就活中は、複数の企業から内定をいただいたり、キャリアプランを再考したりすることで、進行中の選考を辞退しなければならない場面に直面します。選考辞退は後ろめたいことではありませんが、誠実な対応が求められます。
結論、選考辞退メールはマナー違反ではありません。ただし前日・当日の辞退は必ず電話で。辞退を決めた瞬間に連絡するのがベストで、「いかに早く・誠実に伝えるか」が最も重要です。
この記事では基本マナー・書き方・状況別例文5選・Q&A13問を解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。選考辞退で最も大切なのはスピードです。辞退を決めた瞬間に連絡するのがベストで、迷っている時間が相手への迷惑になります。理由は「一身上の都合」で十分ですが、他社内定の場合は正直に伝えても問題ありません。メールか電話かより「いかに早く・誠実に伝えるか」を優先しましょう。
📋 この記事でわかること
目次
結論から言うと、選考途中(面接前・面接結果待ち)の辞退をメールで行うことは、現代のビジネスシーンでマナー違反ではありません。
▶ メール連絡のメリット
⚠ 前日・当日の辞退は必ず電話で。担当者がメールを見落とす可能性があります。急を要する場合は直接声を届けましょう。メール・電話どちらも営業時間内(9時〜18時)が基本マナーです。
企業の人事担当者は、就活生が複数の企業に応募している前提で選考しています。辞退者が一定数出ることは想定範囲内で、辞退すること自体を責める担当者はほとんどいません。重要なのは事実より「伝える際の対応の誠実さ」です。
⚠ 企業が嫌う2つのケース
無断辞退は個人の評判だけでなく出身校のイメージにも直結し、後輩のチャンスを奪うことにもなりかねません。
⚠ 絶対NGの発言:「実は御社は第3志望でした」など相手を下げる発言は厳禁です。「自信がなくなった」も引き留めを招くため避けましょう。
▶ 件名:辞退の趣旨を最優先で記載
本文:結論(辞退する旨)を最初に伝え、その後にお礼と謝罪を続ける。「貴重なお時間をいただいた」というニュアンスで相手の労力を尊重する姿勢を示す。
署名(必須項目)
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山田 太郎(やまだ たろう)
〇〇大学 △△学部 □□学科
電話番号:090-1234-5678
メールアドレス:taro.yamada@xxxxx.com
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就活生が実際に悩むシチュエーション別の例文です。自分の状況に合わせて活用してください。
例文① 他社から内定が出た場合
件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇 人事部 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇(氏名)です。先日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
誠に恐縮ながら、このたび他社より内定をいただき、自身の適性や今後のキャリアを慎重に検討いたしました結果、そちらへの入社を決意いたしました。そのため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、多大なるご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。選考の機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
(署名)
例文② 面接結果待ちの状態で、他社に決まり辞退する場合
件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇(氏名)です。先日はお忙しい中、面接のお時間をいただきまして誠にありがとうございました。
現在、選考の結果をお待ちしている段階ではございますが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考をご進行いただいている中、勝手なご連絡となりますこと、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。これまでご丁寧に対応いただきましたこと、深く感謝申し上げます。貴社の今後のご多幸をお祈り申し上げます。
(署名)
例文③ 家庭の事情や環境の変化で辞退する場合
件名:選考辞退のお詫びとご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。
現在、選考を進めさせていただいておりますが、家庭の事情により就職活動を一時中断せざるを得ない状況となりました。つきましては、誠に不本意ながら、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。本来であれば直接お詫びすべきところ、まずはメールにて失礼いたします。これまでご対応いただきましたことに深く感謝申し上げるとともに、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
(署名)
例文④ 企業とのマッチングを再考し辞退する場合
件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇 人事部 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先日は貴重な面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
お話を伺う中で貴社の魅力や事業内容への理解を深めることができましたが、改めて自身のキャリアプランと照らし合わせ、慎重に検討いたしました結果、別の方向での活動に専念することにいたしました。そのため、誠に勝手ながら今後の選考を辞退させていただきます。
ご多忙の折、時間を割いていただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。貴社の今後のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
(署名)
例文⑤ 体調不良など、やむを得ない事情で辞退する場合
件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しいのですが、現在体調を崩しており、選考を継続することが困難な状況となりました。体調の回復を待って日程の再調整をお願いすることも検討いたしましたが、自身の健康面を最優先に考え、貴社の選考を辞退させていただく決断をいたしました。
直前でのご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます。これまでご丁寧にご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
(署名)
Q1. 選考辞退はメールだけでいい?
選考途中・面接結果待ちの段階ならメールでOKです。
マナー違反ではありません。ただし前日・当日の辞退は必ず電話で伝えましょう。
Q2. 送るべき適切な時間帯は?
原則、営業時間内(9時〜18時)です。
夜間・早朝は「夜分遅くに失礼いたします」の一言を添えて。最も大事なのは「早さ」なので、タイミングより速さを優先しましょう。
Q3. 面接結果待ちでの辞退タイミングは?
結果が出る前でも、辞退を決めたタイミングで即座に連絡するのが正解です。
「結果を待ってから」と先延ばしにすると、かえって企業に迷惑をかけてしまいます。
Q4. 辞退理由は正直に言うべき?
「一身上の都合」で十分です。
他社内定が理由なら正直に伝えても問題ありません。ただし相手を下げる発言(「第◯志望だった」等)は厳禁です。
Q5. 電話とメール、どちらがいい?
選考途中はメールで可、前日・当日は電話が基本です。
急ぎの場合は電話で伝えてからメールでも残すと、確実かつ丁寧です。
Q6. 内定後・内定承諾後の辞退もメールでいい?
内定後・承諾後は電話が基本で、メールは補足です。
選考途中より企業への影響が大きいため、まず電話でお詫びを伝えましょう。詳しくは内定辞退・承諾後辞退の記事をご覧ください。
Q7. 一度辞退した企業に再応募できる?
一般には可能ですが、印象は残ります。
誠実に辞退していれば再挑戦の余地はあります。無断辞退をしていた場合は難しくなることがあります。
Q8. 辞退メールに返信が来ないときは?
数日待っても来なければ電話で確認しましょう。
辞退の意思が届いていれば成立します。送信先アドレスの誤りや迷惑メール扱いの可能性も確認を。
Q9. 引き留められたらどうする?
感謝を伝えつつ、意思は変わらない旨を簡潔に伝えましょう。
「自信がない」など曖昧な理由は引き留めを招くため避け、「他社への入社を決めた」と明確に伝えるのが有効です。
Q10. 大学推薦・学校経由の選考辞退は?
通常より慎重な対応が必要です。
企業だけでなく大学のキャリアセンターにも相談しましょう。後輩への影響もあるため、誠実な連絡が欠かせません。
Q11. 辞退メールへの返信にはどう対応する?
企業から返信が来たら、一言お礼を返すと丁寧です。
長文は不要です。「ご丁寧にご連絡いただきありがとうございました」と簡潔に締めましょう。
Q12. 複数社を辞退するときは?
各社に個別に連絡しましょう。
文面は流用して構いませんが、宛名・日付・大学名は必ず正確に。送り先の取り違えは大きな失礼にあたります。
Q13. 辞退すると就活で不利になる?
辞退自体で不利になることはありません。
辞退者が出るのは企業も想定済みです。不利になるのは無断辞退・連絡の先延ばしだけ。誠実に早く伝えれば問題ありません。
📌 この記事のまとめ
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
