就職活動において「電話のマナー」はとても大切です。電話対応に慣れていないために企業側の担当者に失礼な対応をしてしまっては、せっかくのチャンスを逃してしまうかもしれません。
結論、就活中の電話マナーで重要なのは「もしもし」を使わない・3コール以内に出る・かけ方の手順を守る・折り返しは24時間以内の4点です。本記事では「電話をかける時」「電話を受ける時」「折り返す時」の3パターンの基本マナーと対応法を解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。就活生が企業に電話をかける場面は意外と多くなく、企業からの電話を受けるケースが大半です。突然の電話でも落ち着いて対応できるよう、第一声・言葉の言い換え・折り返しの流れをこの記事でしっかり確認しておきましょう。
📋 この記事でわかること
目次
就活中は応募した企業から突然電話がかかってくることが多くなります。担当者に失礼のないよう、電話でやりとりする際に押さえておくべき大切なポイントをお伝えします。
丁寧な言葉遣い・正しい敬語が使えることは基本中の基本です。電話で使う言葉の言い換えをまとめているので確認しておきましょう。
💬 電話でよく使う言葉の言い換え
電話は表情や仕草が見えないため、人柄や印象を決めるのは声のみです。通常よりワントーン明るい声で話すことを意識しましょう。
😊 笑声を作る3つのコツ
口角を上げる
電話に出る前に意識して口角を上げると声のトーンが自然と明るくなる
姿勢を正す
猫背だと声が籠もりやすい。背筋を伸ばして話すと声がクリアになる
ワントーン明るく
コールセンターのオペレーターやアナウンサーも実践している
聞き逃しや話の食い違いが発生しないようにするため、電話の内容は必ずメモを取りましょう。重要な内容・日時・場所を伝えられた場合は必ず復唱して確認しましょう。声が聞き取りづらいときはあいまいに対応せず「恐れ入りますが、もう一度お聞かせいただけますか」と聞き返してください。
「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」とお礼を伝えた後、相手が電話を切るまで待ちましょう。用件が終わった直後にプツッと電話を切るのは避けてください。
企業への電話は相手の業務時間内にかけるのが基本です。始業直後・終業間際・昼休みなどの忙しい時間帯は避け、午前10時〜11時半・午後2時〜5時の間が望ましいとされています。
⚠ 避けるべき時間帯:始業直後(9時台)・昼休み(12〜13時)・終業間際(17〜18時)。担当者が最も忙しい時間帯のため、急ぎでない限り避けましょう。
就活中にかかってくる電話の状況は主に4パターンあります。それぞれの正しい出方を確認しましょう。
📞 第一声 パターン別早見表
登録済みの企業番号
→「はい、○○でございます」
知らない番号
→「はい、どちら様でしょうか」
3コール以上かかった後
→「お待たせして大変申し訳ございません。○○でございます」
絶対NGの第一声
→「もしもし」(ビジネスマナー違反)
⚠ 「もしもし」はビジネスシーンで絶対NG。「もしもし」はカジュアルな言葉で、ビジネスシーンでは失礼にあたります。採用担当者に「ビジネスマナーが備わっていない」と受け取られる可能性があります。
第一声
「はい、○○でございます。」
相手の挨拶を受ける
「お世話になっております。」
時間を確認
話せる場合は「はい、問題ございません」。話せない場合は「申し訳ございません、ただいま移動中のため、○分ほどでかけ直してもよろしいでしょうか」
内容をメモしながら聞く
日時・場所・用件は必ず復唱して確認
締めの挨拶
「ありがとうございました。それでは失礼いたします。」相手が電話を切るまで待つ
就活中は登録していない企業から電話がかかってくることもあります。
💡 ポイント:就活中は応募済み企業の電話番号をすべて事前登録しておくと安心です。企業の採用ページ・案内メールに記載の番号を確認して登録しておきましょう。
📋 状況別の対応
外出中・移動中で今すぐ話せない場合
電話に出た上で「申し訳ございません、ただいま外出中のため、○分後にかけ直してもよろしいでしょうか」と伝えましょう。
騒がしい場所にいる場合
「申し訳ございません、ただいま騒がしい場所におりまして、静かな場所に移動してからおかけ直ししてもよろしいでしょうか」と伝えて折り返しましょう。
授業中・バイト中など出られなかった場合
終わり次第すぐに折り返しましょう。就活中は着信に気づきやすいようバイブレーション設定にしておくと安心です。
💪 電話の緊張を和らげる3つの対策
① 話す流れをメモしておく
「①名乗る ②挨拶 ③時間確認 ④用件メモ ⑤復唱 ⑥締め」の流れを紙に書いておくだけで安心感が変わる
② 深呼吸してから出る
1〜2秒深呼吸してから出ると声が落ち着く
③ 企業番号を事前登録しておく
知らない番号への不安がなくなるだけで緊張が大幅に和らぐ
挨拶
「お忙しいところ、失礼致します」
大学名と名前
「わたくし、××大学の○○と申します。」
担当者を呼び出す
「恐れ入りますが、〇〇の件で、〇〇部〇〇課の〇〇様にお取次ぎいただけないでしょうか?」
担当者につながったら
「お忙しいところ失礼いたします。わたくし、××大学の○○と申します。」
時間の確認
「ただ今お時間よろしいでしょうか?」
電話を切る
「お忙しいところご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。」
企業からの電話に気付かなかったり、どうしても電話に出られなかった時は、必ず折り返しの電話をしてください。折り返しの詳細な手順・メール例文については以下の記事で解説しています。
📎 詳しくはこちら:就活で企業の電話に出れなかった時の折り返し方法｜電話・メール例文つきで解説
🔄 折り返しの基本ポイント
「××大学の○○です。本日、先ほどお電話がありましたので折り返しご連絡いたしました。人事部の△△様をお願いいたします。」
Q. 就活中に「もしもし」と言ってしまった場合はどうすればいい?
言ってしまった場合はすぐに切り替えましょう。「失礼いたしました。○○大学の○○と申します」と名乗り直せば大丈夫です。一度の失言で選考に致命的な影響が出るケースは少ないですが、次回からは意識して改めましょう。
Q. 電話中に声が聞こえにくい場合はどうする?
「恐れ入ります、少々お声が遠いようでございます。もう一度おっしゃっていただけますでしょうか」と伝えましょう。聞こえないまま「はい」と返答するのは後でトラブルになる可能性があるため、必ず聞き返してください。
Q. 電話をかける時間帯で注意すべきことは?
始業直後(9時台)・昼休み(12〜13時)・終業間際(17〜18時)は担当者が忙しい時間帯です。午前10時〜11時半・午後2時〜5時の間にかけるのが最も望ましいです。
Q. 担当者の名前がわからない場合はどうする?
「人事部の採用ご担当者様にお取次ぎいただけますでしょうか」と伝えれば問題ありません。可能であれば企業HPや案内メールで担当者名を事前に確認しておくと安心です。
Q. 電話が苦手・緊張する場合の対策は?
電話する前に話す流れをメモ用紙に書き、深呼吸してから出ることが最も効果的です。また応募済み企業の番号を事前登録しておくだけで、知らない番号への不安がなくなり緊張が大幅に和らぎます。
Q. 就活中の電話で「はい」だけでもいい?
「はい」だけでも「もしもし」ではないためマナー違反にはなりませんが、「はい、○○でございます」と名乗る方が丁寧です。特に登録済みの企業番号からの電話の場合は、名前を名乗るとスムーズな印象を与えられます。
📌 この記事のまとめ
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日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
