「ESをメールで送るとき、どんな文面で送ればいい?」「件名や宛名の書き方がわからない」——就活で頻繁に発生するこの不安を解消します。
結論として、ESのメール送付でよくあるミスは「添付漏れ」と「件名の不備」です。本文を書く前にまずファイルを添付し、件名に「用件＋大学名・氏名」を入れましょう。
累計3,625社以上を審査し650社以上を認定してきた当機構の視点で、ESメールの例文(通常・パスワード付き)・件名/宛名/署名の書き方・ファイルのマナー・添付漏れの対処法を解説します。
日本次世代企業普及機構 代表理事
岩元 翔
累計3,625社以上を審査し、650社以上を認定してきた中で見てきた、ESメール送付でよくあるミスは「添付漏れ」と「件名の不備」です。本文を書き終えてから添付しようとして、つけ忘れて送信するケースが非常に多いものです。本文を書く前にまずファイルを添付する習慣をつけ、件名には「用件＋大学名・氏名」を入れて、ひと目で分かる形にしましょう。
📋 この記事でわかること
目次
まずは基本となる、通常のES送付メールの例文です。挨拶→用件→締め→署名のシンプルな構成が基本です。
■ メール例文(通常)
件名：【エントリーシート送付の件】○○大学○○学部 ○○太郎
○○株式会社
人事部 ○○様
大変お世話になっております。○○大学の○○太郎と申します。
エントリーシートを送付いたします。ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
──────────
○○ 太郎（○○ タロウ）
○○大学○○学部○○学科○年
携帯：090-○○○○-○○○○
メール：xxx@xxx.ac.jp
──────────
メールアドレスは、大学発行のものか、氏名が分かる就活用のアドレスを使いましょう。ニックネームや無意味な文字列のアドレスは、第一印象を損ねます。
メールはビジネス文書です。LINEのような短文や絵文字、過度な改行は避け、丁寧な文体を保ちましょう。第一印象は、文面の整い方からも伝わります。
この通常パターンは、最もよく使う基本形です。ESに限らず、書類をメールで送る多くの場面に応用できるので、型として覚えておくと便利です。
メール本文の改行は、読みやすさを意識して適度に入れましょう。一文が長くなりすぎないよう、意味のまとまりで改行すると、相手が読みやすくなります。
個人情報保護のためパスワードを設定する場合は、ESを添付したメールと、パスワードを記載したメールを別々に送ります。
■ 1通目：ESを添付
件名：【エントリーシート送付の件】○○大学○○学部 ○○太郎
（挨拶・名乗りのあと）
エントリーシートを送付いたします。添付ファイルにはパスワードを設定しております。パスワードはこの後のメールにて別途お送りいたしますので、合わせてご査収のほどお願い申し上げます。
■ 2通目：パスワードを送付
件名：【パスワード送付の件】○○大学○○学部 ○○太郎
（挨拶・名乗りのあと）
先ほど送付いたしましたエントリーシートのパスワードをご案内いたします。
パスワード：○○○○○○○○
何卒よろしくお願い申し上げます。
パスワード付きで送る際は、ZIPファイルにパスワードをかける方法が一般的です。最近はパスワード別送(PPAP)を避ける企業も増えているため、企業から指定があればそれに従いましょう。
なお、パスワードは推測されにくい文字列にし、「1234」などの単純なものは避けましょう。生年月日など個人情報から推測できるものも適切ではありません。
メールの各要素には、押さえるべきマナーがあります。送信前に次の5点を確認しましょう。
▶ ポイント5つ
▶ 宛名の敬称の使い分け
部署宛は「○○株式会社 人事部 御中」、個人宛は「○○様」。担当者名が不明なら「採用ご担当者様」。「御中」と「様」の併用、(株)などの省略はNGです。
▼ 宛名の敬称の使い分け
| 宛先 | 正しい書き方 |
|---|---|
| 部署宛 | ○○株式会社 人事部 御中 |
| 個人宛 | ○○株式会社 人事部 ○○様 |
| 担当者名が不明 | ○○株式会社 人事部 採用ご担当者様 |
署名は一度テンプレートとして作っておくと、毎回入力する手間が省け、記載漏れも防げます。大学名・学部・学年・電話・メールを一式まとめておきましょう。
宛名で最も多い失敗が、会社名の(株)への省略です。正式名称の「株式会社」を使い、前株か後株か(株式会社が社名の前か後か)も正確に書きましょう。
添付ファイルにもマナーがあります。次の4点に気をつけましょう。
▶ 添付時の注意点
WordやExcelのESは、特に指定がなければPDFに変換して送りましょう。相手の環境で見た目が崩れる心配がなくなります。
▼ ESメール送信前の3チェック
▼
① 添付
ファイルがあるか
② 件名・宛名
用件と敬称
③ 本文
誤字・パスワード別送
「添付→件名→本文」の順で確認するとミスが防げます
