インターンに参加する際、企業からのメールには迅速かつ丁寧に返信することが大切です。メールの内容や返信の仕方から、誠意やビジネスマナーの習熟度が読み取られるためです。
結論として、インターンのメール返信は24時間以内・件名は変更せず「Re:」をつける・全員返信の3点が基本です。この記事では、基本マナーからシーン別の例文5選まで解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。企業メールへの返信は、就活生のビジネスマナーを測る場でもあります。「確認しました」の一言だけでも印象は大きく変わります。返信が遅れた場合は必ずお詫びの言葉を添えましょう。小さな積み重ねが採用担当者の記憶に残ります。
📋 この記事でわかること
目次
▶ 返信メールの基本マナー4つ
▶ 返信メールの基本構成
例文1:選考通過のメールへの返信
件名:インターンシップ選考通過のお礼(〇〇大学・〇〇 太郎)
〇〇株式会社 人事部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の青山 太郎と申します。
この度は、インターンシップ選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴社でのインターンシップに参加させていただけることを大変嬉しく思っております。
インターンシップでは、貴社の業務を深く学ばせていただき、少しでもお役に立てるよう精一杯取り組む所存です。ご指導、ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx メール:〇〇@xxxxxx.ac.jp
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例文2:参加日程のメールへの返信
件名:インターンシップ参加の御礼(〇〇大学・〇〇 太郎)
〇〇株式会社 人事部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の青山 太郎と申します。
この度は、貴社のインターンシップに採用いただき、誠にありがとうございます。ぜひ参加させていただきたく思います。
ご案内いただきました通り、◯月◯日(◯曜日)00:00に本社へお伺いいたします。当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇 太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx メール:〇〇@xxxxxx.ac.jp
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例文3:参加を保留にしたい場合の返信
件名:インターンシップ参加のご連絡について(〇〇大学・〇〇 太郎)
〇〇株式会社 人事部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、インターンシップ参加のご案内をいただき、誠にありがとうございます。大変嬉しく思っておりますが、現在他の予定が重なっており、参加について慎重に検討させていただきたいと考えております。
具体的なご返答を〇月〇日までにお伝えできるよう努めますので、恐れ入りますが、しばらくお時間をいただけますと幸いです。
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〇〇 太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx メール:〇〇@xxxxxx.ac.jp
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例文4:質問がある場合の返信
件名:インターンシップ参加のご案内に関するご質問(〇〇大学・青山 太郎)
〇〇株式会社 人事部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、インターンシップ参加のご案内をいただき、誠にありがとうございます。参加させていただけることを大変嬉しく思っております。
インターンシップについて、いくつか確認させていただきたい点がございます。
・持ち物について、基本の筆記用具以外で特にご用意すべきものはございますでしょうか。
・服装について、オフィスカジュアルでの参加が可能かどうか、ご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx メール:〇〇@xxxxxx.ac.jp
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例文5:参加のお礼メールへの返信
件名:Re:インターンシップ参加のお礼(○○大学 ○○ 太郎)
○○株式会社 人事部 ○○様
○○大学の○○ 太郎と申します。
ご多忙な中、ご丁寧にお返事をいただきまして、誠にありがとうございます。
今後も何かイベント等があれば、ぜひ参加させていただきたいと思います。引き続き、よろしくお願いいたします。
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〇〇 太郎(○○ タロウ) ○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:090-○○○○-○○○○ メール:○○○○○○@○○○○○○.co.jp
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Q1. 日程確定メールの返信で確認すべきことは?
日程・集合場所・持ち物・服装の4点を確認しましょう。
案内メールに記載がない場合は返信時に質問を添えると、一度のやり取りで済み、採用担当者の手間も減らせます。
Q2. 「参加できない」と伝えるには?
「一身上の都合により参加が難しくなりました」と伝えれば十分です。
詳しい理由を説明する必要はありません。謝罪の言葉と感謝の言葉を必ず添えましょう。
Q3. お礼メールへの返信はどんな内容にすればいい?
感謝・具体的な学び・今後の抱負の3点を盛り込みましょう。
具体的なエピソードを一つ入れると、採用担当者の記憶に残りやすくなります。
Q4. 返信が遅れてしまった場合は?
遅れても必ず返信しましょう。
冒頭に「ご返信が遅くなり、大変失礼いたしました」と一言添えれば誠意は伝わります。放置するのが最もNGです。
Q5. 件名は変えるべき?
変更せず「Re:」のままにします。
件名を変えると新規メールと誤解されたり、何のやり取りかわかりにくくなります。スレッドとして追えるようにしましょう。
Q6. 「全員返信」とは?
ToだけでなくCCの関係者も含めて返信することです。
企業メールはCCに複数の担当者が入っていることが多く、Toだけに返すと情報共有が途切れてしまいます。
Q7. 署名には何を書けばいい?
氏名・連絡先(電話・メール)・大学名・学部を記載します。
返信のたびに毎回入れるのがマナーです。装飾は避け、シンプルにまとめましょう。
Q8. 返信のやり取りはどこで終えればいい?
相手が「返信不要」としていなければ、感謝の一言で締めるのが丁寧です。
お礼への返信などは簡潔で構いません。延々と往復させる必要はありません。
Q9. 深夜や早朝に送ってもいい?
送信自体は可能ですが、常識的な時間帯が無難です。
深夜に作成したら、予約送信で翌朝に届くようにすると印象が良くなります。
Q10. スマホから返信してもいい?
可能ですが、署名・宛名・誤字を必ず確認しましょう。
スマホは誤変換や署名の抜けが起きやすいため、可能ならPCで見直してから送ると安心です。
📌 この記事のまとめ
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日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
