就職活動中には、複数の企業から内定をいただいたり、キャリアプランを再考したりすることで、現在進んでいる選考を辞退しなければならない場面に直面することがあります。選考辞退は決して後ろめたいことではありませんが、誠実な対応が求められる場面でもあります。
結論、選考辞退メールはマナー違反ではありません。ただし前日・当日の辞退は必ず電話で伝えてください。辞退を決めた瞬間に連絡するのがベストで、「いかに早く・誠実に伝えるか」が最も重要です。本記事では選考辞退の基本マナー・メールの書き方・状況別例文5選・Q&A 13問をまとめて解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。選考辞退において最も大切なのはスピードです。辞退を決めた瞬間に連絡するのがベストで、迷っている時間が相手への迷惑になります。理由は「一身上の都合」で十分ですが、他社内定の場合は正直に伝えても問題ありません。メールか電話かより、「いかに早く・誠実に伝えるか」を優先しましょう。
📋 この記事でわかること
📎 内定後の流れ全体:内定後にやることリスト|もらってから入社までの完全ガイド
📎 内定通知後の辞退:内定辞退の電話・メール例文と基本マナー｜伝え方を完全解説
📎 内定承諾後の辞退:内定承諾後の辞退メール例文と電話の伝え方
目次
結論から言うと、選考途中(面接前・面接結果待ち)の辞退をメールで行うことは、現代のビジネスシーンにおいてマナー違反ではありません。
📧 メール連絡のメリット
担当者の時間を奪わない
多忙な採用担当者が自分のタイミングで確認できる
記録が残る
いつ・誰が辞退したかをテキストで残せ、聞き間違いを防げる
落ち着いて伝えられる
誠意ある文面を推敲してから送れる
⚠ 前日・当日の辞退は必ず電話で:担当者がメールを見落とす可能性があります。急を要する場合は直接声を届けましょう。また、メール・電話どちらも営業時間内(9時〜18時)に行うのが基本マナーです。
企業の人事担当者は、就活生が複数の企業に応募している前提で選考を実施しています。辞退者が一定数出ることは最初から想定範囲内であり、辞退すること自体を責める担当者はほとんどいません。
本当に重要なのは、辞退という事実よりも「辞退を伝える際の対応の誠実さ」です。企業がマイナス印象を抱く最悪のケースは以下の2つです。
⚠ 企業が嫌う2つのケース
無断辞退は個人の評判を下げるだけでなく、出身校のマイナスイメージにも直結し、後輩のチャンスを奪うことにもなりかねません。自分だけの問題ではないことを常に頭に入れておきましょう。
可能な限り早めに連絡する
「気まずいから明日にしよう」という迷いが企業に迷惑をかける。早めの連絡は相手の時間を尊重する最大の誠意
無断辞退は絶対にしない
担当者の予定を台無しにし、大学への苦情で後輩に迷惑をかける可能性も。業界は意外と狭い
辞退理由は「一身上の都合」で問題なし
詳細なプライベートな理由は不要。「一身上の都合により」「検討の結果」で十分
理由を聞かれたら正直・簡潔に答える
「他社から内定をいただき、そちらへの入社を決意したためです」と正直かつ簡潔に
⚠ 絶対NGの発言:「実は御社は第3志望でした」など相手を下げる発言は厳禁です。また「自信がなくなった」という理由も、「ではサポートします」という引き留めを招くため避けましょう。
採用担当者は一日に何百通ものメールを処理しています。件名に「辞退」の意図を明確に含めることで、見落としや対応の遅れを防げます。
📧 件名の例
・【選考辞退のご連絡】氏名(〇〇大学)
・〇月〇日の面接辞退につきまして(氏名)
・選考辞退のお詫びとご連絡(氏名)
結論(辞退する旨)を最初に伝え、その後にお礼と謝罪を続けます。「貴重なお時間をいただいた」というニュアンスを含めることで、相手の労力を尊重している姿勢が伝わります。
誰からの連絡かを瞬時に判断してもらうため、大学名・氏名・連絡先を必ず明記しましょう。
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山田 太郎(やまだ たろう)
〇〇大学 △△学部 □□学科
電話番号:090-1234-5678
メールアドレス:taro.yamada@xxxxx.com
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就活生が実際に悩んでいるシチュエーション別の例文です。自分の状況に合わせて活用してください。
📧 例文①(他社内定による辞退)
件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇(氏名)です。
先日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
誠に恐縮ながら、このたび他社より内定をいただき、自身の適性や今後のキャリアを慎重に検討いたしました結果、そちらへの入社を決意いたしました。そのため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、多大なるご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。
選考の機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
(署名)
📧 例文②(面接結果待ち 辞退)
件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇
採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇(氏名)です。
先日はお忙しい中、面接のお時間をいただきまして誠にありがとうございました。
