就職活動や転職活動中は応募先企業とのメールのやりとりをする機会が多くあります。
今回こちらの記事では、面接の日程調整や履歴書送付、内定返信などのメールでのマナーについて
紹介します。
■PDFファイルで送る
メールで履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する際、特に指定がない場合は記入したWordやExcelのファイルをPDFに変換して送るとよいでしょう。
PDFファイルならパソコンの環境によって表示ができないことはほとんどありません。
最近はApple社のMacBookを利用している人も多いですが、稀にMacBookでしか開くことができなかったり、icloudを通さないと確認できないファイルなども存在するため、PDFファイル化することをおススメします。
そして、企業側は多くの応募者の書類を扱っているので、ファイル名には「応募書類＿氏名」など、書類名と自分の名前を明記するようにしましょう。
■メール文面
次にメール文面の例をご紹介しましょう。
応募先企業によって担当者や送付資料が異なるので、例文を参考にしながら臨機応変に対応してください。
送信前のチェックポイント
✓ファイルを添付するのを忘れてしまわないように注意
✓添付ファイルが大きすぎないか確認する（1MB以下目安）
✓添付書類に「氏名」が明記されているか確認
メール文面 例
《件名：応募書類のご提出（氏名）》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
お忙しい中恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
———————————————
○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
———————————————
■面接日程調整のメール！！
応募先企業から面接の日程調整の案内メールが届いたら、スケジュールを確認し半日から1日以内に返信するのが基本です。
返信の際は、前回の内容も確認できるよう、件名・本文ともに履歴を残しておくのが基本です。
まずは、メールの基本マナーをおさらいします。
【メール返信の基本マナー】
◎半日から1日以内には返信する
メール返信の目安は半日から1日以内に返すことが基本です。すぐに回答できない場合は、「メールを確認したこと・追って返信すること」だけでも返信しましょう。
メールを返信する時間は、深夜～明け方などではなく、応募先企業の就業時間から数時間前後が理想です。
◎返信の件名は「Re：」で元の件名を残す
件名は変更せず「Re:元の件名」にし、過去のメール本文も残して返信します。件名に「Re:件名（氏名）」と名前を加えるとより丁寧です。こちらから最初にメールを送る場合は、「用件（氏名）」のようにわかりやすいシンプルな件名にしましょう。
◎返信は「全員に返信」を選択する
メールの宛先にccなどで複数ある場合は、「全員に返信」を選択し返信します。複数の関係者への情報共有という意図があるため、送信者のみに返さないよう注意しましょう。
～送信前のチェックポイント～
✓日時や曜日に誤りがないか確認
✓面接日時が確定したら、認識のズレがないことを伝える
メール文面例【先方から候補日を提示され返信する場合】
《件名：元の件名》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました○○○○です。
ご多忙の中、面接日時の候補をいただき、誠にありがとうございます。
いただきました日程の中から、下記でお伺いさせていただけますでしょうか。
面接希望日時：●月●日（●）●時～●時
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
———————————————
○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
———————————————
メール文面例【面接日が確定し返信する場合】
《件名：元の件名》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
ご多忙の中、面接の時間調整いただき誠にありがとうございます。
それでは、●月●日（●）●時～●時に伺います。
お忙しい中恐れ入りますが、
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
———————————————
○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
———————————————
■面接後のお礼メール
面接後のお礼は必ずしも必要ではありません。
送る際は、応募者からのメールを採用担当者は大量に受信している可能性もありますので、定型文のようなメールはかえって迷惑になることもあります。
自分なりの感想などをいれるようにしましょう。
また、遅刻などで迷惑をかけた場合は、お詫びやお礼も一言添えて送りましょう。
～送信前のチェックポイント～
✓日時や曜日に誤りがないか確認
メール文面例【面接後のお礼メール送付の場合】
《件名：面接のお礼（氏名）》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
先日（本日）●月●日（●）●時～●時に面接のお時間をいただいた○○です。
○○様とお話をする中で、貴社の○○○○事業にとても興味を持ちました。
私自身もこれまでに〇〇〇〇に携わった経験があり、その経験が少しでも貴社のお役に立てればと思いました。
また、本日は電車トラブルで遅刻をしたにも関わらず、ご対応していただき、誠にありがとうございました。
末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
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■企業からの連絡がない場合
「面接後、しばらく経っても採用・不採用の連絡が来ない…。」
そんな時はまず応募先企業に問い合わせる前に、受信フォルダや迷惑メールフォルダ、ゴミ箱にメールが入っていないか確認しましょう。
何度探しても見つからなかったら、まずは面接のお礼を述べ、結果はいつ頃になるかをメールで問い合わせてみましょう。
～送信前のチェックポイント～
