就職活動をする上で必要不可欠なエントリーシート。

作成した履歴書やエントリーシートはメールや郵送で企業へ送付しなければなりません。

今回はエントリーシートをメールで提出する際に役立つ、知っておきたいビジネスメールのマナーをご紹介します。メール文章構成や例文のほか、メール送付時のマナーを正しく理解し、採用担当者に好印象を与えましょう。

▼エントリーシートの作成については、下記の記事をご参考にしてください！

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エントリーシートをメールで送るときのポイント

①    宛先

担当者のメールアドレスが間違っていないか送信前に必ず再確認しましょう。

また、担当者が2人いる場合などもCCへの入力漏れがないか注意しましょう。

②    件名

企業にメールを送る際は、必ず件名に「用件」「大学名・氏名」を入れます。件名を見ただけで担当者がメールの内容を把握できるよう、分かりやすくシンプルなタイトルを心がけてください。

【件名　例】

③    宛名

本文の最初には必ず宛名を入力してください。

送付する相手によって敬称が違うので間違えないよう気を付けましょう。敬称マナーは社会人の基本ですので、誤った表記はマイナスの印象を与えてしまいます。

会社名は正式名称で書き、改行して部署名と担当者名を記載します。

【部署宛　例】

【個人宛　例】

【担当者名が分からないとき　例】

④    用件

メールを送る際は、まず

「大変お世話になっております。○○大学の○○ 太郎と申します。」

と挨拶をしてから本題に入ります。

用件を簡潔に伝えたら、

「お忙しいところ誠に恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。」

といった締めの文を書きましょう。

⑤    署名

本文の1番下には、署名を入れておきましょう。

【署名　例】

メールにデータを添付するときの注意点

①ファイルの形式

WordやExcelなどで作成したエントリーシートは、企業側から特に指定がなければＰＤＦで送りましょう。

※Excel・Wordで作成したエントリーシートをPDFに変換する方法※

②ファイル名

ファイル名は、下記のようにすると、採用担当者がひと目で「誰のエントリーシートなのか」を把握することができます。

【ファイル名　例】

③添付漏れ

メールでデータを送る際に起こりがちなミスが「添付漏れ」です。

メールの本文を作成したあとに、データを添付しようと思っていてもうっかり忘れてしまうことがあります。

メール本文を作成する前に、まずはデータを添付するようにしましょう。もしも忘れてしまった場合は、送信したメールの件名の冒頭に「再送信」と加えて再送し、添付を忘れたことをおわびしましょう。

④ファイルにパスワードをつけるときは別途送付

エントリーシートには個人情報が多く含まれるため、不安があればパスワード付のZIPファイルで送付しましょう。気を付けたいのは、エントリーシートを添付したメールそのものにパスワードは書かないようにしましょう。

先にエントリーシートを添付したメール送り、その後パスワードを記載したメールと、分けて対応するのが望ましいです。

※作成したPDFエントリーシートにパスワードを設定する方法※

パスワード付のZIPファイルを作成するには、無料ソフトの「Lhaplus」のダウンロードが必要です。

履歴書や職務経歴書など、複数のファイルにまとめてパスワードを設定できるのでとても便利です。下記のリンクからダウンロードして、事前にパソコンにインストールしておきましょう。

エントリーシートをメールで送るときの例文

①エントリーシートを送るときの例文

②パスワードを付ける場合のメール

まとめ

今回はエントリシートをメールで送付するときのポイントや注意点をご紹介しました。

正しい言葉使いや社会人マナーは、就活において重要です。エントリーシートの送付に限らず、誤字・脱字のチェックや担当者の名前や敬称が間違っていないかなど送付前に確認しましょう。