現在、選考の結果をお待ちしている段階ではございますが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考をご進行いただいている中、勝手なご連絡となりますこと、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。これまでご丁寧に対応いただきましたこと、深く感謝申し上げます。
貴社の今後のご多幸をお祈り申し上げます。
(署名)
📧 例文③(家庭の事情による辞退)
件名:選考辞退のお詫びとご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。
現在、選考を進めさせていただいておりますが、家庭の事情により就職活動を一時中断せざるを得ない状況となりました。つきましては、誠に不本意ながら、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。本来であれば直接お詫びすべきところ、まずはメールにて失礼いたします。
これまでご対応いただきましたことに深く感謝申し上げるとともに、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
(署名)
📧 例文④(マッチング再考による辞退)
件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇
人事部 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
先日は貴重な面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
お話を伺う中で貴社の魅力や事業内容への理解を深めることができましたが、改めて自身のキャリアプランと照らし合わせ、慎重に検討いたしました結果、別の方向での活動に専念することにいたしました。そのため、誠に勝手ながら今後の選考を辞退させていただきます。
ご多忙の折、時間を割いていただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。
貴社の今後のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
(署名)
📧 例文⑤(体調不良による辞退)
件名:選考辞退のご連絡(〇〇大学 氏名)
株式会社〇〇
採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しいのですが、現在体調を崩しており、選考を継続することが困難な状況となりました。体調の回復を待って日程の再調整をお願いすることも検討いたしましたが、自身の健康面を最優先に考え、貴社の選考を辞退させていただく決断をいたしました。直前でのご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます。
これまでご丁寧にご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
(署名)
Q1. 選考辞退はメールだけでいい?
選考途中・面接結果待ちの段階ならメールでの辞退連絡はマナー違反ではありません。
ただし前日・当日の辞退は必ず電話で伝えましょう。
Q2. 送るべき適切な時間帯は?
原則営業時間内(9時〜18時)です。
夜間・早朝は「夜分遅くに失礼いたします」の一言を添えて。最も大事なのは「早さ」なので、タイミングより速さを優先しましょう。
Q3. 面接結果待ちでの辞退タイミングは?
結果が出る前でも辞退を決めたタイミングで即座に連絡するのが正解です。
「結果が出てから」は企業の次の採用機会を奪います。
Q4. 辞退理由は正直に書くべき?
「一身上の都合」で十分です。
他社内定の場合は正直に伝えても問題ありません。相手を下げる発言だけは避けましょう。
Q5. 件名はどう書く?
「選考辞退のご連絡(大学名・氏名)」のように辞退の趣旨を明確に。
一日何百通も処理する担当者の見落としを防げます。
Q6. 本文の構成は?
結論(辞退)→お礼→謝罪の順です。
「貴重なお時間をいただいた」と相手の労力を尊重する姿勢を示しましょう。
Q7. 企業から返信が来たら再返信は必要?
「承知いたしました」という了承の返信には基本的に再返信は不要です。
ただし担当者が質問してきた場合は簡潔にお礼を込めて返信しましょう。
Q8. メールを送ったのに返信が来ない時は?
辞退者に返信しない方針の企業もあります。
送信済みフォルダとアドレスを確認し問題なければ受理されています。面接日時が迫っているなら確認の電話を一本入れると安全です。
Q9. 無断辞退するとどうなる?
個人の評判だけでなく出身校のイメージも下げ、後輩のチャンスを奪うことになりかねません。
業界は意外と狭いので絶対に避けましょう。
Q10. 大学推薦の選考も辞退できる?
辞退は可能ですが必ず大学のキャリアセンターに相談を。
推薦は大学と企業の信頼関係に関わるため、自由応募より慎重な対応が必要です。
Q11. 一度辞退したら撤回できる?
原則撤回は難しいと考えましょう。
辞退の連絡は慎重に、本当に辞退すると決めてから行うことが大切です。
Q12. 内定後の辞退も同じメールでいい?
内定通知後の辞退は「選考辞退」ではなく「内定辞退」として電話が原則です。
詳細は内定辞退の記事を参照ください。
Q13. 選考辞退で最も大切なことは?
「いかに早く・誠実に伝えるか」です。
辞退を決めた瞬間に連絡するのがベスト。逃げずに対応することが、巡り巡って自分のキャリアを豊かにします。内定後の流れは内定後にやることを参照。
選考辞退の連絡は、社会人としての資質が問われる重要な場面です。逃げずに誠実に対応することが、巡り巡ってあなた自身のキャリアを豊かにします。相手の時間を尊重し、スピード感を持って対応することを忘れないでください。
📌 この記事のまとめ
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
