「履歴書送ってください」と企業から依頼された時、どう返信すればいいか迷っていませんか?マナー違反になったらどうしよう、タイミングはいつがベストなのか——迷うポイントは多いものです。
結論、「①半日〜1日以内に返信②件名はRe:で元の件名を残す③送付予定日を本文に明記④添付ファイルはPDF化⑤ファイル名に氏名を入れる」の5点を守れば失礼になりません。本記事では、返信例文8選・PDF変換方法・パスワード設定・NG例・業種別マナー・送信前チェックリスト・Q&A 13問まで、認定機関の視点から徹底解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきました。返信で最も大切なのは「いつ送るか」を明確に伝えること。すぐ送れない場合でも「◯月◯日までに送付いたします」と期日を伝えれば好印象です。添付時は必ずPDF化し、ファイル名に氏名を入れてください。送信後の「添付忘れ」「ファイル名未設定」が最多のミスです。
📋 この記事でわかること
目次
企業から「履歴書を送ってください」と依頼された時、返信メールで押さえるべき基本は以下の3点です。
✅ 返信メールの基本3原則
半日〜1日以内に返信する
すぐ送付できない場合でも「確認した旨・送付予定日」を先に返信する
件名は「Re:」で元の件名を残す
「Re:件名(氏名)」と自分の名前を加えるとより丁寧
送付予定日を本文に明記する
「本日中に」「◯月◯日までに」など具体的に伝える
⏰ 返信タイミング早見表
平日の日中(9〜17時)に受信
→ 受信から2〜3時間以内が理想
平日の夜(18〜22時)に受信
→ 当日中、または翌朝9〜10時
深夜(22時以降)に受信
→ 翌朝9〜10時が望ましい
土日祝日に受信
→ 翌営業日の午前中
状況に合わせて使える8つの例文をご紹介します。そのままコピーして使える形式ですが、企業名・担当者名は必ずご自身で入力してください。
📧 例文①(即送付版)
件名:Re:応募書類ご提出のお願い(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました◯◯◯◯です。
この度は応募書類提出のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
履歴書と職務経歴書をPDFにて添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
お忙しい中恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――
◯◯ ◯◯(氏名)
電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール:◯◯◯◯@◯◯◯◯
――――――――――――――――
📧 例文②(期日明記版)
件名:Re:応募書類ご提出のお願い(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました◯◯◯◯です。
この度は応募書類提出のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
履歴書と職務経歴書は、◯月◯日(◯)までにメールにてお送りいたします。
お忙しい中大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯ 電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
💡 ポイント:送付までに時間がかかる場合は必ず「いつまでに送るか」を明記します。期日を伝えることで企業側の管理もしやすくなります。
📧 例文③(送付完了報告版)
件名:応募書類ご送付の件(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯◯◯と申します。
先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
ファイルはPDF形式にて添付しております。
なお、添付ファイルにはパスワードを設定しておりますので、別メールにてパスワードをお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯ 電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
📧 例文④(パスワード別送版)
件名:【パスワード】応募書類ご送付の件(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯◯◯です。
先ほどお送りいたしました応募書類のパスワードをお送りいたします。
パスワード:◯◯◯◯◯◯◯◯
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯ 電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
📧 例文⑤(郵送対応版)
件名:Re:応募書類ご送付のお願い(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました◯◯◯◯です。
応募書類ご送付のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
履歴書と職務経歴書を、◯月◯日(◯)までにご指定の住所へ郵送いたします。
到着まで今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯ 電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
📧 例文⑥(深夜受信・翌朝返信版)
件名:Re:応募書類ご提出のお願い(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
おはようございます。◯◯◯◯です。
昨夜、応募書類提出のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
