「複数社から内定をもらい、1社に決めたが、他社をどう辞退する?」「一度承諾したのに辞退してもいい?」「エージェント経由で受けた内定は、誰に辞退を伝える?」「辞退の理由はどこまで正直に書く?」「在職中だから、平日昼間に電話で辞退するのは難しい」——内定辞退は、転職活動の終盤で避けて通れない場面です。せっかく内定をくれた企業に断りを入れるのは気が引けるものですが、放置するのが最も失礼。誠実に、早めに伝えることが何より大切です。
結論として、内定辞退は「決めたらすぐ・お詫びを添えて・理由は簡潔に」が基本です。複数内定で1社を選ぶとき、残りの企業へは速やかに辞退の連絡を入れます。本記事では、累計3,625社を審査した認定機関が、複数内定の辞退の伝え方、エージェント経由での辞退、辞退の期限とタイミング、角の立たない理由の書き方までを例文付きで解説します。辞退は決して非常識なことではありません。聞き方・伝え方さえ押さえれば、最後まで気持ちのよいやり取りで締めくくれます。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきた中で見えてきたのは、「内定辞退の連絡こそ、その人の誠実さが最も問われる場面」だということです。複数内定の中から1社を選ぶのは候補者の当然の権利であり、辞退すること自体を責める企業はまずありません。問題になるのは、連絡を引き延ばしたり、無断で音信不通になったりすること。企業は次の採用活動を進める必要があるため、辞退の連絡が遅れるほど迷惑をかけてしまいます。決めたらすぐ、お詫びと感謝を添えて伝える——この一手間が、業界内での自分の評判を守ります。
📋 この記事でわかること
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目次
内定辞退で最も大切なのは、「決めたらすぐ・お詫びを添えて・理由は簡潔に」の3点です。辞退すること自体は問題ではありません。伝え方とタイミングが印象を左右します。
辞退の連絡をためらう気持ちは自然なものですが、先延ばしにしても状況はよくなりません。むしろ連絡が遅れるほど、企業は他の候補者への対応が後手に回り、迷惑が大きくなります。辞退は採用活動においてごく日常的に起こることであり、企業側も一定数の辞退を見込んでいます。だからこそ、決断したら速やかに、感謝とお詫びを添えて伝える——それが結果的に双方にとって最も負担の少ない形になります。
★ 内定辞退の3原則
①決めたらすぐ連絡
辞退を決めたら速やかに。企業は次の採用を進める必要がある
②お詫びと感謝を添える
内定をくれたことへの感謝とお詫びを忘れない
③理由は簡潔に
詳細な説明は不要。角の立たない表現でまとめる
辞退は決めた時点ですぐに連絡します。内定には多くの場合「承諾期限」が設けられているので、その期限内に意思を伝えます。複数内定で迷っている間も、辞退する企業が固まったら順次連絡しましょう。期限ぎりぎりまで引き延ばすより、決まった分から早めに伝えるほうが、企業にとっても自分にとっても気が楽になります。
◆ タイミングの考え方
辞退の連絡はメールで問題ありません。ただし、お世話になった度合いが深い場合や、承諾後の辞退では、電話を入れたうえでメールでも残すと丁寧です。在職中で日中の電話が難しい場合は、メール中心でかまいません。電話のかけ方は電話マナーを参照してください。内定辞退を電話で伝える場合の具体的な例文や、引き止められたときの対処は内定辞退の電話・メール例文と伝え方で詳しく扱っています。
内定辞退メールは「宛名→お礼→辞退の意思→お詫び→結び→署名」で構成します。基本的なメールマナーはメール返信ガイドを参照してください。
複数社から内定をもらい1社に決めた場合、他社へは「他社へ入社を決めた」とまで詳しく書く必要はありません。「慎重に検討した結果」という表現で十分です。