ファイル名に日付を入れておくと、企業側が複数の応募者のファイルを管理しやすくなります。相手の手間を減らす配慮も、評価につながる細やかさです。
添付ファイルのサイズが大きい場合は、PDFを圧縮するか、企業が指定するファイル送信サービスを使いましょう。重すぎるファイルは相手の受信トラブルの原因になります。
提出後は、送信済みフォルダで実際にファイルが添付されているかを確認しておくと、万一の添付漏れにすぐ気づけて安心です。
ESがWordやExcelの場合、PDFに変換してから送りましょう。手順は簡単です。
▶ PDF変換の手順
PDFにすると、相手のパソコンやスマホで開いてもレイアウトが崩れません。提出前に、変換後のPDFを一度開いて表示を確認しておくと安心です。
変換後は、念のためPDFのページ数や文字化けがないかも確認しましょう。特に図表を含むESは、変換でレイアウトが崩れることがあります。
実際の就活では、さまざまな場面でESをメール送付します。シーンごとの対応を知っておきましょう。
▶ シーン別の対応
特に複数企業に送る時期は、前の企業の宛名が残っていないか、送信前に必ず確認しましょう。社名の取り違えは致命的な失礼になります。
送信ボタンを押す前の数秒の確認が、取り返しのつかないミスを防ぎます。「添付・件名・宛名・本文」を指差し確認する習慣をつけましょう。
締切当日に送る場合でも、件名・添付・宛名の確認は省略しないでください。焦って送ったミスは、締切を守れなかったこと以上に印象を悪くします。
ESを送った後、企業から「受領しました」と返信が来ることがあります。この返信への対応も、印象を左右します。
▶ 受領メールへの返信ポイント
丁寧すぎて何度もやり取りを続けると、かえって相手の負担になります。一往復で気持ちよく締めるのが、社会人としてのマナーです。
受領の連絡がない企業も多くあります。返信がないからといって催促のメールを送るのは避け、選考結果の連絡を待ちましょう。
どうしても返信すべきか迷ったら、相手に新たな手間を求めない一往復のお礼で締めるのが無難です。ビジネスメールは「相手の時間を奪わない」配慮が基本です。
次のミスは採用担当者に良くない印象を与えます。送信前に必ず確認しましょう。
✕ やりがちなNG
特に添付漏れと件名不備は最も多いミスです。本文より先に添付する・件名を最初に整える、を習慣にしましょう。
Q1. メール本文はどのくらいの長さがいい?
「挨拶→用件→締め→署名」で5〜10行程度が目安です。
長すぎると読みにくくなります。事実と礼節を簡潔に伝えることが目的なので、余計な情報は省きましょう。
Q2. スマホから送ってもいい?
基本はPCから送るのが推奨です。
スマホは添付確認・文字化け・誤字の見落としが起きやすいためです。やむを得ない場合は送信前に全項目を確認しましょう。
Q3. 何時に送ればいい?
就業時間内(9〜18時)が望ましいです。
深夜・早朝は避けましょう。夜に作成したら、翌朝の就業時間内に送るのがマナーです。
Q4. 添付を忘れた場合は?
速やかに再送します。
件名冒頭に「【再送信】」と加え、「添付が漏れておりました。大変失礼いたしました」とお詫びを添えて送り直します。
Q5. 返信をもらったらどうする?
24時間以内にお礼を返信します。
「確認いただきありがとうございます」と簡潔に。返信の返信は原則不要ですが、質問があれば速やかに回答しましょう。
Q6. 件名はどう書く?
「用件＋大学名・氏名」を入れます。
「【エントリーシート送付の件】○○大学 ○○太郎」のように、ひと目で誰の何の用件か分かる形にします。
Q7. ファイル形式は何がいい?
基本はPDFです。
Word・Excelは相手の環境で崩れる恐れがあるため、指定がなければPDFに変換して送りましょう。
Q8. パスワードはなぜ別メール?
個人情報保護のためです。
同じメールにパスワードを書くと意味がありません。ファイルとパスワードは別々のメールで送るのが正しいマナーです。
Q9. 署名には何を書く?
氏名・大学・連絡先を簡潔に書きます。
装飾や絵文字は避け、携帯番号とメールアドレスを記載します。誰からの連絡か分かるようにするためです。
Q10. 宛名がわからないときは?
「採用ご担当者様」とします。
担当者名が不明な場合の表現です。部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を使い分けましょう。
📌 この記事のまとめ
日本次世代企業普及機構 代表理事岩元 翔
東証1部上場企業の求人広告会社にて新卒・中途採用のコンサルティング業務を学び、その後ITベンチャー企業にて自社採用業務、教育業務に従事。2020年には一般財団法人日本次世代企業普及機構の代表理事に就任。これまでの経験、実績を活かし、経営者や従業員にとって道しるべとなる「ホワイト企業指標」を作り上げた。
