【2023年7月7日掲載記事を更新】
インターンシップに参加する際、エントリーシートや必要書類を企業へ提出する必要があります。
郵送での提出の場合、当然、封筒に入れて企業へ送ることになります。
最近ではウェブ上で提出できる企業が増えてきましたが、ビジネスマナーとして封筒の書き方は覚えておくことをおすすめします。
封筒の書き方が不適切だと、担当者にネガティブな印象を与える可能性があります。マナーを守った適切な送り方で書類を提出しましょう。
目次
・A4サイズの白封筒
・サインペンまたはボールペン(黒)
・クリアファイル
・スティックノリ(または両面テープ)
インターンシップへの応募書類は、個人情報が多く含まれます。安全のために、中身が透けないものがおすすめです。
封筒の色は、白・茶・水色の無地であれば何色でも構いません。しかし、白色の封筒が無難でしょう。
白という色には、フォーマルで上品なイメージがあるため、正式な場や格式の高い場所で使用される封筒は白色が基本です。
応募書類のような機密性の高い重要な書類を送る場合、茶封筒を使用しても問題はありませんが白い封筒のほうが、よりふさわしいと言えるでしょう。
履歴書やエントリーシートなどの書類を折らずに入れることのできる「角形A4号」か「角形2号」がおすすめです。
この2種類はA4サイズの書類がそのまま入る大きさです。
折れている書類は見栄えが悪いので、なるべく「角形A4号」か「角形2号」を準備しましょう。
住所や宛名等はすべて縦書きで、表面の右揃えで記入します。
住所が長い場合、ついつい略称などを用いてしまいがちですが、それはビジネスマナー違反です。ビル名なども略さず記載しましょう。一行で収まりきらない場合には、二行に分けて書くようにしましょう。
また、宛名を記入する際にも企業が株式会社の場合、 (株) という表記もマナー違反です。株式会社と略さず書きましょう。
裏面には左下に送り主の情報を記します。
記載内容は、郵便番号、住所、大学名・学部名・学科名、そして氏名です。
また、右上に郵送日を記載します。
封筒に記載されている住所や宛名は、受け取った人が最初に目にする箇所です。差出人の第一印象と言っても過言ではありません。
良い印象を持ってもらうためにも、最後まで丁寧に封筒作成を行ってください。
また、ビジネスマナーで間違えると恥ずかしいのが「様」や「御中」の使い方です。
【部署宛 例】
○○株式会社
人事部 御中
【個人宛 例】
○○株式会社 人事部
○○ ○○ 様
【担当者名が分からないとき 例】
○○株式会社 人事部
採用ご担当者 様
下記の記事でも詳しくご紹介しているので間違えないように気を付けましょう。
社会に出るまで、送付状の存在を知らなかったという人も多いのではないでしょうか。
送付状とは、封筒に何が同封されているのかを説明するための書類を指します。
添え状などとも呼ばれ、エントリーシートを郵送するときには、この送付状を封筒に同封するのが必須です。
送付状に記載する内容は、日付と宛名、自分の名前と連絡先、件名、本文、そして何が入っているのかひと目でわかるように箇条書きで記します。
余分なことは書かずに必要不可欠な情報だけを入れることが大切です。
エントリーシートの提出時に担当者への配慮として送付状は必ず同封しましょう。
送付状は、ビジネス文書送付時には当然の礼儀です。
また、送付状が必要なのは郵送時のみで、手渡しの時は不要です。 他にも企業側が「送付状は不要」と明示しているケースでは、必要ありません。
マイナスな印象を与えてしまわないよう、忘れずに準備しておきましょう。
ただし、同封し忘れたからといって、後から送付状だけを郵送する必要はなく、むしろ別で送付状だけ送ることで企業に迷惑をかけることになるので控えるようにしましょう。
①日付
右上に、提出日の日付を記入します。西暦か和暦はどちらでも問題ありません。
②宛名
先程の封筒と同様に「様」「御中」の使い方には十分気を付けましょう。
③差出人
差出人として、自分の名前や連絡などの情報を記載します。
必要事項は、大学、学部、学科名や氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）です。
また連絡先に関しては、企業側から連絡が来る場合もあるので日頃から連絡がつきやすい携帯電話番号やメールアドレスを書くようにしましょう。
④送付状（添え状）のタイトル
差出人名よりも下部、中央に、見やすい位置に、送付状のタイトルを記載します。
送った書類の内容がわかるようなタイトルにしましょう。
例：「選考応募書類のご送付について」など
⑥本文
タイトルの下に本文を記載します。
本文の内容・要件以外に、「拝啓」などの頭語を文頭に、「敬具」などの結語を文末に書くことを忘れないようにしましょう。「前略」等の頭語は、送付状に適しておりませんので、避けましょう。
また、要件を記入する前に、挨拶文を忘れずに入れましょう。
送付状においては、
「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「時下、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」
などと、受け取った側を祝福するような挨拶文を書くのが一般的です。
要件に関しては、「この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の書類をお送りいたします。」など内容を端的に記載し、終わりに「何卒よろしくお願い申し上げます。」など結びの挨拶文を最後に挿入しましょう。
⑦記書き
同封している書類名と枚数を、箇条書きでまとめて記載します。
本文より下部、中央に「記」、「記」より下に、箇条書きで、「書類名」と「枚数」、最後に、右下に「以上」と記載します。
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書類の郵送は、慎重に手順を踏むことでプロフェッショナルな印象を築き、就活の成功への一歩となります。
また、ビジネスシーンにおいても、取引先に書類を送付する機会は多くあります。
この際に、不適切な記載や送り方をしてしまうと「ビジネスマナーが十分でない人」と誤解される可能性があります。書類を郵送する際は、手順を細心の注意を払い、丁寧な対応を心がけましょう。
