複数の企業から内定をもらった場合、どこかの企業を辞退しなければなりません。「失礼にならない伝え方」「電話とメールどちらが正解?」と悩む方も多いはず。
結論、内定辞退は①電話が基本(繋がらない場合はメール)②辞退が決まったら即日連絡③理由は「一身上の都合」でOK④電話後にメールで記録を残す⑤絶対に無断で辞退しないの5点を守れば失礼になりません。本記事では電話例文7選・メール例文3選・引き止め対処法・Q&A 13問を徹底解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。内定辞退はどんな企業にも起こりうること。人事側もある程度想定しており、学生が思うほど気にされていません。マナーとして1点だけ——「辞退が決まったら、なるべく早く伝える」ことが何より大切。企業は次の動きに備える必要があります。
📋 この記事でわかること
📎 関連記事:内々定とは?内定との違い・承諾・辞退の判断基準を完全解説
📎 内定承諾後の辞退:内定承諾後の辞退メール例文と電話の伝え方｜マナーと注意点
目次
内定辞退を伝える前に、まず押さえておきたい基本マナーを確認しましょう。
✅ 内定辞退の基本マナー4つ
できるだけ早く連絡する
企業は内定者に入社準備を進めている。早く伝えれば次の候補者を探す時間を確保できる
メールより電話で伝える
メールは他のメールに埋もれるリスクあり。誠意を持って直接伝えるのが基本
「連絡しない」は絶対NG
フェードアウトは社会人として絶対NG。書類選考・面接の時間に対する礼儀
辞退理由は「一身上の都合」でOK
細かく説明する必要なし。聞かれた場合のみ失礼のない範囲で正直に答える
💬 聞かれた場合に使える辞退理由の例
⚠ 避けるべきNG理由(企業側に引き留める余地を与えてしまう)
内定辞退で最もよく使われる表現が「一身上の都合」です。使い方を誤ると「不誠実」と受け取られるため、正しい使い方を押さえておきましょう。
「一身上の都合」とは、個人的な事情によるものという意味で、ビジネスシーンで広く使われる表現です。具体的な説明を控えたい場合に用いられます。
✅ 「一身上の都合」が使える場面
📞 「一身上の都合」を伝えるときの例文
「大変光栄なお話をいただきながら恐縮ですが、一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
💡 ポイント:「一身上の都合」の前後に「光栄」「恐縮」「申し訳ない」といった謙譲・感謝の言葉を添えると、より誠意が伝わります。単独で使うと冷たい印象になるため注意。
⏰ 電話をかけるタイミングの目安
📞 電話例文①(基本形・会話形式)
あなた:大変お世話になります。私、○○大学の○○と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますか?
― 担当者に代わる ―
担当者:お電話かわりました、○○です。お世話になっております。
あなた:お世話になっております。内定の通知をいただきました○○大学の○○と申します。今お時間よろしいでしょうか?
担当者:はい、大丈夫です。
あなた:ありがとうございます。この度は内定のご連絡をいただきありがとうございます。大変光栄なお話ですが、一身上の都合により辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。選考にお時間を割いていただいたにも関わらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
担当者:とても残念です。よければ辞退の理由を聞いてもよろしいでしょうか?
あなた:はい、御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。最後まで悩んだのですが、今後の自身のキャリアについて考えた結果、そちらの企業に入ることが自分にとって良い選択だという結論に至りました。○○様には貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございません。
担当者:そうですか。残念ですが、承知いたしました。
あなた:本来ならば直接お詫びに伺うべきところ、お電話でのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
担当者:いえいえ、わざわざお電話いただきありがとうございます。他社でも頑張ってください!
