就職活動中には、複数の企業から内定をいただいたり、自分自身のキャリアプランを再考したりすることで、現在進んでいる選考を辞退しなければならない場面に直面することもあるでしょう。選考辞退は決して後ろめたいことではありませんが、社会人としての第一歩として誠実な対応が求められる場面でもあります。
今回は、選考辞退の基本マナーや注意点、人事担当者に失礼のないメールでの正しい伝え方、そしてSearch Consoleの検索クエリでも特にニーズの高かった「他社内定」や「面接結果待ち」のシチュエーションで即座に使える例文まで、7,000字を超える圧倒的なボリュームでわかりやすく解説します。社会人としての印象を損なわず、丁寧に辞退の意思を伝える方法をしっかりと身につけておきましょう。
目次
「大切な選考を辞退するのに、メール一本で済ませていいのだろうか？」と悩む学生も多いですが、結論から申し上げますと、面接の辞退をメールで行うことは、現代のビジネスシーンにおいて全くマナー違反ではありません。
メールで連絡をすることには、以下のような複数のメリットがあります。
このように、メールは企業にとっても応募者にとっても効率的かつ確実な連絡手段です。過度に恐れる必要はありませんので、活用していきましょう。
しかし、面接辞退の連絡が「前日」や「当日」になってしまう場合は、話が別です。この場合はメールではなく、必ず「電話」で連絡をしましょう。メールの場合、人事担当者が他の膨大なメールに紛れて見落としていたり、面接の準備でメールチェックをする時間がなかったりと、面接の時間までに確認してもらえない可能性があるためです。当日のドタキャンや無断欠席（サイレント辞退）と誤解されないよう、急を要する場合は直接声を届けるのが鉄則です。
また、メールと電話どちらの場合も、会社の「営業時間内」に行うのが基本的なマナーです。深夜や早朝の送信は、担当者の仕事のリズムを崩すことになりかねません。企業のHPや求人サイトなどを確認し、営業時間は事前にチェックしておきましょう。こうした細かな配慮の一つひとつが、社会人としての評価に繋がります。
「人事担当者を怒らせてしまうのでは…」「選考の途中や、内定後に辞退すると、大学全体のイメージが下がるのではないか…」と心配する人は非常に多いです。選考辞退について、企業側はどのように考えているのでしょうか？
まず理解しておくべきは、企業の人事担当者は、就活生が複数の企業に応募している前提で選考を実施しているということです。企業側も「内定を出した全員が入社してくれる」とは考えていません。辞退者が一定数出ることは最初から想定範囲内であり、辞退そのものについては企業もある程度仕方がないと捉えています。ですから、辞退すること自体を「悪いこと」だと責める担当者はほとんどいません。
本当に重要なのは、辞退という事実よりも、「辞退を伝える際の対応方法と誠実さ」です。企業が最も「マイナスの印象」を抱く最悪のケースは、以下の通りです。
企業側も一人ひとりの学生の面接のために、面接官のスケジュールを調整し、会議室を予約し、内定後の受け入れ準備を進めるなど、膨大な時間を割いています。直前の連絡や無断辞退は、それらの努力をすべて無駄にする非常に失礼な行為です。これは個人の評判を下げるだけでなく、出身校のマイナスイメージにも直結し、将来の後輩たちのチャンスを奪うことにもなりかねません。自分だけの問題ではないことを、常に頭に入れておきましょう。
面接を辞退すること自体はビジネスとして不自然なことではありませんが、相手との「約束」をキャンセルする行為であることに変わりはありません。就活生とはいえ、社会人としての基本的なマナーを守るのは当然の義務です。以下のポイントを心掛けていきましょう。
面接を辞退することを決めたら、一秒でも早く人事担当者に連絡を入れましょう。「気まずいから明日にしよう」という迷いが、企業側に多大な迷惑をかけます。
人事担当者は、将来会社の戦力になってくれそうな貴重な人材を探すため、日々過密なスケジュールの中で履歴書やエントリーシートを読み込み、面接の質問を準備しています。直前や当日の連絡になってしまうと、その準備時間はすべて無意味になってしまいます。早めの連絡は、相手の時間を尊重しているという最大の誠意の証です。
不慮の事故や急病など、命に関わるような余程の事情がない限り、面接の無断辞退は絶対にやめましょう。これは就職活動以前に、人間としての信頼関係を損なう行為です。
面接のために時間を空けていた担当者の予定を台無しにするだけでなく、出身大学のキャリアセンターへの苦情となり、結果として後輩に迷惑をかける可能性もあります。また、社会人になってから、別の会社でその時の中途採用担当者や当時の面接官と仕事をする機会がないとも言い切れません。業界は意外と狭いものです。仮に入社する気がない会社であっても丁寧で誠実に対応し、最後まで「素晴らしい学生だった」という印象を残しておいて損はありません。
繰り返しになりますが、メールで辞退を伝えることはマナー違反ではありません。メールなら人事担当者の電話対応の時間を取らせず、確実に証拠を残せます。もし直接話すのが気まずいなら、なおさらメールというツールを最大限に活用して、誠意ある文面を送りましょう。
メールで面接辞退を伝える際、辞退に至ったプライベートな理由を詳しく事細かに記載する必要はありません。「一身上の都合により」や「検討の結果」など、一般的に広く使われている定型的な理由で十分です。
