エントリーシートのメール例文と送り方マニュアル|件名・宛名・ファイル名・添付の注意点を解説

就職活動で作成したエントリーシートは、メールで企業へ送付する機会が多くあります。「どんな文面で送ればいいの?」「件名や宛名の書き方がわからない」——そんな不安を解消するために、ESメール提出の例文・件名・宛名・ファイル名・添付時の注意点をまとめて解説します。

結論として、ESのメール送付でよくあるミスは「添付漏れ」と「件名の不備」です。本文を書く前にまずファイルを添付する習慣をつけましょう。件名には「用件+大学名・氏名」を入れ、採用担当者がひと目でわかる形にしてください。

岩元翔

日本次世代企業普及機構 代表理事

岩元 翔

ESのメール送付でよくあるミスは「添付漏れ」と「件名の不備」です。本文を書き終えてからファイルを添付しようとして送信してしまうケースが非常に多いです。本文を書く前にまずファイルを添付する習慣をつけましょう。件名には「用件+大学名・氏名」を入れ、採用担当者がひと目でわかる形にしてください。

◆ この記事でわかること

  • エントリーシートをメールで送るときの例文(通常・パスワード付き)
  • 件名・宛名・用件・署名の正しい書き方
  • ファイル形式・ファイル名のマナー
  • 添付漏れ・パスワード設定時の対処法
  • よくある疑問Q&A

エントリーシートをメールで送るときの例文

通常のエントリーシート送付メール

■ メール例文(通常)

件名:【エントリーシート送付の件】○○大学○○学部 ○○太郎

○○株式会社
人事部 ○○様

大変お世話になっております。
○○大学の○○太郎と申します。

エントリーシートを送付いたします。
ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————————–
○○ 太郎(○○ タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:090-○○○○-○○○○
メール:○○○○○○@○○○○○○.co.jp
—————————————–

パスワード付きファイルを送る場合の例文(2通)

個人情報保護のためパスワードを設定する場合は、ESを添付したメールと、パスワードを記載したメールを別々に送ります。

■ メール例文(パスワード付き・1通目:ESを添付)

件名:【エントリーシート送付の件】○○大学○○学部 ○○太郎

○○株式会社
人事部 ○○様

大変お世話になっております。
○○大学の○○太郎と申します。

エントリーシートを送付いたします。
また、添付のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールにて別途お送りさせていただきますので、
合わせてご査収のほど、お願い申し上げます。

ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————————–
○○ 太郎(○○ タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:090-○○○○-○○○○
メール:○○○○○○@○○○○○○.co.jp
—————————————–

■ メール例文(パスワード付き・2通目:パスワードを送付)

件名:【パスワード送付の件】○○大学○○学部 ○○太郎

○○株式会社
人事部 ○○様

大変お世話になっております。
○○大学の○○太郎と申します。

先ほど送付いたしましたエントリーシートのパスワードをご案内いたします。
パスワード:○○○○○○○○

何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————————–
○○ 太郎(○○ タロウ)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:090-○○○○-○○○○
メール:○○○○○○@○○○○○○.co.jp
—————————————–

エントリーシートをメールで送るときのポイント5つ

ポイント1:宛先(TO・CC)

送信前に、担当者のメールアドレスが正しいか必ず確認しましょう。担当者が複数いる場合は、CCへの入力漏れがないか合わせてチェックしてください。

! 送信前のチェックリスト

  • 宛先のメールアドレスに誤りはないか
  • CC・BCCの設定漏れはないか
  • ファイルは正しく添付されているか
  • 件名に用件・大学名・氏名が入っているか
  • 本文に誤字脱字はないか

ポイント2:件名

件名には「用件」「大学名・氏名」を必ず入れましょう。

◆ 件名の書き方例

【エントリーシート送付の件】○○大学○○学部 ○○太郎

ポイント3:宛名

本文の冒頭には必ず宛名を入力します。会社名は正式名称で書き、改行して部署名・担当者名を記載しましょう。

◆ 宛名の敬称の使い分け

部署宛の場合:○○株式会社 人事部 御中

個人宛の場合:○○株式会社 人事部 ○○ ○○様

担当者名が不明な場合:○○株式会社 人事部 採用ご担当者様

! NG例

  • 「(株)」など会社名を省略して書く
  • 個人宛に「御中」を使う(個人宛は「様」が正しい)
  • 「様」と「御中」を同時に使う

ポイント4:用件

◆ 本文の構成

  • 挨拶:「大変お世話になっております。○○大学の○○太郎と申します。」
  • 用件:「エントリーシートを送付いたします。」など簡潔に
  • 締め:「お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」