✓結果を問い合わせる前に、本当に結果通知のメールは来ていないか確認
メール文面例【面接結果を問い合わせたい場合】
《件名：●月●日（●）面接結果につきまして（氏名）》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
●月●日（●）●時～●時に面接のお時間をいただいた○○です。
先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございます。
面接の結果についていつ頃お知らせいただけるか、ご教授いただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中恐縮ではございますが、ご返信いただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
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■内定メールが届いたら
応募先企業から内定のメールが届いたら、早めの返信を心がけましょう。
承諾する場合は「お礼、入社後の抱負」なども簡潔に書き添えるとよりいい印象を与える事ができるでしょう。
返信が遅れると内定辞退と見なされる可能性もありますので、なるべくその日のうちに返信するのが基本です。
「承諾前に事前に条件などを確認したい」という場合は、書面で労働条件通知書をもらえるように依頼してみましょう。
～送信前のチェックポイント～
✓勤務条件・給与・待遇など労働条件に不明点がないか確認
メール文面例【内定を承諾する場合】
《件名：元の件名》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○○○と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。
これまでの経験を生かし、貴社の戦力になる人材として努力して参ります。
引き続きよろしくお願いいたします。
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○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
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メール文面例【条件などを確認したい場合】
《件名：元の件名》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○○○と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、内定を承諾する前に、入社日や働き方などを確認したく、
労働条件を書面でお送りいただくことはできますか。
ご多忙の折、お手数をおかけしますが、
何卒よろしくお願いいたします
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○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
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■辞退のメール
また内定が決定したら、その他の応募先企業へ選考辞退をメールで伝えることも就活時のマナーです。
内定を辞退する場合も選考してもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。
他の選考がまだあり「保留したい」場合は、最長1週間以内の猶予で打診するといいでしょう。
～送信前のチェックポイント～
✓猶予を打診する日程は通常2~3日、長くても1週間が限度
メール文面例【内定を保留したい場合】
《件名：元の件名》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○○○と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
すぐにでもお返事をすべきですが、選考段階の企業が複数あり、
そちらの結果を踏まえた上で、最終的に判断したいと考えております。
誠に恐縮ではありますが、●●月●●日（●）までお待ちいただくことは可能でしょうか。
こちらの勝手なお願いで申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
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○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
———————————————
メール文面例【内定を辞退したい場合】
《件名：内定辞退のご連絡（氏名）》
《本文》
株式会社○○○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
この度、内定のご連絡をいただきました〇〇〇〇と申します。
光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮ですが、
熟慮した結果、貴社の内定を辞退させていただきたいと考えております。
選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
またメールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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○○ ○○（氏名）
〒○○○ー○○○○
○○○○○○（自宅住所）
電話：080-○○○-○○○
メールアドレス：○○○○○○
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■今回は、「面接の日程調整や履歴書送付、内定返信などのメールでのマナーについて」ご紹介しました。正しい文面とメール送信のタイミングで採用担当や人事担当に送れば、メール文面でも印象をよく与えられるでしょう。
メールの返信はできるだけPCから送るようにし、返信期限や誤字脱字にも注意しましょう！
何より大事なのは、送信前に文面をチェックすることです。
メールでもマナーをしっかり押えて、面接〜内定まで繋げていきたいですね！
