企業の採用面接を受け内定を得たものの、さまざまな事情から辞退することがあります。このとき、「メールで連絡して良いのかな？」と悩む方は多いので
はないでしょうか。今回は、内定辞退のリスクやマナー、連絡方法などについて解説します。

内定承諾後に辞退しても問題ない？

 

内定承諾後でも入社日の2週間前までに辞退を申し出れば、法的な問題は生じません。内定辞退は退職と同等とみなされるためです。

 

内定承諾書を提出したり内定通知書に承諾したりすると、内定者と企業間で労働契約が成立します。労働契約とは、「労働者が企業で働き、企業はその働きに対して賃金を支払う」という契約です。

 

つまり入社前とはいえ、企業の労働者という立場になるのです。そして、労働者には法律によって「退職の権利」が保障されています。

 

民法第六百二十七条には「労働者が労働契約の解除を申し入れてから2週間経過後に契約終了となる」とあるため、入社日の2週間前までに内定辞退を申し入れれば、入社日に契約が解除されるのです。

 

なお、内定承諾書は労働契約を結び、従業員として働く意思を示すだけの書類であり、「必ず入社する」と法的に拘束されるものではありません。

 

企業によっては、内定承諾書とは別に誓約書の提出を求められることがあるでしょう。しかし、誓約書にも法的拘束力はないので、何らかの罰が課せられることはありません。

 

ただし、企業にとって内定辞退は、採用にかけた時間やコストが無駄になる出来事です。内定者へのイメージが悪くなる可能性が高いため、内定承諾書提出後の辞退は慎重に検討し、できるだけ早く伝えることが大切です。

 

出典：デジタル庁「民法（明治二十九年法律第八十九号）」

内定承諾後に辞退をするリスク

 

内定承諾後の辞退は、イメージ悪化以外にもさまざまなリスクをはらんでいます。具体的にはどのような問題が起こる可能性があるのか、詳しくみていきましょう。

損害賠償を請求される場合がある

稀なケースではありますが、内定承諾後の辞退によって損害賠償を請求されるおそれがあります。例えば、必ず入社すると約束し、有料の研修を会社負担で受けていたとしましょう。そして入社直前に内定辞退した場合、費用を返還するよう求められることがあります。

 

また、企業は内定者の名刺や社員証、備品などを準備しますが、内定辞退されるとそれらが無駄になってしまいます。特に入社日まで2週間を切っていると準備が整っている可能性が高いため、費用を負担するよう求められるかもしれません。

 

「法的拘束力はない」「権利だから当然」という態度でいると印象が悪くなり、損害賠償請求するリスクが増してしまいます。どのような理由で内定を辞退するにしても、誠実に対応することが重要です。

子会社や関連企業の選考に影響が出る場合がある

企業はグループ内で情報を共有していることが多いものです。そのため、内定を辞退するとその情報が共有され、子会社や関連会社での選考に悪影響を及ぼすリスクがあります。

 

また、同じ業界内だと、グループが異なる企業でも採用担当者同士がつながっており、情報が伝わる場合があります。

 

特に内定を辞退するときの対応が良くないと、そうしたマイナス情報は広がりやすいので、就職先の選択肢を減らさないためにも丁寧に対応するようにしましょう。

再応募できない場合がある

一度は内定を辞退したものの、やはりその企業で働きたいと思うことがあるかもしれません。しかし、企業によっては「〇年以内は再応募不可」などのルールがあり、再応募ができない場合があります。

 

上記のようなルールがなければ、再度同じ企業に応募することは可能です。とはいえ、内定承諾後の辞退は企業に多大な迷惑をかけるもので、内定者へのイメージも悪くなりがちです。よほど納得感のある理由がない限り、再応募しても不採用になる可能性は高いでしょう。

 

また、内定辞退後に別の内定者が決まり、応募自体が終了していることもあります。「やっぱりこっちの企業が良かった」と後悔しないように、内定辞退は慎重に検討することが大切です。

内定承諾後に辞退する際のマナー

 

内定承諾後に辞退する場合、できるだけ誠実な対応を心がけることが重要です。必要以上に悪印象を与えないためにも、内定承諾後に辞退する際のマナーを押さえておきましょう。

辞退が決定したら早急に連絡する

内定承諾後に辞退する場合は、できるだけ早く連絡しましょう。企業は入社日に向けて、さまざまな準備を進めています。入社日が近づけば近づくほど準備が整い、迷惑をかけてしまうので、入社日の2週間前までに辞退したい旨を伝えましょう。

連絡は基本的に電話で行う

メールで内定辞退の連絡をすると失礼だと思う人もいるため、内定辞退は電話で連絡するが原則です。また、電話で担当者と直接話したほうが申し訳ない気持ちや誠意が伝わりやすく、イメージが悪化しにくいというメリットもあります。

 