時間外のメール確認となりましたので、本日朝一番でご返信差し上げております。
履歴書と職務経歴書は、本日中にPDF形式にて添付メールでお送りいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯ 電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
💡 ポイント:深夜に即返信すると「時間感覚に欠ける」印象を与える可能性があります。朝9〜10時に送信予約しておくのがベスト。「昨夜いただいた」「本日朝一番で」という表現で丁寧さを演出できます。
📧 例文⑦(添付忘れお詫び版)
件名:【再送】応募書類ご送付の件(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯◯◯です。
先ほどお送りしたメールにつきまして、添付ファイルが漏れておりました。
大変失礼いたしました。誠に申し訳ございません。
改めまして、履歴書と職務経歴書(PDF形式)を添付しましたので、
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
お手数をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
◯◯ ◯◯ 電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
⚠ 注意:件名の冒頭に「【再送】」と入れることで、担当者が一目で再送と気づけます。お詫びの表現を素直に、簡潔に伝えることが大切です。
📧 例文⑧(Re:短文版)
件名:Re:応募書類ご提出のお願い
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯◯◯です。
応募書類提出のご連絡、ありがとうございます。
履歴書と職務経歴書(PDF)を添付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
◯◯ ◯◯ 電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
💡 ポイント:実務で最も使われるのがこのRe:返信形式です。スレッドに残るため企業側が管理しやすく、短文でも十分丁寧な印象を与えます。メールに慣れた転職者に推奨。
メールで履歴書や職務経歴書を送付する際、特に指定がなければWordやExcelで作成したファイルをPDFに変換して送るのが基本です。PDFであればPC環境による表示崩れがほとんどなく、改ざん防止にもなります。
企業側は多くの応募者の書類を扱っているため、ファイル名に「応募書類_氏名」「履歴書_山田太郎」のように書類名と自分の名前を明記しましょう。
📁 おすすめのファイル名例:
・履歴書_山田太郎_20260515.pdf
・職務経歴書_山田太郎.pdf
・応募書類_山田太郎.pdf
⚠ 送信前に必ず確認する3点
WordやExcelで作成した履歴書をPDFに変換する手順は以下の通りです(Word・Excel共通)。
📄 PDF変換の5ステップ
画面左上の「ファイル」をクリック
「名前を付けて保存」をクリック
「参照」をクリック
ポップアップ画面の「ファイルの種類」をクリック
PDFを選択し、任意のファイル名をつけて「保存」をクリック
PCがない場合でも、スマートフォンでPDF変換は可能です。
履歴書は個人情報の塊です。PDFファイルを添付して送信する際は、セキュリティ対策としてパスワード設定を行いましょう。
「ファイル」→「名前を付けて保存」→「参照」をクリック
ファイルの種類で「PDF」を選択し「オプション」をクリック
「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れる
任意のパスワードを入力してOKをクリックし保存する
パスワードを共有する際は、履歴書の送付メールとは別に新しくメールを作成して送りましょう。万が一流出した時に中身を見られないようにするためです。
⚠ 注意:最近ではパスワード付き添付ファイル(PPAP)はセキュリティリスクがあるという指摘もあります。企業によってはパスワード不要・むしろ避けるよう指示されることもあるため、企業側の指示に従いましょう。
✗ NG例:件名「お願いします」「送ります」「(空欄)」
採用担当者は1日に数十〜数百件のメールを受け取っています。件名が不明瞭だと迷惑メール扱いされたり、後回しにされたりします。「応募書類ご送付の件(氏名)」など具体的な件名を付けましょう。
✗ NG例:「履歴書を添付いたしました」と書きながら実際は添付なし
最も多いミスが添付忘れです。送信前に必ず添付ファイルをクリックして開く・確認する習慣をつけましょう。
✗ NG例:「履歴書.pdf」「rireki.pdf」「Document1.pdf」
企業は多くの応募者の書類を管理しています。ファイル名に氏名がないと判別できず、管理の手間が増えます。
✗ NG例:「添付します!!(^_^)v」「宜しくです★」「送らせていただきます〜」
ビジネスメールでは絵文字・顔文字・カジュアル表現は厳禁。社会人としての基本マナーが欠けていると判断されます。
✗ NG例:署名欄に「山田」のみ、または署名なし
署名には氏名(ふりがな)・電話番号・メールアドレスを必ず記載しましょう。学生の場合は大学名・学部学科も必須です。
🎯 立場別 返信マナーの違い
就活(新卒)の場合
転職の場合
アルバイト・パートの場合
当機構が認定している650社以上のホワイト企業の採用担当者に聞くと、履歴書送付メールで必ずチェックしている3つのポイントがあります。
⭐ 採用担当者が評価する3つのポイント
① レスポンスの速さ
何時間以内に返信が来るかで入社意欲と仕事の速さを判断
② メール本文の構成力
件名・宛名・用件・締めの挨拶・署名という基本構成ができているか
③ 添付ファイルの管理能力
ファイル名の氏名記載・PDF化・適切なサイズなど細部の気配り
Q1. 履歴書送付メールはいつまでに送ればいい?
