就職活動中には、企業からの選考を辞退しなければならない場面に直面することもあるでしょう。今回は、選考辞退の基本マナーや注意点、メールでの正しい伝え方、そしてすぐに使える例文までわかりやすく解説します。社会人としての印象を損なわず、丁寧に辞退の意思を伝える方法を知っておきましょう。

 

選考辞退はメールで連絡しても問題ない？

 

面接の辞退をメールで行うことは、マナー違反ではありません。

 

メールで連絡をすることで、人事担当者に電話対応の時間を取らせなくて済んだり、辞退の意思を文章の形で確実に残せるメリットがあります。もし直接話すことに少し気が引けたり、気まずいなどという場合でも、メールなら伝えやすいかと思うので活用していきましょう。

 

しかし、面接辞退の連絡が前日や当日になる場合は、メールではなく必ず電話をしましょう。メールの場合、人事担当者が他のメールに紛れて見落としていたり、メールチェックをする時間がなかったりと面接の日時までに確認してもらえない可能性があるためです。

また、メールと電話どちらの場合も、会社の「営業時間内」に行うのがマナーのため、会社のHPや求人サイトなどを確認し、営業時間は事前に確認しておきましょう。

 

選考辞退のメールで企業が抱く印象

「人事担当者を怒らせてしまうのでは…」

「選考の途中や、内定後に、辞退するとイメージが悪いのでは…」など、

心配する人は多いでしょう。選考辞退について、企業はどのように考えているのでしょうか？

 

企業の人事担当者は、就活生が複数の企業に応募している前提で選考を実施しています。

そのため辞退者が一定数出ることは想定範囲内であり、辞退については企業もある程度仕方がないと考えているでしょう。重要なのは、辞退を伝える際の対応方法です。

 

最悪のケースは、「辞退の連絡をしにくい」という思いから、辞退する意思は固まっているにも関わらず連絡のタイミングがどんどん遅くなり、最終的に直前での辞退となってしまうことです。

 

そしてそれよりもさらに悪いのは「連絡することを後回しにしていて忘れてしまった」「どのように連絡すべきかわからなかったから」等といった理由で無断辞退してしまうことです。

 

企業側も一人ひとりの面接や、内定後の準備など時間を割いて進めているため、直前の辞退連絡や無断辞退は、迷惑をかけることはもちろんのこと非常に失礼な行為です。

 

これから社会人になろうとしているのであれば、これらのマナーは気を付けるべきポイントかと思います。ご自身だけでなく、ご自身の出身校のマイナスイメージにも繋がるので、自分だけの問題ではないことも頭に入れておきましょう。

 

 

選考を辞退する際の注意すべきポイント

 

面接を辞退すること自体は失礼ではないものの、相手との約束をキャンセルすることに変わりはありません。就活生とはいえ、社会人としての基本的なマナーを守るのは当然ですので、心掛けていきましょう。

 

可能な限り早めの辞退連絡を行う

面接を辞退することを決めたら、可能な限り早めに人事担当者に連絡を入れましょう。

 

人事担当者は、将来会社の戦力になってくれそうな貴重な人材を探すため、スケジュールを調整したり、履歴書やエントリーシートなどを読み込んだりして事前に準備をしています。直前や当日の連絡になってしまうと、その分、人事担当者が面接の準備にかけた時間が無駄になってしまうので、注意しましょう。

 

無断辞退は絶対にしない

不慮の事故など、余程の事情がない限り、面接の無断辞退はやめましょう。

 

面接のために時間を空けていた人事担当者の予定を台無しにするだけでなく、出身校のイメージが悪くなって後輩に迷惑をかける可能性もあります。

 

また、社会人になってから、その会社と仕事をする機会がないとも言い切れません。

仮に入社する気がない会社であっても丁寧で誠実に対応し、良い印象を残しておいて損はありません。

 

面接の辞退をメールで行うことは、マナー違反ではありません。

 