担当者が忙しい、リモートワークをしているなどで、繰り返し電話をかけてもつながらない場合はメールで連絡しましょう。このとき、「何度かお電話させていただいたのですが」と一言添えておくと、失礼だと思われるリスクを減らせます。

 

メールに返信が来ない場合は、他のメールに埋もれてしまっていたり返信を忘れていたりする可能性があるので、再度電話をかけてみましょう。

辞退の理由をしっかりと述べる

内定承諾後の辞退をする際は、辞退する理由も伝えましょう。理由をはっきり伝えない、適当にごまかすなどすると、誠意がないと思われるリスクがあるためです。内定辞退の理由としては、次のようなものがあげられます。

 

・単位を落として卒業の見込みがなくなった
・大学院に進むなど、別の道に進むことにした
・他社の内定を受けた　など

 

悪く思われたくないとあいまいにせずに、正直に伝えることが大切です。また、選考の際にいろいろとお世話になったことについて、感謝の気持ちも伝えるようにしましょう。

誠実かつ丁寧な対応を心がける

内定承諾後の辞退は企業に多大な迷惑をかけるものなので、誠実さと丁寧さを意識して対応することも重要です。

 

実際に内定辞退の際に誠実さを欠いた言動をした結果、訴訟問題に発展したケースもあるので注意しましょう。

【例文付き】内定承諾後に辞退する際の連絡方法

 

内定承諾後の辞退の連絡方法として、電話やメール、手紙といった手段もあります。各連絡方法のポイントと例文を紹介しますので、参考にしてみてください。

電話の場合

電話で内定辞退を伝えるときは、以下のポイントを押さえましょう。

 

・内定への感謝を述べる
・内定を辞退する理由を具体的に、正直に伝える
・内定を辞退することの謝罪を丁寧に伝える

 

ここでは、担当者が在籍している場合と不在の場合、それぞれの例文を紹介します。

◆担当者が在席している場合の例文

 

 

◆担当者が不在の場合の例文

メールの場合

電話をせずに初回からメールで内定辞退を伝えるのはNGです。しかし、複数回電話しても担当者につながらない場合は、メールで伝えても問題ありません。メールで内定辞退を伝える場合は、次のポイントを押さえましょう。

 

・件名に内定辞退したいことを記載する
・本文に内定に対する感謝を記載する
・本文に辞退する理由を具体的に、正直に記載する
・内定を辞退することの謝罪を丁寧に記載する
・何度か電話したことと、メール連絡になったことの謝罪を記載する

 

例文を紹介しましょう。

 

おわび状（手紙）の場合

電話での内定辞退の連絡後、おわび状を送るとより丁寧な印象になります。特に紹介によって選考を受けた場合は、紹介者に迷惑をかけることもあるので、おわび状を送るのがおすすめです。おわび状を送る場合は、次のポイントを押さえましょう。

 

・白のビジネス向け便箋を使う
・手書きにする
・間違えたときは修正液などを使わず書き直す
・書き出しは横書きなら企業名、縦書きなら「拝啓」にする
・内定承諾後の辞退になった謝罪を記載する
・内定辞退の理由は記載しない

 

おわび状は縦書き・横書きのどちらでもかまいません。縦書き・横書きそれぞれの例文を紹介します。

 

◆おわび状を縦書きで書く場合の例文

 

◆おわび状を横書きで書く場合の例文

内定承諾後の辞退に関するQ&A

ここでは、内定承諾後の辞退に関するQ&Aを紹介します。

Q1.内定承諾後の辞退はよくある？

内定承諾後の辞退は少なくありません。しかし、損害賠償請求や無理な引き留めなどの問題が起こることがあるので、慎重に考えた上で内定承諾書を提出しましょう。

Q2.内定承諾後の辞退は誰に連絡すべき？

内定承諾後の辞退の連絡は、選考で直接やり取りした採用担当にするのが原則です。担当者が明確でない場合は、人事部に連絡すると良いでしょう。人事部の連絡先がわからないときは、企業の公式サイトの採用情報ページを確認してみてください。

Q3.内定承諾後に辞退したら怒られたり引き止められたりする？

内定承諾後であっても、通常なら怒られたり引き留められたりすることはありません。採用担当者は内定承諾書に法的拘束力がないこと、高圧的な態度が企業イメージに影響する可能性があることを理解しているためです。

 

「トラブルになるかも」と不安を感じるかもしれませんが、早急に連絡すること、謝罪や感謝の気持ちをしっかりと伝えることを心がけましょう。

 

ときには口調が強い、厳しいと感じることもあるかもしれませんが、残念な気持ちの裏返しと考え、冷静に受け答えすることが重要です。もし強く引き留められた場合は、ごまかさずに辞退したい意思を持ち続けるよう心がけましょう。

まとめ

内定承諾後の辞退について、法的な問題はありません。しかし、企業に多大な迷惑をかけるため基本的には避けること、どうしても辞退する場合は早めに連絡することを心がけましょう。