就職活動や転職活動中は応募先企業とのメールのやりとりをする機会が多くあります。

 

今回こちらの記事では、面接の日程調整や履歴書送付、内定返信などのメールでのマナーについて
紹介します。

履歴書送付メールの送り方とマナー

■PDFファイルで送る

メールで履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する際、特に指定がない場合は記入したWordやExcelのファイルをPDFに変換して送ると良いでしょう。

 

PDFファイルならPCの環境によって表示ができないことはほとんどありません。

 

最近はApple社のMacBookを利用している方も多いですが、稀にMacBookでしか開くことができない、icloudを通さないと確認できないファイルなども存在するため、PDFファイル化することをおすすめします。

 

そして、企業側は多くの応募者の書類を扱っているので、ファイル名には「応募書類＿氏名」など、書類名と自分の名前を明記するようにしましょう。

 

■メール文面

次にメール文面の例を紹介しましょう。

 

応募先企業によって担当者や送付資料が異なるので、例文を参考にしながら臨機応変に対応してください。

 

 

～送信前のチェックポイント～

✓ファイルを添付するのを忘れてしまわないように注意
✓添付ファイルが大きすぎないか確認する（1MB以下目安）
✓添付書類に「氏名」が明記されているか確認

 

 

■面接日程調整のメール！！

応募先企業から面接の日程調整の案内メールが届いたら、スケジュールを確認し半日から1日以内に返信するのが基本です。

 

返信の際は、前回の内容も確認できるよう、件名・本文ともに履歴を残しておくのが基本です。

 

まずは、メールの基本マナーをおさらいします。

 

 

～送信前のチェックポイント～

✓日時や曜日に誤りがないか確認
✓面接日時が確定したら、認識のズレがないことを伝える

 

履歴書をPDFにして送る方法

WordやExcelで作成した履歴書をPDFに変換するときは、保存時の操作方法に注意します。操作を誤ったときや、後で読み返して誤字脱字が見つかったときのために、まずは先に普段通りの方法でWordやExcelのままファイルを保存しておきましょう。

 

PDFに変換するときは、各ソフトウェアの保存機能を利用します。具体的な手順は、下記の通りです（Word・Excel共通です）。

 

1.画面左上の「ファイル」をクリックする
2.「名前を付けて保存」をクリックする
3.「その他の場所」の欄の下にある「参照」をクリックする
4.ポップアップ画面の「ファイルの種類」をクリックする
5.PDFを選んで、任意のファイル名をつけて「保存」をクリックする

 

上記の操作で、もともと保存していたファイルと同じフォルダに、PDF化した履歴書が新たに保存されます。見つからない場合は別のフォルダに保存されている可能性があるため、探してみましょう。保存するときに、場所もあわせて指定しておくと紛失する心配がありません。

 

「参照」または「このPC」をダブルクリックすると、ポップアップ画面が表示されます。ポップアップ画面の段階で保存したい場所・ファイル名・ファイルの種類（PDF）をそれぞれ選択・編集して保存しましょう。

 

例えば目立つ場所に保存したいとき、「参照」または「このPC」をダブルクリックした後、ポップアップ画面の左側に表示される一覧からデスクトップを選びます。ファイル名やファイルの種類を指定して保存すれば、指定した場所にPDF化した履歴書のアイコンが表示される仕組みです。

【パスワード設定】履歴書送付メールの安全な送り方

履歴書は、個人情報の塊です。履歴書のPDFファイルを添付して送信するときは、セキュリティ対策も忘れずに行いましょう。

 

パスワード設定をしておくと、万が一メールを誤った相手に送信したとしても、中身を見られずに済みます。

パスワードの設定方法

PDFファイルにパスワードを設定する方法は、ファイルの種類の変換時と圧縮時の2種類です。

 

ここでは、それぞれのやり方でパスワード設定する方法を解説します。

 

◆PDF化のときにパスワードをかける方法

履歴書のファイルそのものをPDFに変換するときに、パスワード設定も行う方法を解説します。具体的な手順は、下記の通りです。

 

なお、下記の方法によるパスワード設定は、基本的にWordのみの対応です。Excelで作成した履歴書にパスワード設定したい場合は、先にPDF化を行ってから、後述の圧縮ファイルで設定する方法を利用します。

 

表示されたポップアップ画面では、同時にファイル名や保存場所も指定できます。新しいファイル名で作成しておけば、パスワード未設定の元のファイルも個別に残せます。

 

元のPDFファイルをパスワード未設定のままで個別に残したい場合は、「書き出す」作業時に新しいファイル名を入力します。鍵のかかったファイルがコピーとして新たに作成され、元のPDFファイルはパスワードをかけていない状態で残せます。

 