メールで連絡をすることで、人事担当者に電話対応の時間を取らせなくて済んだり、辞退の意思を文章の形で確実に残せるメリットがあります。もし直接話すことに少し気が引けたり、気まずいなどという場合でも、メールなら伝えやすいかと思うので活用していきましょう。

 

しかし、面接辞退の連絡が前日や当日になる場合は、メールではなく必ず電話をしましょう。メールの場合、人事担当者が他のメールに紛れて見落としていたり、メールチェックをする時間がなかったりと面接の日時までに確認してもらえない可能性があるためです。

また、メールと電話どちらの場合も、会社の「営業時間内」に行うのがマナーのため、会社のHPや求人サイトなどを確認し、営業時間は事前に確認しておきましょう。

面接を辞退する理由は特に記載しなくてOK

メールで面接辞退を伝える場合、その理由を詳しく記載する必要はありません。「一身上の都合により」など、一般的に使われている理由で大丈夫です。

 

しかし体調不良など、やむを得ない理由で「自分の中で志望度が高い会社の面接」に行けない場合は、すぐに諦めるのではなく、事情をきちんと説明し、別日に調整してもらえないか相談しましょう。

これらの相談をするだけでも、会社側としても「この人は弊社に興味を持ってくれているんだな」ということが伝わるため、必ず伝えていきましょう。

辞退の理由を聞かれたら「他社の内定が出た」などと伝える

電話などで直接面接辞退の連絡をした際、会社側から理由を聞かれることがあります。そのときは、「他社から内定が出たためです」などと答えるのが良いかと思います。その際、「当初から御社は第2～3志望でした」などの失礼な発言は、本音であったとしても絶対に止めておきましょう。

 

また、「御社の採用基準や期待値に応えられるか不安になった」「御社で働いていく自信がなくなった」「御社の社員の方や他の学生の方々に、自分がついていけるか心配になった」など、相手に説得の機会を与えるようなことを伝えるのも避けましょう。「どのような判断をするか迷っている」と認識され、そこから説得（相談）されて結果的にさらに断りづらくなってしまう状況になる可能性があるためです。

 

人事担当者もなぜ辞退になってしまったか、引き留める材料がある場合は説得するなど、上司への報告や、自社の採用活動の成功に向けてなど、真摯に対応していく必要があるため、これらは理解したうえでコミュニケーションを取っていきましょう。

選考辞退メールの書き方

 

選考を辞退する際は、相手に失礼のないよう丁寧なメールを心がけることが大切です。ここでは、件名・本文・署名の3つのポイントに分けて、選考辞退メールの基本的な書き方をわかりやすく紹介します。

件名｜選考辞退の趣旨を記載

選考辞退のメールを送る際は、件名に「辞退」の意図が明確に伝わる言葉を入れることが大切です。採用担当者は、日々多くのメールを受け取っており、件名で内容を判断して処理するケースも少なくありません。

 

本文を開かなくても一目で選考辞退の連絡であるとわかる件名にすれば、見落としや対応の遅れを防げます。

 

また、辞退の連絡は早めが基本です。少しでも迅速に意図が伝わるよう、簡潔かつ明確な件名を心がけましょう。以下の例を参考に、形式にこだわりすぎず、要件がはっきり伝わる表現を選ぶのがポイントです。

 

＜件名の例＞
・【選考辞退のご連絡】氏名
・○月○日 面接の辞退につきまして 氏名

 

本文｜辞退の趣旨と理由、お詫びの言葉を記載

本文では、選考を辞退する旨をはっきりと伝えることが重要です。その上で、必要に応じて理由を簡潔に述べるようにしましょう。ただし、詳しい事情や個人的な感情を長々と書くと、かえって要点が伝わりにくくなるおそれがあります。理由を伝えたくない場合は、「一身上の都合により」といった表現でも問題ありません。

 

また、辞退の連絡であっても、これまで対応してくれた企業への配慮を忘れないことが大切です。選考の機会を設けてくれたことへの感謝と、辞退に対する謝罪の言葉を添えることで、丁寧で誠意ある印象を与えられます。

