就職活動において「電話のマナー」は、とても大切です。
電話対応に慣れていないために、企業側の担当者に失礼な対応をしてしまっては、せっかくのチャンスを逃してしまうかもしれません！
電話は相手の顔が見えないからこそ、失礼な印象を与えないよう基本的なマナーを押さえておく必要があります。
今回の記事では、
「電話をかける時」
「電話を受ける時」
「企業からの電話に出られなかった時/折り返すとき」
3パターンの基本マナーと対応法についてご紹介します！
目次
就活中は応募した企業から、突然電話がかかってくることが多くなります。担当者に失礼のないよう、電話でやりとりをする際に抑えておくべき大切なポイントをお伝えします。
丁寧な言葉遣い・正しい敬語が使えることは基本中の基本です。
電話に出る時、かける時によく使う言葉をまとめているので確認しておきましょう。
担当者
ご担当の方
誰ですか？
どちら様でいらっしゃいますか？
名前を聞く際
失礼ですが、お名前をお教えいただけますでしょうか
伝言を頼む際
お手数ですが、伝言をお願いできませんでしょうか
わかりました
かしこまりました・承知しました ・うけたまわりました
ちょっと待ってください
少々お待ち下さい
すみませんが
恐れいりますが・申し訳ございませんが
さっき
先ほど
今日
本日
あした
みょうにち
きのう
さくじつ
とても失礼だけど
誠に失礼ではございますが
声が聞こえづらいとき
おそれいります、少々お声が遠いようです
その件について
その件につきましては
どうですか？
いかがでしょうか？
電話を切る際
失礼いたします
電話は表情や仕草が見えないため、人柄や印象を決めるのは声のみです。明るさや親しみやすさを演出するために、通常よりもワントーン明るい声で話すことはビジネスシーンでも役に立つので覚えておいてください！
笑顔で話すと「笑声(えごえ)」という明るく朗らかな声を出しやすくなります！
笑声とは、声を聴くだけで相手が笑顔でいることが想像できる声のことで、コールセンターやコンタクトセンターのオペレーター、ニュースなどのアナウンサーやキャスターなど、声を伝える仕事においても実践されています。
電話をかけるときは、声がこもり相手に暗い印象を与えないよう、背筋を伸ばし肩の力を抜いて明るい声でハキハキと話すことを意識しましょう。普段の声よりワントーン高い声で話すのがポイントです！
また、敬語を適切に使いこなせるかどうかも大きく印象を変えるので注意が必要です。早口になったり、言い間違えたりしないように、突然の電話にも丁寧な言葉遣いで対応ができるよう準備しておきましょう。
電話に出る時に使う「もしもし」ですが、就活中の第一声では絶対に使ってはいけません！
「もしもし」は、ビジネスではマナー違反となります。受け手によっては「ビジネスマナーが備わっていない」「常識がない」と思われる可能性があるので気を付けましょう。
聞き逃しや話の食い違いが発生しないようにするため、電話の内容は必ずメモを取りましょう。
重要な内容や日時・場所を伝えられた場合は、必ず復唱して確認するようにしましょう。
また、相手の声が聞き取りづらいときは、あいまいに対応せず「恐れ入りますが、もう一度お聞かせいただけますか」など聞き返すようにしてください。聞き逃しがないようにしましょう。
電話を切るときも丁寧な対応が必須です！
「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
とお礼を伝えた後、相手が電話を切るまで待ちましょう。
用件が終わった直後にプツッと電話を切るのだけは避けてください。
電話を受ける際は、
「はい。○○です。」
と、必ず名前を名乗り電話に出ましょう。
また、相手が名乗ったあとに「お世話になっております。」などの挨拶も忘れずにしましょう。
応募した企業の電話番号は、あらかじめ登録するようにしておきましょう。
誰からの電話かわかるようにしておけば、突然の電話にもすぐに対応することができます。
電話に出る時は、ハキハキと明るい声で出ることを心がけましょう。
知らない番号からの電話に出る場合は、無理に名前を名乗らなくても大丈夫です。
携帯電話に知らない番号からの着信があるとちょっと不安になりますよね。
就活生でなくても知らない番号からの着信には不安になります。
