「OB訪問のアポメール、どう書けばいい?」「失礼にならないか不安」「返信がもらえる書き方は?」——OB訪問の最初の関門がアポメールです。第一印象を決める重要な一通。丁寧で分かりやすいメールが、訪問成功への第一歩です。
結論、アポメールは「件名・自己紹介・訪問の目的・希望日時・結び」の5要素を丁寧に書くのが鉄則。相手やシーン別に文面を調整します。本記事では、累計3,625社を審査してきた認定機関が、アポメール例文10選・書き方のコツ・NG例・Q&A 13問まで完全公開します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。アポメールで最も大切なのは「相手の負担を最小限にする配慮」です。忙しい社会人に時間をいただくわけですから、日程の選択肢を複数提示し、所要時間を明記し、返信しやすい形にすることが重要。丁寧すぎるくらいでちょうど良いです。誤字脱字のない、簡潔で分かりやすいメールは、それだけであなたの印象を大きく高めます。
📋 この記事でわかること
📎 OB訪問シリーズ:OB訪問とは(総合ガイド) / 聞くべき質問30選
📎 お礼メール完全マニュアル / 探し方完全ガイド
目次
📧 アポメールの5要素
① 件名
「OB訪問のご相談(大学名・氏名)」一目で内容が分かる
② 自己紹介
大学・学部・氏名・どこで知ったかを明記
③ 訪問の目的
なぜ話を聞きたいかを具体的に
④ 希望日時
複数候補+所要時間(30分等)を提示
⑤ 結び・署名
感謝の言葉+大学・氏名・連絡先
📧 例文① 基本形(大学の卒業生名簿から)
【件名】OB訪問のご相談(○○大学・田中太郎)
株式会社△△ マーケティング本部
○○ ○○ 様
はじめまして。突然のご連絡失礼いたします。○○大学 文学部の田中太郎と申します。
大学の卒業生名簿で○○様のお名前を拝見し、ご連絡いたしました。現在マーケティング業界を中心に就活を進めており、現場でご活躍される先輩のお話をぜひ伺いたく存じます。
ご多忙のところ恐縮ですが、30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。○月○日〜○月○日の平日午後でご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
田中太郎/○○大学 文学部 3年
TEL:080-xxxx-xxxx Mail:xxx@xx.ac.jp
📧 10パターンのポイント
①基本形(名簿から):どこで知ったかを明記
②ゼミ・サークルの先輩:共通点を活かし親しみやすく
③紹介してもらった場合:紹介者の名前を冒頭に
④説明会で出会った社員:「先日の説明会で」と接点を
⑤マッチングアプリ:プロフィールを見た旨を明記
⑥キャリアセンター経由:キャリアセンター紹介と明記
⑦企業の人事経由:人事から紹介された経緯を
⑧オンライン希望:オンライン希望を明記・ツール提案
⑨再訪問のお願い:前回のお礼から始める
⑩日程の再調整:相手の都合を最優先する姿勢で
📧 例文③ 紹介してもらった場合
【件名】OB訪問のご相談(○○大学・佐藤花子/△△様のご紹介)
○○様
はじめまして。○○大学の佐藤花子と申します。この度は、△△様より○○様をご紹介いただき、ご連絡いたしました。
現在○○業界を志望しており、現場のお話を伺いたく存じます。30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。○月○日〜○日でご都合のよい日時をお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
佐藤花子/○○大学 3年
TEL:080-xxxx-xxxx Mail:xxx@xx.ac.jp
📧 例文⑤ マッチングアプリ経由
○○様
はじめまして。○○大学の山田と申します。アプリで○○様のプロフィールを拝見し、ぜひお話を伺いたくご連絡しました。
○○様の△△というご経験に強く関心を持っております。オンラインで30分ほどお時間いただけますでしょうか。ご都合のよい日時をお知らせください。
よろしくお願いいたします。山田/○○大学 3年
📈 返信率を上げる5つのコツ
① 日程の選択肢を複数提示
「いつでも」より「○日〜○日」と幅を持たせる
② 所要時間を明記
「30分ほど」と書くと相手が時間を確保しやすい
③ なぜその人に聞きたいか
具体的な理由があると返信意欲が高まる
④ 誤字脱字をなくす
送信前に必ず読み返す。第一印象を左右する
⑤ 簡潔にまとめる
長すぎる文章はNG。要点を分かりやすく
⚠ アポメールのNG例
①件名がない・「はじめまして」だけの件名
②自己紹介が不十分(誰か分からない)
③「いつでも空いてます」と丸投げ
④馴れ馴れしい・タメ口・絵文字
⑤誤字脱字・敬語の誤り
📧 リマインドメール(前日)
【件名】明日のOB訪問について(○○大学・田中)
○○様
お世話になっております。○○大学の田中です。明日は予定通り15:00に○○カフェ(新宿駅東口店)でお待ちしております。
お会いできることを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。
田中/○○大学 3年
💡 ポイント:アポ確定後は数日前に質問リスト、前日にリマインドを送ると丁寧。訪問後のお礼メールはお礼メール完全マニュアルを参照ください。
Q1. アポメールに必須の要素は?
