インターンシップに参加する際、企業からのメールには迅速かつ丁寧に返信することが大切です。メールの内容や返信の方法からは、誠意やビジネスマナーの習熟度を読み取れるためです。今回は、インターンシップでの返信メールの基本的なマナーや、シーンごとの具体的な例文を紹介します。
目次
インターンシップにおけるメール返信には、企業に対する誠意やコミュニケーション能力が問われます。次のマナーを守ることで、社会人としての信頼を得られるでしょう。
企業から届いたメールには、簡単な内容であっても必ず返信を心がけましょう。例えば、確認の連絡であっても「確認いたしました」と返信することで、メールが届いており内容を理解していることを伝えられます。このような些細な対応が丁寧な印象を与えます。
メールは半日以内、遅くとも24時間以内に返信することを心がけましょう。特に、採用担当者の就業時間（一般的には午前9時から午後5時、遅くても午後7時）内で対応するのが理想です。もし返信が遅くなってしまった場合には、「ご返信が遅くなり申し訳ございません」といったお詫びの言葉を添えると丁寧です。
メールを返信する際には、件名を変更せずに「Re:」をつけて返すのが基本です。件名が変わってしまうと、相手が新規のメールと誤解したり、何のやり取りか分かりにくくなったりする場合があります。そのため、件名はそのままにし、やり取りの内容が一目でわかるように心がけましょう。
応募先からのメールには、担当者以外にも他の関係者がCCで含まれていることがあります。返信の際は、Toの相手だけでなくCCも含めて「全員返信」で返しましょう。担当者が他の関係者に共有する手間が省け、他のメンバーに対しても丁寧な対応として好印象を与えることができます。
インターンシップにおける返信メールは、以下の構成を基本に、簡潔かつ丁寧に作成しましょう。
件名……返信の際には、件名を変更せず「Re:」のままにしておくのが基本です。
宛先……メールの宛先は、元のメールに含まれているToとCCの両方を確認し、全員返信で対応します。
本文……最初に「お世話になっております。」と挨拶を入れた後、用件を簡潔に記載します。内容が確認のみの場合でも「ご連絡ありがとうございます。確認いたしました。」など、丁寧な一文を添えましょう。
署名……最後に、氏名や連絡先、大学名・学部などを記載した署名を忘れずに入れ、誰からの返信かを明確にします。
インターンシップの返信メールは、次の例文を参考に作成しましょう。
件名：インターンシップ選考通過のお礼（〇〇大学・〇〇 太郎）
本文：
〇〇株式会社 人事部 〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の青山 太郎と申します。
この度は、インターンシップ選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴社でのインターンシップに参加させていただけることを大変嬉しく思っております。
インターンシップでは、貴社の業務を深く学ばせていただき、少しでもお役に立てるよう精一杯取り組む所存です。ご指導、ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：080-xxxx-xxxx
メールアドレス：〇〇@xxxxxx.ac.jp
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件名：インターンシップ参加の御礼（〇〇大学・〇〇 太郎）
本文：
〇〇株式会社 人事部 〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の青山 太郎と申します。
この度は、貴社のインターンシップに採用いただき、誠にありがとうございます。ぜひ参加させていただきたく思います。貴社の業務や企業の考え方について多くを学ぶ機会を心待ちにしております。
ご案内いただきました通り、◯月◯日（◯曜日）00:00に本社へお伺いいたします。当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：080-xxxx-xxxx
メールアドレス：〇〇@xxxxxx.ac.jp
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件名：インターンシップ参加のご連絡について（〇〇大学・〇〇 太郎）
本文：
〇〇株式会社 人事部 〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、インターンシップ参加のご案内をいただき、誠にありがとうございます。大変嬉しく思っておりますが、現在他の予定が重なっており、参加について慎重に検討させていただきたいと考えております。
具体的なご返答を〇月〇日までにお伝えできるよう努めますので、恐れ入りますが、しばらくお時間をいただけますと幸いです。ご不便をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：080-xxxx-xxxx
メールアドレス：〇〇@xxxxxx.ac.jp
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件名：インターンシップ参加のご案内に関するご質問（〇〇大学・青山 太郎）
本文：
〇〇株式会社 人事部 〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、インターンシップ参加のご案内をいただき、誠にありがとうございます。参加させていただけることを大変嬉しく思っております。
インターンシップについて、いくつか確認させていただきたい点がございます。
持ち物について、基本の筆記用具以外で特にご用意すべきものはございますでしょうか。
服装について、オフィスカジュアルでの参加が可能かどうか、ご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：080-xxxx-xxxx
メールアドレス：〇〇@xxxxxx.ac.jp
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件名：Re：インターンシップ参加のお礼（○○大学 ○○ 太郎 ）
本文
○○株式会社 人事部
○○様
○○大学の○○ 太郎 と申します。
ご多忙な中、ご丁寧にお返事をいただきまして、誠にありがとうございます。
今後も何かイベント等があれば、是非参加させていただきたいと思います。
また、気になることがあればご連絡させていただきます。
それでは引き続き、よろしくお願いいたします。
今後とも、よろしくお願いいたします。
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〇〇 太郎（○○ タロウ）
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話：090-○○○○-○○○○
メール：○○○○○○@○○○○○○.co.jp
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インターンシップのお礼状の書き方については、下記の記事で紹介しています。
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企業からのメールに丁寧に返信することは、信頼関係を築く第一歩となり、社会人としての基本的なコミュニケーションスキルの向上にもつながります。今回紹介したマナーや返信例を参考に、場面に応じて適切に対応することで、企業に対して好印象を与えましょう。
インターンシップの申し込みメールについては、下記の記事で紹介しています。
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