合を確認してから本題に入るのが基本マナーです。
留守電やメッセージで「面接日程について」など用件がわかっている場合の例文です。
📞 例文(用件がわかっている場合)
「お世話になっております。○○大学の○○太郎と申します。
先ほどお電話をいただきましたが、出ることができず大変申し訳ございませんでした。
ただいまお時間よろしいでしょうか。
(相手:はい、大丈夫です)
ありがとうございます。ご連絡いただいた内容としては、次回の面接日時についてということでお間違えございませんでしょうか。
(相手:はい、そうです。○月○日はご都合いかがでしょうか)
承知いたしました。○月○日でございますね。問題ございません。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。お時間をいただきまして、誠にありがとうございました。」
留守電がなく、用件が不明な場合の例文です。その場での返答が難しい場合は、一度電話を切って確認後に折り返しても問題ありません。
📞 例文(用件がわからない場合)
「お世話になっております。○○大学の○○太郎と申します。
先ほどお電話をいただきましたが、出ることができず大変申し訳ございませんでした。
ただいまお時間よろしいでしょうか。
(相手:はい、大丈夫です)
ありがとうございます。今回ご連絡いただいた用件についてお伺いできますでしょうか。
(相手:○○の件についてご連絡しました)
承知いたしました。
→ そちらで問題ございません。
→ 申し訳ございません。確認のうえ、改めてご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。
お時間をいただきまして、誠にありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
💡 電話対応のポイント
以下のいずれかの場合は、電話ではなくメールで連絡しましょう。
📩 メールで連絡すべき場面
📧 メール例文(電話に出れなかった場合)
件名:お電話いただいた件について(○○大学 ○○太郎)
株式会社○○ 人事部 ○○様
大変お世話になっております。○○大学の○○太郎と申します。
先ほどお電話をいただきましたが、出ることができず大変失礼いたしました。着信に気づいた際にはすでにご退勤のお時間かと思われましたので、メールにてご連絡いたします。
今回お電話いただいた用件についてお伺いできますでしょうか。大変恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。
お電話でのご連絡の場合、明日(〇月〇日)は10時〜17時にご対応可能です。ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと、こちらよりおかけ直しいたします。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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○○太郎(○○タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:090-○○○○-○○○○
メール:○○○○○○@○○○○○○.co.jp
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💡 メール連絡のポイント
Q. 何日以内に折り返せばいい?
原則当日中・遅くとも24時間以内です。2日以上経過してしまうと採用担当者の印象が大きく悪化します。どうしても当日連絡できない場合は、翌日の午前中に電話するかメールで状況を伝えましょう。
Q. メールで対応するのは失礼?
19時以降や深夜に気づいた場合・電話がつながらなかった場合はメールでの対応が正解です。「電話で連絡を差し上げたかったのですが、お時間外のためメールにてご連絡いたします」と一言添えると丁寧な印象になります。
Q. 折り返したが担当者が不在だった場合は?
「○○様のお戻りのご予定は何時ごろでしょうか。その時間に改めてお電話させていただきます」と伝えましょう。戻り時間がわからない場合はメールで状況を伝え、翌日以降に再度電話するのが適切です。
Q. メールが来た場合はどう返信する?
企業からメールで用件が送られてきた場合は、メールで返信して問題ありません。「ご丁寧にメールをいただきありがとうございます」とお礼を伝えてから用件に対応しましょう。
Q. 知らない番号からの着信だった場合、折り返すべき?
就活中は応募済み企業からの電話の可能性があります。まずインターネットでその番号を検索して企業を特定しましょう。企業と確認できた場合は折り返してください。番号が特定できない場合は、着信があったことを状況証拠として保管しつつ、他の方法(メール等)で企業に連絡を取ることを検討しましょう。
📌 この記事のまとめ
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日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