しかし、例えば「体調不良」や「不測の事態」など、やむを得ない理由で「自分の中で志望度が高い会社の面接」に行けなくなった場合は、すぐに辞退を選ぶのではなく、事情を丁寧に説明し、別日程への調整を相談しましょう。このワンアクションがあるだけで、会社側には「この学生は本当に弊社に興味を持ってくれているんだな」という熱意が伝わります。ピンチをチャンスに変えるコミュニケーションを意識しましょう。
電話などで直接やり取りをした際、企業側から「今後の参考までに理由を教えていただけますか？」と聞かれることがあります。そのときは、「他社から内定をいただき、そちらに入社することを決意したためです」と正直に、かつ簡潔に答えるのが最もスムーズです。
その際、絶対に注意すべきなのは「実は御社は第3志望でした」といった、相手を下げるような発言はたとえ本音でも厳禁です。また、「御社でやっていく自信がなくなった」「自分に務まるか不安になった」といった、自分の自信のなさを理由にするのも避けたほうがいいでしょう。これらは面接官から「相談に乗るよ」「うちなら大丈夫だよ」といった説得（引き留め）の機会を与えてしまうため、結果としてさらに断りづらくなる可能性があるからです。
人事担当者も、なぜ辞退が発生したかを分析し、上司に報告し、次の採用戦略に活かすというミッションを持っています。その立場を理解した上で、「既に決心がついている」ことを丁寧に伝え、深追いされないようにコミュニケーションを取りましょう。
選考を辞退する際は、相手に不快感を与えないよう、ビジネスメールの基本形に則った丁寧な文面が必須です。ここでは、件名・本文・署名の3つのポイントを深掘りして解説します。
選考辞退のメールにおいて、最も重要なのは「件名」です。採用担当者は、一日に何百通ものメールを捌いています。件名を見て「後で読めばいいもの」と「今すぐ確認すべきもの」を仕分けているため、一目で内容がわかるようにしましょう。
件名に「辞退」の意図を明確に含めることで、担当者の見落としや対応の遅れを防ぎ、面接官のスケジュール解放を早めることができます。以下の例を参考にしてください。
本文では、結論（辞退する旨）を最初に伝え、その後にこれまでのお礼と申し訳ないという気持ちを続けます。理由については「一身上の都合」で問題ありませんが、前述の通り「他社内定」などは正直に伝えても失礼にはあたりません。
特に「貴重なお時間をいただいた」というニュアンスを含めることで、相手の労力を尊重している姿勢が伝わります。長文にする必要はありませんが、冷たい印象にならないよう言葉を選びましょう。
＜お詫びのバリエーション＞
最後は必ず署名で締めくくります。誰からの連絡かを瞬時に判断してもらうため、大学名や連絡先を明記しましょう。これはビジネスにおける「名刺」のようなものです。
Search Consoleのクエリ分析に基づき、就活生が実際に悩んでいるシチュエーション別の例文を作成しました。自分の状況に合わせてコピー＆ペーストして活用してください。
選考の機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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（署名）
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ここでは、学生から特によく寄せられる疑問にお答えします。不安を解消して、スマートに対応しましょう。
原則として、企業の営業時間内（一般的には9時～18時）に送信するのが最も適切なビジネスマナーです。担当者が業務の一環として処理しやすく、見落としも防げます。
もし、授業やアルバイトの都合でどうしても夜間や早朝に送らなければならない場合は、「夜分遅くに失礼いたします」といった一言を添えるのが気配りです。ただし、金曜日の夜に送ると担当者が確認するのが月曜日の朝になってしまうため、可能であれば週明けを待たずにすぐに送ることを優先しましょう。辞退において最も大事なのは「早さ」だからです。
基本的には、企業側から「辞退の件、承知いたしました。今後のご活躍を……」といった了承の返信が来た場合、こちらからの再返信は不要です。相手にとっても手続きは終了しており、これ以上メールを送るとかえって相手の返信コストを増やしてしまうからです。
ただし、面接官が個人的に非常に親身になってくれた場合や、特定の質問を投げかけられた場合は、簡潔にお礼の気持ちを込めて返信しましょう。あくまで「相手の時間を奪わないこと」を最優先に考えます。
「メールは届いているかな？」と不安になることもあるかと思いますが、企業側も辞退者一人ひとりに返信をしない方針をとっている場合があります。送信済みフォルダを確認し、アドレスに間違いがなければ基本的には受理されています。ただし、辞退を伝えた面接の日時が迫っているのに返信がない場合は、念のため「確認の電話」を一本入れるのが最も安全かつ誠実な対応です。
選考辞退の連絡は、社会人としての資質が問われる重要な場面です。決して気が進むことではありませんが、逃げずに誠実に対応することが、巡り巡ってあなた自身のキャリアを豊かにします。メールでの辞退も失礼ではありませんが、相手の時間を尊重し、スピード感を持って対応することを忘れないでください。
今回紹介した他社内定や結果待ちの際の例文を参考にしながら、自身の状況に合わせた誠意ある言葉で伝えましょう。最後の一歩まで丁寧に関係を終えることが、将来どこかで繋がるかもしれない「ご縁」を大切にすることにも繋がります。あなたの納得のいく就職活動を、心より応援しております。
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