依頼を受けてから半日〜1日以内に返信するのが基本です。履歴書本体の送付は遅くとも2〜3日以内に。すぐ送れない場合は先に「◯月◯日までに送付いたします」と期日を伝える返信を送りましょう。
Q2. メールを送る時間はいつがベスト?
基本的には企業の営業時間内(9〜18時頃)が理想です。深夜22時以降・早朝6時前の送信は生活習慣が整っていない印象を与える恐れがあります。送信予約機能を活用しましょう。
Q3. 土日祝に依頼メールが来たらどうする?
翌営業日の午前中に返信するのがおすすめです。土日祝に返信すると「ワークライフバランスの感覚がない」と判断される企業もあります。
Q4. スマートフォンから履歴書を送っても良い?
個人用のPCを所持していないなどの事情があれば、スマートフォンでの送付も問題ありません。ただし改行や書き方に注意し、PCでも読みやすいメール本文を心がけましょう。
Q5. 「履歴書を送ってください」と言われたら何を送る?
基本的には履歴書のみで問題ありませんが、中途採用の場合は職務経歴書、学生の場合は成績証明書なども一緒に求められるケースがあります。指定がない場合は念のため「履歴書のみでよろしいでしょうか」と返信メールで確認すると確実です。
Q6. 送信後に添付忘れに気づいたらどうする?
すぐにお詫びのメールを送り、正しいファイルを添付して再送しましょう。件名の冒頭に「【再送】」と入れると、担当者が気づきやすくなります。
Q7. 履歴書メールの件名はどう書くのが正解?
企業からのメールに返信する場合は「Re:」を残したまま返信するのが基本です。新規で送る場合は「応募書類ご送付の件(氏名)」など、用件+氏名の形式が確実です。
Q8. 履歴書メールにパスワードは必要?
企業側からの指示に従うのが基本です。指示がなければパスワード設定しておく方が安全。ただし近年ではPPAPはセキュリティリスクありとして避ける企業も増えています。
Q9. 履歴書のファイルサイズはどれくらいが適切?
1MB以下が目安です。3MB以上になると受信拒否される可能性があるため要注意です。
Q10. 履歴書送付メールへの返信は必要?
企業からの受領確認返信があれば、それへの返信は「ご確認いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。」程度の短文で十分です。
Q11. 履歴書を郵送指定された場合でもメール返信はすべき?
郵送指定の場合でもメール返信は必須です。「◯月◯日までにご指定の住所へ郵送いたします」と返信しましょう。
Q12. メールに誤字があったらどうする?
軽微な誤字は気にしすぎる必要はありませんが、会社名・担当者名・役職の誤りは印象を大きく損ねます。送信前に必ず2回確認しましょう。
Q13. 受信確認のメールが来ないけど、再送すべき?
3〜5営業日は待ちましょう。1週間経っても次の連絡がない場合は、電話で「履歴書が届いているかご確認お願いいたします」と軽く問い合わせるとよいでしょう。
履歴書送付後は、面接日程の調整メールが届くことが多いです。こちらも半日〜1日以内に返信するのが基本マナーです。
💡 日程調整メール返信の基本3点
📧 例文:候補日を提示され返信する場合
件名:Re:面接日程のご案内(氏名)
株式会社◯◯◯◯ 人事部 ◯◯様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました◯◯◯◯です。
ご多忙の中、面接日時の候補をいただき、誠にありがとうございます。
いただきました日程の中から、下記でお伺いさせていただきたく存じます。
面接希望日時:◯月◯日(◯)◯時〜◯時
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯ 電話:080-◯◯◯◯-◯◯◯◯
✅ 送信前チェックリスト8項目
📌 この記事のまとめ
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日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