◆圧縮ファイルでパスワードをかける方法

圧縮ファイル（ZIPフォルダ）にすると、Excelで作成した履歴書や他の書類もパスワードをかけられます。圧縮ファイルを利用するメリットは、Excel以外のファイルの種類にも幅広く対応しており、フォルダ内に収納すれば複数のファイルをまとめてパスワードで保護できることです。

 

履歴書以外の書類もあわせて送付するとき、圧縮ファイルを使用すれば受け取る側も管理しやすくなります。

 

作成した履歴書を圧縮する方法は、Lhaplus (ラプラス)や圧縮・解凍ソフト 7-Zipなど無料ソフトの使用が一般的です。

 

具体的な手順は、下記の通りです。

 

圧縮するファイルを入れるフォルダの名前は、自分の氏名と送信日を記載します。フォルダ内に入れた履歴書と同じ名前でも構いません。受け取った相手が誰から送られたもので、中に何が入っているかわかるように設定することが大切です。

 

PDFファイルや圧縮ファイル作成時のパスワードは、メモ帳などに記録しておくとトラブルを防げます。

 

メモ帳などで記録しておけばコピー＆ペーストで手軽に記載できるため、採用担当者へメールを送るときに入力内容を間違えたり、うっかり忘れたりする心配がありません。

パスワードは別のメールで送る

PDFファイルにかけたパスワードは、送付先企業の採用担当者に共有する必要があります。パスワードが分からなければ、採用担当者に履歴書を見てもらえません。

 

パスワードを共有するときは、履歴書の送付メールとは別に、新しくメールを作成して送りましょう。PDFファイルの送付とパスワードメールを分ける理由は、万が一流出したときに中身を見られないようにするためです。

 

ただし、メールを分けるだけでは必ずしも安全とは言い切れません。誤送信なら対策できても、悪意ある第三者への流出時は、意図的に盗み見られるおそれがあります。盗み見るためのツールを使用される他、ウイルス侵入のリスクも考えられます。

 

代替策として、オンラインストレージサービスがあげられます。企業によってはオンラインストレージへのアップロードを求めてくる場合もあるので、送付方法は各社の指示に従いましょう。

お礼や選考結果についての問い合わせメールマナー

■面接後のお礼メール

面接後のお礼は必ずしも必要ではありません。

 

送る際は、応募者からのメールを採用担当者は大量に受信している可能性もありますので、定型文のようなメールはかえって迷惑になることもあります。

 

自分なりの感想などをいれるようにしましょう。

 

また、遅刻などで迷惑をかけた場合は、お詫びやお礼も一言添えて送りましょう。

 

～送信前のチェックポイント～

✓日時や曜日に誤りがないか確認

 

■企業からの連絡がない場合

「面接後、しばらく経っても採用・不採用の連絡が来ない……。」

 

そんなときはまず応募先企業に問い合わせる前に、受信フォルダや迷惑メールフォルダ、ゴミ箱にメールが入っていないか確認しましょう。

 

何度探しても見つからなかったら、まずは面接のお礼を述べ、結果はいつ頃になるかをメールで問い合わせてみましょう。

 

～送信前のチェックポイント～

✓結果を問い合わせる前に、本当に結果通知のメールは来ていないか確認

 

内定承諾、辞退する場合のメールマナー

■内定メールが届いたら

応募先企業から内定のメールが届いたら、早めの返信を心がけましょう。

 

承諾する場合は「お礼、入社後の抱負」なども簡潔に書き添えるとより良い印象を与えることができるでしょう。

 

返信が遅れると内定辞退と見なされる可能性もありますので、なるべくその日のうちに返信するのが基本です。

 

「承諾前に事前に条件などを確認したい」という場合は、書面で労働条件通知書をもらえるように依頼してみましょう。

 

～送信前のチェックポイント～

✓勤務条件・給与・待遇など労働条件に不明点がないか確認

 

 

■辞退のメール

また内定が決定したら、その他の応募先企業へ選考辞退をメールで伝えることも就活時のマナーです。

 

内定を辞退する場合も選考してもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。

 

他の選考がまだあり「保留したい」場合は、最長1週間以内の猶予で打診すると良いでしょう。

 

～送信前のチェックポイント～

✓猶予を打診する日程は通常2~3日、長くても1週間が限度

 

履歴書送付メールに関するよくある質問

ここでは、履歴書送付メールを送るときに多くの方が感じる疑問を集めました。回答・解説も記載しているので、参考にしてみてください。

スマートフォンから履歴書を送って良い？

 

個人用のPCを所持していない、故障中などなんらかの事情がある場合は、スマートフォンで履歴書を送付しても問題ありません。PCで送付するときと同じ手順・内容で送りましょう。

 

注意点は、件名、添付ファイル、署名を忘れないことです。特に件名や署名は私的なメールでは省略しがちなため、忘れやすいポイントです。

 