 

以下のような文面を意識すれば、相手に不快感を与えることなく、円滑に辞退の意思を伝えることができるでしょう。

 

＜謝罪の例＞
・貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、選考を辞退することとなり、誠に申し訳ございません。

・貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。せっかくのご配慮にお応えできず、大変心苦しく思っております。

・貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、こちらの都合での辞退となり、誠に申し訳ございません。

署名｜自分の情報を記載

選考辞退のメールを送る際は、本文の最後に署名を添えるのがビジネスマナーとして基本です。誰からのメールなのかを一目で判断できるようにするため、署名にはフルネームを明記し、連絡先も忘れずに記載しましょう。

 

採用担当者が電話やメールでの確認を行う可能性もあるため、電話番号やメールアドレスを記載しておくことで、相手の手間を減らし、丁寧な印象を与えることができます。

 

＜署名の例＞
――――――――――――――――――
山田 太郎（やまだ たろう）
◯◯大学 ▲▲学部 □□学科
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：taro.yamada@xxxxx.com
――――――――――――――――――

選考辞退メールの例文

 

選考辞退のメールは、内容や表現に悩む方も多いです。ここでは、辞退理由に応じた5つのケース別に例文を紹介します。状況に合った表現を参考にしながら、丁寧に意思を伝えましょう。

【例文1】他社から内定が出た場合

【例文2】家庭の事情で辞退する場合

【例文3】企業と合わないと感じた場合

【例文4】体調不良の場合

【例文5】理由を伏せたい場合

選考辞退メールに関するQ&A

ここでは、選考辞退メールを送る際の、よくある質問とその対処法について、Q&A形式でわかりやすく解説します。

 

選考辞退メールを送る時間帯は？

選考辞退の連絡は、基本的に企業の就業時間内に送るのがマナーとされています。多くの企業では9時～18時ごろが業務時間であるため、その時間帯に送信するよう意識しましょう。採用担当者が業務中に確認できるので、対応もスムーズです。

 

ただし、やむを得ず夜間や早朝に送る場合には、「遅い時間にメールをお送りし、申し訳ございません」など、一言お詫びの言葉を添えると印象が柔らかくなります。連絡が遅くなったことへの配慮を忘れず、相手の立場を思いやる姿勢を持つことが大切です。

 

選考辞退メールに企業から返信が来たらどう返す？

選考辞退のメールを送った後、企業から返信が届いた場合でも、内容によっては再返信が不要なケースもあります。例えば、「承知いたしました。今後のご活躍をお祈りしております。」といった辞退を了承する趣旨の返信であれば、改めてこちらから返事を送る必要はありません。

 

ただし、「辞退の理由を差し支えなければ教えてください」など質問が添えられていた場合や、やりとりが続いているときには、状況に応じて誠実に返信するのがマナーです。その際は、簡潔かつ丁寧な文章を心がけ、最後まで失礼のないよう配慮しましょう。

 

選考辞退メールに対する返信が来ない場合は？

選考辞退のメールを送ったのに企業から返信がない場合は、まず自分の送信内容を確認しましょう。宛先のメールアドレスや担当者の名前に誤りがないか、誤字脱字がないかなどを見直すことが大切です。また、企業からの返信が迷惑メールフォルダに振り分けられていないかも確認してください。

 

それでも返信が届いていない場合は、念のためメールが届いているかを確認する連絡を入れましょう。選考日が近い場合は、メールよりも電話での確認が確実です。その際、返事を催促するのではなく、「念のためご確認させていただきました」といった丁寧な表現を心がけることで、誠意が伝わります。

 

 

まとめ

選考辞退の連絡は、社会人としてのマナーが問われる大切な対応です。メールでの辞退も失礼にはあたりませんが、要点を押さえ、誠意ある文章を心がけることが相手からの信頼につながります。迷った際は、例文を参考にしながら、自分の状況に合った形で丁寧に伝えるようにしましょう。