まずは、
「はい、どちら様でしょうか」
と出るようにしましょう。
「××株式会社人事部の△△ですが…」企業の方とわかったら、すぐにこちらも名乗りましょう。
「登録のない電話番号からでしたので、名乗らず大変失礼いたしました。お電話ありがとうございます。××大学の○○です。」
と、対応すると丁寧です。
通話後には電話番号を必ず登録しておきましょう。
次に連絡が来た際も、同じような対応すると失礼な印象を与えてしまいます。
知らない番号からの不在着信は携帯番号でなければ、折り返す前にネットでその番号を検索し、企業名がヒットしないか調べておきましょう。
外出中など賑やかな場所にいる際に企業から突然の電話があった場合は、急いで静かな場所へ移動しましょう。
企業側から電話がかかってきたときは、できるだけすぐに電話に出るよう意識してください。目安は3コール以内です。電話を受ける側にとっての3コールはとても早いですが、電話をかけた相手には長く感じるものです。
3コール以内に電話に出られなかった場合は、
「お待たせして大変申し訳ございません。〇〇（名前）です。」
と最初に一言伝えると、印象が高まります。
企業へ問い合わせや確認したいことがあり、電話をかける場合は下記の流れをつかんでおくと、スムーズに話を進めることができます。
挨拶
「お忙しいところ、失礼致します」
大学名と名前
「わたくし、××大学の○○と申します。」
担当者を呼び出す
「恐れ入りますが、〇〇（目的・用件）の件で、〇〇部〇〇課の〇〇様にお取次ぎいただけないでしょうか？」
担当者につながったら
「お忙しいところ失礼いたします。わたくし、××大学の○○と申します。」
時間の確認
「ただ今お時間よろしいでしょうか？」
内容
※あらかじめ質問や伝える内容をまとめておき、相手に伝わりやすいよう整理しておきましょう※
電話を切る
「お忙しいところご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。」
■不在の場合
何時ごろ戻るのか確認しておきましょう。
「〇〇様のお戻りのご予定は何時ごろでしょうか？その時間に改めさせていただきます。」
■休みやリモートの場合
次の出社予定を確認しましょう。
「〇〇様は、明日はご出社されますか？」「次のご出社はいつごろでしょうか？」
■忙しい場合
対応が可能な時間を聞いてみましょう。
「ご都合のつくお時間を教えていただけないでしょうか？こちらから改めておかけ直しします。」
企業からの電話に気付かなかったり、どうしても電話に出られなかったときは、必ず折り返しの電話をしてください。
また、どの企業からの電話だったのかわからない場合や、心当たりのない場合は、インターネットでその電話番号を検索すれば、企業を特定できることが多いです。先にかけ直す先の相手がわかっていれば、落ち着いて対応することができます。
着信に気が付いたら、できるだけ早くかけなおすようにしてください。
ただし営業時間外の電話は避けましょう。
また、お昼の休憩時間や退勤時刻前後に連絡をすると、急いでいる場合が多いので避けた方が無難です。
相手にとって迷惑でなく、つながりやすい時刻に折り返すようにしましょう。
電話がつながったら、まず自分の所属する大学・学部、学年、名前は漏らさず伝えましょう。
「××大学の○○です。本日、△時△分ごろに、先ほどお電話がありましたので折り返しご連絡いたしました。人事部の△△様をお願いいたします。」
※携帯電話への折り返しであれば、「××大学の○○と申しますが、△△様の携帯番号でお間違いないでしょうか」
担当者につながったら、
「先ほどは、お電話をいただきありがとうございました。出ることができず失礼いたしました。」
と電話をいただいたお礼と出られなかったお詫びを伝えましょう。
その後は、あらかじめまとめておいた質問内容を正しい敬語で話すよう意識しましょう。
電話を切るときも、先ほどと同じようにお礼を伝え、丁寧に電話を切ることを忘れないように気を付けてください
電話のマナーは就職して社会人になっても役に立つので、今のうちに基本的なマナーは身に付けておきましょう！
対応法を知っていれば、企業からの突然の電話にも落ち着いて対応できるため丁寧で礼儀正しい印象を与えることができます。
ぜひ、実践してみてください。
