「OB訪問をお願いしたいけど、メールの書き方が分からない」「断られたらどうしよう」——アポメールで悩む就活生は多いものです。
結論として、アポメールで最も大切なのは「相手の負担を最小限にする配慮」です。用件・候補日・所要時間を簡潔に示せば、忙しい社会人も返信しやすくなります。
累計3,625社以上を審査し650社以上を認定してきた当機構の視点で、アポメールの基本構成・シーン別例文10選・返信率を上げるコツ・NG例・日程調整メールを解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。アポメールで最も大切なのは「相手の負担を最小限にする配慮」です。忙しい社会人に時間をいただくわけですから、日程の選択肢を複数提示し、所要時間を明記し、返信しやすい形にすることが重要。丁寧すぎるくらいでちょうど良いです。誤字脱字のない、簡潔で分かりやすいメールは、それだけであなたの印象を大きく高めます。
📋 この記事でわかること
目次
📧 アポメールの5要素
① 件名
「OB訪問のご相談(大学名・氏名)」一目で内容が分かる
② 自己紹介
大学・学部・氏名・どこで知ったかを明記
③ 訪問の目的
なぜ話を聞きたいかを具体的に
④ 希望日時
複数候補+所要時間(30分等)を提示
⑤ 結び・署名
感謝の言葉+大学・氏名・連絡先
▼ アポメールの基本構成5要素
▼
① 件名・挨拶
所属と名前を明記
② 用件・依頼
OB訪問のお願い
③ 候補日・所要時間
相手が選びやすく
相手の負担を減らす配慮が、返信率を上げる最大のコツ
アポメールの基本5要素(件名・挨拶/自己紹介・用件・候補日時・結び)を押さえれば、どんなシーンでも応用できます。まずこの型を覚えましょう。
📧 例文① 基本形(大学の卒業生名簿から)
【件名】OB訪問のご相談(○○大学・田中太郎)
株式会社△△ マーケティング本部
○○ ○○ 様
はじめまして。突然のご連絡失礼いたします。○○大学 文学部の田中太郎と申します。
大学の卒業生名簿で○○様のお名前を拝見し、ご連絡いたしました。現在マーケティング業界を中心に就活を進めており、現場でご活躍される先輩のお話をぜひ伺いたく存じます。
ご多忙のところ恐縮ですが、30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。○月○日〜○月○日の平日午後でご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
田中太郎/○○大学 文学部 3年
TEL:080-xxxx-xxxx Mail:xxx@xx.ac.jp
基本のアポメールは、堅すぎず失礼のない丁寧な文面が基本です。学生らしい誠実さが伝わる文章を心がけ、ビジネスメールの形式(宛名・名乗り・結びの挨拶)を守りましょう。
なお、メールアドレスは大学発行のものか、氏名が分かる就活用アドレスを使いましょう。ふざけたアドレスは第一印象を損ねます。
📧 10パターンのポイント
①基本形(名簿から):どこで知ったかを明記
②ゼミ・サークルの先輩:共通点を活かし親しみやすく
③紹介してもらった場合:紹介者の名前を冒頭に
④説明会で出会った社員:「先日の説明会で」と接点を
⑤マッチングアプリ:プロフィールを見た旨を明記
⑥キャリアセンター経由:キャリアセンター紹介と明記
⑦企業の人事経由:人事から紹介された経緯を
⑧オンライン希望:オンライン希望を明記・ツール提案
⑨再訪問のお願い:前回のお礼から始める
⑩日程の再調整:相手の都合を最優先する姿勢で
📧 例文③ 紹介してもらった場合
【件名】OB訪問のご相談(○○大学・佐藤花子/△△様のご紹介)
○○様
はじめまして。○○大学の佐藤花子と申します。この度は、△△様より○○様をご紹介いただき、ご連絡いたしました。
現在○○業界を志望しており、現場のお話を伺いたく存じます。30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。○月○日〜○日でご都合のよい日時をお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
佐藤花子/○○大学 3年
TEL:080-xxxx-xxxx Mail:xxx@xx.ac.jp
📧 例文⑤ マッチングアプリ経由
○○様
はじめまして。○○大学の山田と申します。アプリで○○様のプロフィールを拝見し、ぜひお話を伺いたくご連絡しました。
○○様の△△というご経験に強く関心を持っております。オンラインで30分ほどお時間いただけますでしょうか。ご都合のよい日時をお知らせください。
よろしくお願いいたします。山田/○○大学 3年
▼ シーン別アポメールの使い分け
| シーン | ポイント |
|---|---|
| 大学紹介のOBへ | 紹介者の名前を冒頭に明記する |
| アプリで見つけた社員へ | プロフィールを見た旨を添える |
| 説明会で会った社員へ | いつの説明会か具体的に書く |
| 再訪問のお願い | 前回のお礼と再訪の理由を述べる |
以下のシーン別例文は、状況に応じてそのまま使えるように構成しています。自分の立場に近いものを選び、固有名詞や日程を置き換えて活用してください。
📈 返信率を上げる5つのコツ
① 日程の選択肢を複数提示
「いつでも」より「○日〜○日」と幅を持たせる