あなた:お心遣いのお言葉までいただき、本当にありがとうございます。それでは失礼いたします。
採用担当者が不在で留守番電話につながった場合は、「辞退の意向」と「折り返し希望」を簡潔に残しましょう。
📞 電話例文②(留守電メッセージ)
「お世話になっております。○○大学の○○と申します。
内定のご連絡をいただいた件でお電話いたしました。大変光栄なお話ですが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
改めてこちらからお電話させていただきますが、もしお手すきの際にお電話いただけますと幸いです。
私の電話番号は090-○○○○-○○○○です。
大変恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします。」
💡 ポイント:留守電だけで完結せず、必ず再度電話をかけ直すか、フォローでメールを送りましょう。
採用担当者が不在で受付から「ご用件を」と聞かれた場合、辞退の理由を受付には伝えません。
📞 電話例文③(受付経由・担当者不在)
あなた:お世話になっております。○○大学の○○と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますか?
受付:○○はただいま外出中です。よろしければご用件を伺いましょうか?
あなた:ありがとうございます。少しご相談したいことがあり、直接○○様にお話しさせていただきたいのですが、改めてお電話を差し上げてもよろしいでしょうか?
受付:かしこまりました。本日は○時頃に戻る予定です。
あなた:ありがとうございます。○時過ぎに再度お電話いたします。失礼いたします。
📞 電話例文④(詳しい理由を聞かれた場合)
担当者:よろしければ、どちらの企業に決められたのですか?
あなた:具体的な企業名の開示は控えさせていただきたいのですが、同業他社の1社です。御社とは事業領域が一部異なっており、自分のキャリアビジョンとより合致していると感じました。
担当者:何が決め手だったのでしょうか?
あなた:御社も大変魅力的な企業ですので、最後まで悩みました。決め手は自分が10年後にどう成長していたいかを考えた時、○○の分野に携われるかが重要だと気づいたことです。貴社では大変貴重な機会をいただきましたこと、心より感謝しております。
📞 電話例文⑤(謝罪強め版)
「お世話になっております。○○大学の○○と申します。
この度は貴社より内定の光栄なお話をいただきながら、大変心苦しいご連絡となり申し上げます。最後まで悩みましたが、誠に勝手ながら、一身上の都合により貴社の内定を辞退させていただきたく、お電話を差し上げました。
○○様には、選考の過程で幾度もお時間を割いていただき、貴重なお話までいただきました。にもかかわらず、このような形でのご連絡になってしまい、誠に申し訳ございません。
この度は本当にありがとうございました。」
📞 電話例文⑥(短めシンプル版)
「お世話になっております。○○大学の○○です。
内定のご連絡をいただいた件でお電話いたしました。大変恐縮なのですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しい中、選考に貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。本日はありがとうございました。」
📞 電話例文⑦(進学・留学版)
「お世話になっております。○○大学の○○です。
内定のご連絡をいただいた件でお電話いたしました。大変光栄なお話をいただきながら恐縮ですが、自身の進路について熟考した結果、大学院への進学(または○○への留学)を決意いたしました。そのため、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。選考を通じて貴社の事業に強く興味を持ち、いつかお仕事でご一緒できたらと願っております。
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」
💡 ポイント:進学・留学の理由は企業側も納得しやすく、引き止められにくい理由です。ただし嘘は絶対にNG。後で発覚した場合の信頼失墜は致命的です。
電話で内定辞退を伝えたあとは、補足としてメールを送るのがマナーです。口頭でのやりとりは記録に残らないため、メールで改めて連絡することで双方の確認が取れます。
📧 メール例文①(電話後の補足メール)
件名:内定辞退のご連絡(○○大学 ○○太郎)
○○株式会社 人事部
○○様
大変お世話になっております。○○大学の○○と申します。
先程はご多忙の中、お電話にてご対応いただき誠にありがとうございました。
この度は貴社より光栄なご連絡をいただきながら、内定を辞退させていただきますこと誠に申し訳ございません。
書類選考や面接など、貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。
面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
(署名)
電話で伝えるのが基本ですが、以下のような場合はメールでの連絡でも問題ありません。
📩 メールで伝えてもよいケース
📧 メール例文②(内定通知への返信)
件名:内定辞退のご連絡(○○大学 ○○太郎)
○○株式会社 人事部
○○様
大変お世話になっております。○○大学の○○と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