件名・自己紹介・訪問の目的・希望日時・結び/署名の5要素です。これらを丁寧に書けば失礼になりません。
Q2. 件名はどう書く?
「OB訪問のご相談(大学名・氏名)」のように一目で内容と差出人が分かる件名に。件名なしや曖昧な件名はNGです。
Q3. 希望日時はどう伝える?
複数の候補日+所要時間(30分等)を提示。「いつでも」と丸投げせず、相手が選びやすい形にすると返信率が上がります。
Q4. 紹介された場合の書き方は?
冒頭で紹介者の名前を明記します。「△△様よりご紹介いただき」と書くと、相手も安心して対応できます。
Q5. マッチングアプリでも丁寧に?
はい。アプリでも基本は丁寧な敬語。「プロフィールを拝見し」と接点を明記し、相手のどこに関心を持ったか伝えると好印象です。
Q6. 返信が来ないときは?
1週間程度待ってから、丁寧に再送。「先日お送りしたメールが届いておりますでしょうか」と確認します。催促しすぎは禁物です。
Q7. 返信率を上げるコツは?
日程の選択肢を複数提示・所要時間を明記・なぜその人かを具体的に・誤字脱字なし・簡潔にの5点。相手の負担を減らす配慮が鍵です。
Q8. メールの長さはどのくらい?
スマホで一画面に収まる程度が理想。長すぎると読まれません。要点を簡潔にまとめましょう。
Q9. アポメールのNGは?
件名なし・自己紹介不十分・「いつでも」丸投げ・馴れ馴れしい・誤字脱字。これらは印象を大きく下げます。
Q10. 質問リストは事前に送る?
送ると丁寧です。アポ確定後、数日前に質問リストを共有すると相手も準備でき会話が深まります。質問は聞くべき質問30選を参照。
Q11. リマインドメールは必要?
送ると丁寧です。前日に日時・場所を再確認するメールを送ると、すれ違いを防げて誠実な印象を与えます。
Q12. 日程変更をお願いするには?
早めに連絡し、丁寧にお詫び+代替日を複数提示。「誠に恐縮ですが」と前置きし、相手の都合を最優先する姿勢を示します。
Q13. アポメールで最も大切なことは?
「相手の負担を最小限にする配慮」です。忙しい社会人に時間をいただくわけですから、丁寧で分かりやすく、返信しやすいメールを心がけましょう。OB訪問全体はOB訪問とはを参照。
OB訪問のアポメールは「件名・自己紹介・訪問の目的・希望日時・結び」の5要素を丁寧に書くのが鉄則です。相手やシーン(紹介・マッチングアプリ等)に応じて文面を調整し、日程の選択肢を複数提示・所要時間を明記・誤字脱字なしを徹底しましょう。最も大切なのは「相手の負担を最小限にする配慮」。丁寧で分かりやすいメールが、訪問成功への第一歩です。
📌 この記事のまとめ
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