② 所要時間を明記
「30分ほど」と書くと相手が時間を確保しやすい
③ なぜその人に聞きたいか
具体的な理由があると返信意欲が高まる
④ 誤字脱字をなくす
送信前に必ず読み返す。第一印象を左右する
⑤ 簡潔にまとめる
長すぎる文章はNG。要点を分かりやすく
返信率を上げるには、件名で要件が一目で分かることが重要です。「OB訪問のお願い(○○大学・氏名)」のように、誰からの何の依頼かを件名で示しましょう。
送信する時間帯にも配慮しましょう。深夜や早朝より、平日の日中に送るほうが、相手の目に留まりやすく、常識的な印象を与えられます。
⚠ アポメールのNG例
①件名がない・「はじめまして」だけの件名
②自己紹介が不十分(誰か分からない)
③「いつでも空いてます」と丸投げ
④馴れ馴れしい・タメ口・絵文字
⑤誤字脱字・敬語の誤り
NG例を裏返せば、そのまま良いメールの条件になります。「件名で用件が分かる」「名乗る」「候補日を示す」を満たすだけで、印象は大きく変わります。
📧 リマインドメール(前日)
【件名】明日のOB訪問について(○○大学・田中)
○○様
お世話になっております。○○大学の田中です。明日は予定通り15:00に○○カフェ(新宿駅東口店)でお待ちしております。
お会いできることを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。
田中/○○大学 3年
💡 ポイント:アポ確定後は数日前に質問リスト、前日にリマインドを送ると丁寧。訪問後のお礼メールはお礼メール完全マニュアルを参照ください。
日程が決まったら、リマインドメールを前日に送ると親切です。「明日○時、よろしくお願いいたします」の一言で、相手も予定を確認でき、当日のすれ違いを防げます。
日程調整では、相手が提示した候補に対し「○月○日○時で承知しました」と明確に返すと行き違いを防げます。変更が必要なときは早めに連絡しましょう。
アポメールを送っても返信が来ないことはあります。相手は多忙なので、適切に対応しましょう。
▶ 返信が来ないときの対応
返信がないのは「忙しいから」が大半です。催促しすぎず、相手の状況を思いやる姿勢が大切です。
再送しても返信がない場合、相手を責める気持ちは禁物です。縁がなかったと割り切り、他のOB・OGや探し方を試しましょう。探し方は専門記事も参考になります。
送信前に次の点を確認すると、失礼やミスを防げます。
▶ 送信前チェック
第一印象を左右する大切なメールです。送信ボタンを押す前に、一度声に出して読み返すと安心です。
メールは送ったら取り消せません。特に宛名の会社名・お名前の誤りは大変失礼にあたるため、送信前の確認を習慣にしましょう。
次のようなメールは、返信率を下げたり失礼な印象を与えたりします。
✕ NG例
忙しい相手が「すぐ返信できる」状態を作ることが、断られないアポメールの基本です。
Q1. アポメールに必須の要素は?
件名・自己紹介・訪問の目的・希望日時・結び/署名の5要素です。
これらを丁寧に書けば失礼になりません。
Q2. 件名はどう書く?
「OB訪問のご相談(大学名・氏名)」のように一目で内容と差出人が分かる件名に。
件名なしや曖昧な件名はNGです。
Q3. 希望日時はどう伝える?
複数の候補日+所要時間(30分等)を提示。
「いつでも」と丸投げせず、相手が選びやすい形にすると返信率が上がります。
Q4. 紹介された場合の書き方は?
冒頭で紹介者の名前を明記します。
「△△様よりご紹介いただき」と書くと、相手も安心して対応できます。
Q5. マッチングアプリでも丁寧に?
はい。
アプリでも基本は丁寧な敬語。「プロフィールを拝見し」と接点を明記し、相手のどこに関心を持ったか伝えると好印象です。
Q6. 返信が来ないときは?
1週間程度待ってから、丁寧に再送。
「先日お送りしたメールが届いておりますでしょうか」と確認します。催促しすぎは禁物です。
Q7. 返信率を上げるコツは?
日程の選択肢を複数提示・所要時間を明記・なぜその人かを具体的に・誤字脱字なし・簡潔にの5点。
相手の負担を減らす配慮が鍵です。
Q8. メールの長さはどのくらい?
スマホで一画面に収まる程度が理想。
長すぎると読まれません。要点を簡潔にまとめましょう。
Q9. アポメールのNGは?
件名なし・自己紹介不十分・「いつでも」丸投げ・馴れ馴れしい・誤字脱字。
これらは印象を大きく下げます。
Q10. 質問リストは事前に送る?
送ると丁寧です。
アポ確定後、数日前に質問リストを共有すると相手も準備でき会話が深まります。質問は聞くべき質問30選を参照。
Q11. リマインドメールは必要?
送ると丁寧です。
前日に日時・場所を再確認するメールを送ると、すれ違いを防げて誠実な印象を与えます。
Q12. 日程変更をお願いするには?
早めに連絡し、丁寧にお詫び+代替日を複数提示。
「誠に恐縮ですが」と前置きし、相手の都合を最優先する姿勢を示します。
Q13. アポメールで最も大切なことは?
「相手の負担を最小限にする配慮」です。
忙しい社会人に時間をいただくわけですから、丁寧で分かりやすく、返信しやすいメールを心がけましょう。OB訪問全体はOB訪問とはを参照。
📌 この記事のまとめ
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