ご多忙かと思いましたので、メールにて失礼いたします。今回は内定をいただいたにも関わらず誠に恐縮ですが、自身の適性や今後について考慮した結果、貴社への入社を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
本来であれば貴社へお伺いし直接お詫びするところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければと存じます。
私のために貴重なお時間を取っていただいたにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。
採用に関わってくださった関係者の皆様には心より感謝しております。最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
(署名)
💡 企業から了承の返信が届いたら:辞退を了承する返信が届いた場合、さらに返信する必要はありません。担当者の負担になるため、了承メールを受け取った時点でやりとりを終了しましょう。
📧 メール例文③(電話がつながらなかった場合)
件名:内定辞退のご連絡(○○大学 ○○太郎)
○○株式会社 人事部
○○様
大変お世話になっております。○○大学の○○と申します。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。このような光栄なお知らせをいただきながら大変恐縮ですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
お忙しい中、選考に貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。
本来であれば貴社へお伺いし直接お詫びするところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければと存じます。
採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
(署名)
内定辞退を伝えた際、担当者から引き止めや再考を求められることがあります。感情的にならず、冷静に対応しましょう。
⚠️ よくある引き止め3パターン
パターン1:条件交渉
「給与や配属先などの条件を見直すので、もう一度考えてほしい」一度辞退を伝えた後の条件変更は入社後のミスマッチに繋がる場合がある
パターン2:再度会って話をしたい
「もう一度お会いして直接お話ししたい」辞退の意思が固いなら、丁寧にお断り
パターン3:ネガティブな言葉
「他社でうまくいくとは限らない」「考え直した方がいい」動揺せず、自分の決断を信じる
📞 引き止められた時の対応(例文)
担当者:そこまで迷われているなら、もう一度お会いしてお話ししませんか?
あなた:ご配慮いただき、大変ありがとうございます。しかしながら、十分に検討を重ねた結果の結論であり、お気持ちは大変ありがたいのですが、辞退の意思は固まっております。何卒ご容赦いただけますと幸いです。
⚠ 注意:「考えさせていただきます」など曖昧な返事はNGです。相手に期待を持たせるだけで、結局辞退することになるため、辞退の意思は明確に伝えましょう。
内定辞退を伝えた後、すでに受け取っている書類や提出した情報の扱いが気になる方も多いでしょう。
📄 書類別・対応の目安
個人情報保護法により、採用に関わる個人情報は企業側で適切に処理されます。不安な場合は「個人情報の破棄をお願いいたします」と一言添えると安心です。
複数の企業から内定をもらった時、「どこを選ぶべきか」「辞退する企業をどう決めるか」で悩む学生は多いです。判断の軸を明確にしておくことが重要です。
🎯 辞退を決める5つの判断基準
① 事業内容・仕事内容への興味
10年後もこの仕事をしたいと思えるか
② 企業文化・社風との相性
説明会・面接で会った社員の雰囲気に共感できたか
③ 待遇・労働条件
給与・勤務地・残業時間・休日日数
④ 成長機会・キャリアパス
スキルアップできる環境か
⑤ 企業の将来性・安定性
業界の将来性・経営状況・長く働ける会社か
民法第627条により、雇用契約は2週間前までに申し出れば解除可能です。つまり内定承諾後であっても、入社日の2週間前までに連絡すれば法的には辞退できます。ただし、早ければ早いほど企業への負担は少ないため、決断したらすぐ連絡しましょう。
当機構が認定している650社以上のホワイト企業の採用担当者に聞くと、「好印象を持つ辞退」と「不快に感じる辞退」の違いが明確にあるそうです。
⭐ 採用担当者が評価する「良い辞退」5つの特徴
① 決断後すぐに連絡
内定から1週間以内に伝える
② 電話で直接伝える
メールで済まさず電話で誠意を示す
③ 選考への感謝を忘れない
辞退の理由より「時間を割いてくれたお礼」を重視
④ 辞退の意思が明確
曖昧さがなく、引き止めにも動じない
⑤ 電話後にメールでフォロー
口頭+記録の両方で伝える
⚠ 採用担当者が不快に感じる「悪い辞退」5つ
採用担当者同士のネットワークは意外と狭いため、誠実な辞退対応は将来のキャリアにもプラスになります。特に同業界への転職時には好意的に扱われることもあります。
📎 ホワイト企業の特徴:ホワイト企業とは｜7つの特徴と見分け方・定義を認定機関が徹底解説
ここまで新卒向けの内容で解説してきましたが、転職活動での内定辞退も基本マナーは同じです。ただし、転職の場合は以下の点に気をつけましょう。
💼 転職での内定辞退で注意すること
Q1. 内定辞退の電話は何時にかければいい?