ポイント5:署名

本文の最後には必ず署名を入れましょう。シンプルな形式にし、装飾や絵文字は避けてください。

データ添付時の注意点4つ

注意点1:ファイルの形式はPDFが基本

WordやExcelで作成したエントリーシートは、企業から特に指定がなければPDFに変換して送りましょう。PDF形式にすることで、相手の環境で見た目が崩れる心配がなくなります。

◆ Word・ExcelをPDFに変換する手順

  • 1. ファイルを開く
  • 2. 「ファイル」→「エクスポート」をクリック
  • 3. 「PDF/XPSの作成」を選択
  • 4. ファイル名・保存場所を指定して「発行」をクリック

注意点2:ファイル名のつけ方

◆ ファイル名の書き方例

【エントリーシート】○○大学_○○太郎(2026.4.3送付)

注意点3:添付漏れへの対処法

★ 添付漏れを防ぐコツ

本文を書く前に、まずファイルを添付する習慣をつけましょう。もし添付を忘れて送信してしまった場合は、件名の冒頭に「【再送信】」と加えてお詫びとともに再送しましょう。

注意点4:パスワードはESと別メールで送る

エントリーシートには個人情報が含まれるため、パスワード付きZIPファイルで送付するのが安心です。重要なのは、ESを添付したメールにパスワードを書かないこと。パスワードは別メールで後から送るのが正しいマナーです。

よくある疑問Q&A

Q. es メール提出 例文はどのくらいの長さにすればいい?

本文は簡潔にまとめるのが基本です。「挨拶→用件→締め→署名」の構成で5〜10行程度が目安です。長すぎると読みにくくなります。「ESを送付しました」という事実と「よろしくお願いします」という礼節を伝えることが目的なので、余計な情報は不要です。

Q. エントリーシート メール 送り方でスマートフォンから送ってもいい?

基本的にはPCから送ることを推奨します。スマートフォンからでも送れますが、添付ファイルの確認・文字化けのリスク・誤字脱字の見落としなどが起きやすいためです。どうしてもスマートフォンから送る場合は、必ず送信前に全項目を確認してください。

Q. エントリーシート メールで送る 何時に送れはいい?

採用担当者の就業時間内(9〜18時)に送ることが望ましいです。深夜・早朝に送ることは避けましょう。夜に作成した場合は翌朝の就業時間内に送信するのがマナーです。

Q. エントリーシート提出 メールで添付を忘れた場合はどうすればいい?

速やかに再送しましょう。件名の冒頭に「【再送信】」と加え、「先ほどのメールで添付が漏れておりました。大変失礼いたしました」とお詫びを一言添えて、正しくファイルを添付した状態で送り直してください。

Q. エントリーシート メール 返信をもらったらどう対応する?

受領確認のメールが届いた場合は24時間以内にお礼メールを返信するのがマナーです。「お忙しい中、確認いただきありがとうございます。選考のほど何卒よろしくお願いいたします。」と簡潔に。返信の返信は原則不要ですが、相手から質問があった場合は速やかに回答しましょう。

まとめ

◆ この記事のまとめ

  • ESのメール例文は「通常」「パスワード付き(2通構成)」の2パターンを準備しておく
  • 件名には「用件+大学名・氏名」を入れ、担当者がひと目でわかる形にする
  • 宛名の敬称は個人宛「様」・部署宛「御中」を使い分ける
  • ファイル形式はPDF・ファイル名には大学名・氏名・日付を入れる
  • 添付漏れ防止のため、本文前にファイルを添付する習慣をつける
  • パスワードはESと別メールで送付するのがマナー
   
運営者情報

日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔

東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。