インターンシップや就活の書類を郵送で提出する場合、封筒の書き方・宛名の敬称・送付状の同封が求められます。「封筒の書き方がわからない」「送付状って何を書けばいいの？」という方のために、封筒の選び方・書き方・宛名のマナー・送付状の作成方法をまとめて解説します。
結論として、封筒は白・角形A4号・中身が透けないものを選び、会社名を省略せず・送付状を必ず同封するのが基本です。採用担当者が最初に目にする部分だからこそ、細かいマナーを押さえておきましょう。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
私たちは累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。封筒の書き方は細かいですが、採用担当者が最初に目にする部分です。「（株）」と省略しない・敬称を正しく使い分ける・送付状を同封するの3点は必ず守りましょう。Canvaのテンプレートを使えば送付状は5分で作成できます。
目次
インターンの応募書類を郵送する際は、封筒や便箋だけでなく、書類を保護するクリアファイルや送付状も必要です。事前にすべて揃えておくことで、提出当日に慌てずに済みます。特に送付状は忘れがちですが、ビジネスマナーとして欠かせないものなので、最初に準備リストを確認し、足りないものは早めに買い揃えておきましょう。文具店や100円ショップ、コンビニでも基本的な物は手に入ります。
送付状を一番上（表紙として）に置き、その下にエントリーシートや履歴書を重ねてクリアファイルに入れるのが基本です。クリアファイルのまま封筒に入れることで書類の折れや汚れを防げます。
封筒選びは、書類が相手に届いたときの第一印象を左右する大切な要素です。サイズが合っていなかったり、中身が透けて見えたりすると、それだけで配慮の足りない印象を与えてしまいます。少しの違いですが、適切な封筒を選ぶことで「細部まで気を配れる学生」という印象につながります。逆に、手元にあった茶封筒をそのまま使うといった対応は避けたいところです。
封筒の色は白い封筒が最も無難で推奨されます。白はフォーマルで上品なイメージがあり、格式のある場での書類送付に適しています。個人情報を含む書類を入れるため、中身が透けない封筒を必ず選びましょう。
市販の封筒には「〒」マークが印刷されているものがありますが、「〒」マークなしの無地タイプを選ぶのがより丁寧です。
履歴書・エントリーシートなどは折らずに送るのがマナーです。A4サイズの書類がそのまま入る「角形A4号」または「角形2号」を選びましょう。
封筒の表面と裏面には、それぞれ書くべき情報と守るべき作法があります。手書きする際は、黒のサインペンやボールペンを使い、丁寧な字を心がけましょう。多少時間がかかっても、一字一字ていねいに書かれた封筒は、受け取った担当者に好印象を与えます。字に自信がない場合でも、ゆっくり丁寧に書くことを意識するだけで印象は変わります。
住所・宛名はすべて縦書き・右寄せで記入します。黒のサインペンまたはボールペンで書きましょう。
封をする際は、のり付けした後に封じ目（封の中央部分）に「〆」の文字を書き入れます。「×」ではなく「〆」であることに注意しましょう。
送付状は、封筒の中に何が入っているかを相手に伝えるための「挨拶状」のような役割を持ちます。ビジネスの世界では書類を郵送する際に同封するのが基本マナーとされており、就活でも同様です。送付状があることで、担当者は中身を確認しやすくなり、あなたのビジネスマナーへの理解度も自然と伝わります。一見手間に思えますが、テンプレートを使えば短時間で作成できます。
送付状とは封筒に何が同封されているかを説明するための書類です。エントリーシートを郵送する際は送付状の同封が必須です。
送付状の作成に慣れていない方には無料デザインツール「Canva（キャンバ）」のテンプレートを活用するのがおすすめです。好みのデザインを選び、名前や日付などを入力するだけで完成します。
◆ 郵送スケジュールの目安
「必着」と「消印有効」では締め切りの意味が大きく異なります。募集要項をよく確認し、どちらの指定かを把握しておきましょう。判断に迷う場合は、とにかく早めに投函しておけば間違いありません。また、投函前にはポストではなく郵便局の窓口に持ち込むと、料金不足や重量超過をその場で確認してもらえるため、より確実です。
なお、書類を手渡しする機会がある場合は、封筒に封をせず、いつでも中身を確認できる状態で渡すのがマナーです。郵送と手渡しでは作法が異なるため、提出方法に応じて準備の仕方を変えましょう。どちらの場合も、クリアファイルで書類を保護し、折り曲げずにきれいな状態で渡すという点は共通しています。第一印象を左右する大切な書類だからこそ、最後まで気を抜かずに仕上げましょう。
Q1. インターンの封筒は何色・どのサイズがいい？
白・角形A4号または角形2号が基本です。履歴書やESを折らずに入れられるサイズを選びましょう。中身が透けない封筒を選び、「〒」マークなしがより丁寧です。
Q2. 封筒に「応募書類在中」と書く必要はある？
書いた方が親切ですが必須ではありません。書く場合は表面の左下に赤字で記入し、赤枠で囲むのが一般的なマナーです。
Q3. 宛名の敬称は「様」と「御中」どちらを使う？
個人宛は「様」、部署・企業宛は「御中」です。両方を同時に使うのはNG。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。
Q4. 送付状は必ず必要？
郵送する場合は同封が必須です（手渡しなら不要）。企業が「不要」と明示している場合は省略してOK。うっかり忘れても、後から別送するのは逆にNGです。
Q5. 封じ目には何を書く？
のり付けした後、封の中央に「〆」の文字を書きます。「×」ではなく「〆」です。これは「確かに封をしました」という証になります。
Q6. 履歴書を書き間違えたら封筒ごと作り直す？
修正液・修正テープは使わず書き直しましょう。封筒も書き間違えたら新しいものを使います。採用書類は修正跡のないきれいな状態で送るのがマナーです。
Q7. 切手はどこで買うのがいい？
郵便局の窓口がおすすめです。その場で重さを計量してもらえ、料金不足を防げます。コンビニでも買えますが、重さを事前に量っておく必要があります。
Q8. 普通郵便と速達どちらで送るべき？
通常は普通郵便でOKです。締め切りが迫っている場合のみ速達を使いましょう。採用書類であれば普通郵便で十分丁寧です。
Q9. 書類は封筒にそのまま入れていい？
いいえ、クリアファイルに入れてから封筒へ入れます。送付状を一番上にし、その下にES・履歴書を重ねます。折れや雨濡れから書類を守れます。
Q10. 送付状は手書きとパソコンどちらがいい？
どちらでも構いません。手書きは丁寧な印象、パソコンは読みやすさが利点です。慣れていなければCanvaの無料テンプレートを使うと、名前と日付を入れるだけで5分で作成できます。
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