基本的に、採用担当者はPCでメールを確認します。PCでは読みにくくなっていることがあるため、スマートフォンで作成するときは改行や書き方に注意しましょう。

履歴書は何日以内に送るべき？

履歴書に限らず、面接や書類提出の依頼を受けたときは、できる限り早く対応しましょう。遅くとも2～3日以内には送付したほうが好印象です。

 

忙しくて履歴書の送付に時間がかかりそうなときは、メールの返信であらかじめ送付できる日の目安を伝えておきましょう。「何日までにお送りいたします」と期限を切っておくと、自分自身も忘れずに対処できます。

メールを送る時間はいつがベスト？

メールを送る時間は、常識の範囲内を心がけることが大切です。基本的には、企業の営業時間内が目安です。

 

メールの送信時刻が合否に直接関係することはないと考えられるものの、ビジネスマナーとして、相手が即座に気付ける営業時間内がベストといえます。

 

深夜帯の送信は、生活習慣が整っていないイメージにつながり、印象が悪くなるおそれもあります。忙しくて帰宅が深夜になりがちな場合は、先にメール本文を作成しておき、朝や昼の隙間時間に送信ボタンを押すか、予約送信機能の活用もおすすめです。

履歴書を送っても返信が来ないときはどうする？

応募数が多い企業の場合、メール内容の確認作業に時間がかかり、すぐに返信がこないときもあります。採用担当者が複数名いるとは限りません。1～2週間程度は待ちましょう。

 

ただし、送付先が「〇日以内に返信します」と指定している場合があります。指定日を過ぎても、または指定がなくても1～2週間経っても返信がないときは、メールが見落とされている可能性があります。

 

ある程度待っても返信がこないときは、再度メールで問い合わせるか、電話で確認しても問題ありません。

履歴書送付メールの最終チェックリスト

履歴書送付メールを送る前に、下記の点に抜け漏れがないか確認しましょう。

 

履歴書には個人情報が含まれるため、家族やサークルなどで共有しているメールアドレスでの送信は避けるべきです。個人専用のメールアドレスを使用しましょう。

 

送付先のメールアドレスや宛先（会社名・採用担当者名）に誤りはないか、本文にも誤字脱字はないか、送信前に再度確認します。就活時のメールは普段使い慣れない敬語を使用することが多いため、不自然な言い回しになっていないかどうかも確認しておくことが大切です。

 

ファイルの添付忘れや、形式・パスワードの誤りにも注意が必要です。添付ファイルはPDF化しているか、パスワードの送付は新しいファイルとして作成しているか、設定したパスワードを正しく記載しているかも忘れずに確認しましょう。

履歴書送付や返信メールを送る際の注意点

ここでは、履歴書送付や返信メールを送る際の注意点について紹介します。

件名はわかりやすく簡潔にする

企業の採用担当者は日々多くのメールを受け取っています。履歴書を送る際の件名は「履歴書送付の件／〇〇大学 〇〇（氏名）」のように、一目で内容と送信者が分かるようにしましょう。

本文には送付の目的と添付ファイルの内容を記載する

メール本文では冒頭で「お世話になっております」と挨拶をし、履歴書送付の目的を明記します。そのうえで、「履歴書を送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします」といった形で結ぶのが基本です。また、添付ファイルが何であるかを明記することも重要です（例：「履歴書（PDF形式）を添付しております」など）。

誤送信やファイルの添付忘れに注意する

履歴書の添付漏れはよくあるミスです。送信前に必ずファイルが正しく添付されているか、また内容に間違いがないかを再確認しましょう。また、誤った相手に送っていないか、メールアドレスの確認も忘れずに行ってください。

メールアドレス・ファイル名も見直す

ビジネスにふさわしくないメールアドレス（例：絵文字やニックネームを含むもの）は避けましょう。履歴書のファイル名も「履歴書.pdf」ではなく、「履歴書_氏名.pdf」など個人が識別できる形にしておくと親切です。

返信メールも迅速かつ丁寧に対応する

企業からのメールには、遅くとも当日中、遅くても翌営業日には返信するようにしましょう。本文には感謝の意を伝えたうえで、必要事項への回答や確認の旨を簡潔にまとめて記載してください。敬語表現の誤用や省略にも注意を払いましょう。

まとめ

今回は、「面接の日程調整や履歴書送付、内定返信などのメールでのマナーについて」紹介しました。正しい文面とメール送信のタイミングで採用担当や人事担当に送れば、メール文面でも印象を良く与えられるでしょう。

 

メールの返信はできるだけPCから送るようにし、返信期限や誤字脱字にも注意しましょう！

 

何より大事なのは、送信前に文面をチェックすることです。

 

メールでもマナーをしっかり押えて、面接〜内定までつなげていきたいですね！