平日の午前10時〜11時、または午後2時〜4時が理想です。始業直後・昼休み・終業間際は担当者が忙しい時間帯のため避けましょう。
Q2. 内定辞退はメールだけでも大丈夫?
電話が原則ですが、電話が苦手・何度かけても繋がらない・企業側がメール希望の場合はメールのみでも問題ありません。「先ほどお電話させていただきましたが…」と一言添えると誠意が伝わります。
Q3. 怒られたり引き止められたりする?
通常は怒られたり強く引き留められたりすることはありません。万が一口調が強い場合は「残念な気持ちの裏返し」と冷静に受け止め、辞退の意思はしっかり伝え続けましょう。
Q4. 「一身上の都合」と伝えるだけでいい?
「一身上の都合」で十分です。「なぜですか?」と聞かれた場合は、「他社の内定を受けることにしました」「自身のキャリアを再考した結果です」など簡潔に答えましょう。
Q5. 内定承諾書を出した後でも辞退できる?
法的には入社日の2週間前までに申し出れば辞退可能です。ただし承諾書提出後の辞退は企業への迷惑が大きくなります。詳細は内定承諾後の辞退の記事をご確認ください。
Q6. 電話が怖くて緊張する……どうすれば?
誰もが緊張します。事前に話す内容を紙に書き出して練習しておくと、緊張が和らぎます。話す速度は普段よりゆっくり・落ち着いたトーンで。
Q7. 内定辞退で理由を正直に言うべき?
完全に正直でなくても構いません。「他社の内定を受けた」「キャリアを再考した」など、事実の範囲内で伝えましょう。ただし「嘘」はNGです。
Q8. 複数社を同時に辞退する時はどうする?
原則として各企業に個別に連絡します。連絡の優先順位は「選考段階が進んでいた企業から」が基本です。
Q9. 大学の就職課に連絡すべき?
大学の推薦で受けた企業の場合は必ず連絡しましょう。自由応募の場合は特に報告の義務はありませんが、相談したい場合は就職課に行くと適切なアドバイスが得られます。
Q10. 親に反対されたら?
就職先を決めるのは自分自身です。親の意見も参考にしつつ、自分の人生・キャリアを冷静に判断しましょう。
Q11. 後悔しないためにはどうすれば?
決断前に「5つの判断基準(事業・社風・待遇・成長・将来性)」で比較し、納得した上で決めましょう。
Q12. 連絡は土日でもいい?
平日の営業時間内に連絡するのが基本です。月曜朝に辞退を決めたら、その日の午前中に電話するのがベスト。
Q13. 辞退した企業に後日再応募できる?
企業によりますが、一般的に1〜3年後に再応募可能な場合が多いです。誠実な辞退対応をしていれば再応募の道は残されます。
📌 この記事のまとめ
お世話になった担当者への内定辞退は、誰でも心苦しいものです。ただ、企業側にとっても内定辞退は珍しいことではなく、誠実に早めに伝えることが何より大切です。丁寧な言葉遣いで、きちんとマナーを守って伝えることが社会人としての第一歩です。
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日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