一度承諾した内定を辞退する場合は、より丁寧にお詫びを伝え、できれば電話も入れます。承諾後の辞退は企業への影響が大きいため、誠意ある対応が求められます。承諾後の辞退に伴うリスクやお詫び状の書き方など、より詳しくは内定承諾後の辞退マナーを参照してください。
転職エージェント経由で受けた内定を辞退する場合は、企業に直接連絡せず、担当のキャリアアドバイザーに伝えます。担当者が企業へ辞退の意向を伝えてくれます。早めに連絡するほど、担当者も動きやすくなります。エージェントの仕組みはエージェント vs サイトを参照してください。
辞退理由は詳しく書く必要はありません。「慎重に検討した結果」「総合的に判断した結果」といった表現で十分です。他社の社名や条件比較などは書かないのがマナーです。
理由を細かく説明しようとすると、かえって角が立つことがあります。たとえば「給与が他社より低かった」「勤務地が遠い」といった具体的な不満は、書く必要がないばかりか、相手に不快感を与えかねません。辞退の連絡で求められているのは、詳しい理由ではなく、誠実なお詫びと感謝の気持ちです。「自分の今後を考え、慎重に検討した結果」という一文に思いを込めれば、それで十分に伝わります。
★ 理由の書き方
在職中で日中に電話する時間が取りにくい場合は、メールで辞退を伝えて問題ありません。「本来であれば直接ご連絡すべきところ、メールでのご連絡となり恐縮です」と一言添えれば丁寧です。送信は予約送信で営業時間に届くようにしましょう。送信時間の配慮はメール返信ガイドも参考になります。連絡の手段よりも、早さと誠実さのほうがはるかに重要だと考えてください。
◆ 在職中の辞退連絡の工夫
⚠ よくあるNG例
Q1. 内定辞退はメールでいい?
メールで問題ない。承諾後の辞退や特にお世話になった場合は電話も入れると丁寧。在職中はメール中心でよい。
Q2. いつ辞退を伝える?
決めたらすぐ。承諾期限内に連絡する。企業は次の採用を進めるため、遅れるほど迷惑がかかる。
Q3. 辞退理由はどこまで書く?
詳しく書かなくてよい。「慎重に検討した結果」で十分。他社名や条件比較、不満は書かない。
Q4. 複数内定で1社に決めたら?
他社へ速やかに辞退連絡。「他社に決めた」と詳述する必要はなく「検討の結果」で十分。
Q5. 一度承諾したのに辞退できる?
可能だができるだけ早く誠意をもって。電話も入れ、丁寧にお詫びする。影響が大きいため真摯に対応。
Q6. エージェント経由の内定は誰に辞退を伝える?
担当のキャリアアドバイザー。企業に直接連絡せず、担当者が企業へ伝える。早めの連絡を。
Q7. 件名はどう書く?
「内定辞退のご連絡(氏名)」。用件と名前を明記し、相手が一目で分かるようにする。
Q8. 在職中で電話する時間がない時は?
メールで問題ない。「直接でなく恐縮」と添える。予約送信で営業時間に届ける。早さは優先する。
Q9. 辞退すると今後不利になる?
誠実に対応すれば問題ない。辞退は候補者の権利。無断辞退や音信不通こそ評判を損なう。
Q10. 迷っていて期限に間に合わない時は?
期限延長を相談する。正直に事情を伝えれば応じてもらえることも。選考フォローアップを参照。
Q11. 辞退の連絡に返信が来たら?
短くお礼を返す。理解への感謝を簡潔に伝える。やり取りを長引かせず丁寧に締める。
Q12. 内定承諾書を出した後でも辞退できる?
入社前なら辞退可能なことが多い。ただし影響が大きいため、できるだけ早く誠意をもって伝える。
Q13. 電話で辞退する時は何と言う?
お礼→辞退の意思→お詫びの順で。メールと同じ流れを口頭で。落ち着いて簡潔に伝える。
Q14. 選んだ1社の入社準備は?
承諾後の流れを確認。入社手続きや退職連絡を進める。内定後にやることを参照。
Q15. 内定辞退で最も大切なことは?
「決めたらすぐ・お詫びと感謝・理由は簡潔に」。放置が最も失礼。誠実な対応が業界内の評判を守る。
📌 この記事のまとめ
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
