インターンシップに参加する際、企業からのメールには迅速かつ丁寧に返信することが大切です。メールの内容や返信の方法からは、誠意やビジネスマナーの習熟度を読み取れるためです。
結論として、インターンのメール返信は24時間以内・件名は変更せず「Re:」をつける・全員返信の3点が基本です。この記事では、基本マナーからシーン別の例文5選まで解説します。
企業からのメールへの返信は、就活生のビジネスマナーを測る場でもあります。「確認しました」の一言だけでも印象は大きく変わります。返信が遅れた場合は必ずお詫びの言葉を添えましょう。小さな積み重ねが採用担当者の記憶に残ります。
◆ この記事でわかること
- インターンシップにおけるメール返信の4つのマナー
- 返信メールの基本構成
- シーン別返信メール例文5選
- よくある疑問Q&A
インターンシップにおけるメール返信の4つのマナー
◆ 返信メールの基本マナー4つ
マナー1：企業から来たメールにはすべて返信する
確認の連絡であっても「確認いたしました」と返信することで、メールが届いており内容を理解していることを伝えられます。簡単な内容でも必ず返信を心がけましょう。
マナー2：できる限り24時間以内に返信する
メールは半日以内、遅くとも24時間以内に返信することを心がけましょう。もし返信が遅くなってしまった場合には「ご返信が遅くなり申し訳ございません」といったお詫びの言葉を添えると丁寧です。
マナー3：返信の件名は変更せず「Re:」をつける
件名を変更すると相手が新規のメールと誤解したり、何のやり取りかわかりにくくなる場合があります。件名はそのままにし、やり取りの内容が一目でわかるようにしましょう。
マナー4：全員返信で返す
企業からのメールにはCCで他の関係者が含まれていることがあります。返信の際はToの相手だけでなくCCも含めて「全員返信」で返しましょう。
インターンシップにおける返信メールの構成
★ 返信メールの基本構成
- 件名：変更せず「Re:」のままにする
- 宛先：ToとCCの両方を確認し全員返信で対応
- 本文：「お世話になっております」と挨拶を入れた後、用件を簡潔に記載
- 署名：氏名・連絡先・大学名・学部などを記載した署名を必ず入れる
【シーン別】インターンシップの返信メール例文5選
例文1：インターンシップ選考通過のメールへの返信
件名：インターンシップ選考通過のお礼（〇〇大学・〇〇 太郎）
〇〇株式会社 人事部 〇〇課
〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の青山 太郎と申します。
この度は、インターンシップ選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴社でのインターンシップに参加させていただけることを大変嬉しく思っております。
インターンシップでは、貴社の業務を深く学ばせていただき、少しでもお役に立てるよう精一杯取り組む所存です。ご指導、ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：080-xxxx-xxxx メール：〇〇@xxxxxx.ac.jp
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例文2：インターンシップ参加日程のメールへの返信
件名：インターンシップ参加の御礼（〇〇大学・〇〇 太郎）
〇〇株式会社 人事部 〇〇課
〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の青山 太郎と申します。
この度は、貴社のインターンシップに採用いただき、誠にありがとうございます。ぜひ参加させていただきたく思います。
ご案内いただきました通り、◯月◯日（◯曜日）00:00に本社へお伺いいたします。当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇 太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：080-xxxx-xxxx メール：〇〇@xxxxxx.ac.jp
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例文3：インターンシップの参加を保留にしたい場合の返信
件名：インターンシップ参加のご連絡について（〇〇大学・〇〇 太郎）
〇〇株式会社 人事部 〇〇課
〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、インターンシップ参加のご案内をいただき、誠にありがとうございます。大変嬉しく思っておりますが、現在他の予定が重なっており、参加について慎重に検討させていただきたいと考えております。
具体的なご返答を〇月〇日までにお伝えできるよう努めますので、恐れ入りますが、しばらくお時間をいただけますと幸いです。
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〇〇 太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：080-xxxx-xxxx メール：〇〇@xxxxxx.ac.jp
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例文4：インターンシップについて質問がある場合の返信
件名：インターンシップ参加のご案内に関するご質問（〇〇大学・青山 太郎）
〇〇株式会社 人事部 〇〇課
〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、インターンシップ参加のご案内をいただき、誠にありがとうございます。参加させていただけることを大変嬉しく思っております。
インターンシップについて、いくつか確認させていただきたい点がございます。
・持ち物について、基本の筆記用具以外で特にご用意すべきものはございますでしょうか。
・服装について、オフィスカジュアルでの参加が可能かどうか、ご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：080-xxxx-xxxx メール：〇〇@xxxxxx.ac.jp
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例文5：参加のお礼メールへの返信
件名：Re：インターンシップ参加のお礼（○○大学 ○○ 太郎）
○○株式会社 人事部
○○様
○○大学の○○ 太郎 と申します。
ご多忙な中、ご丁寧にお返事をいただきまして、誠にありがとうございます。
今後も何かイベント等があれば、ぜひ参加させていただきたいと思います。引き続き、よろしくお願いいたします。
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〇〇 太郎（○○ タロウ） ○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話：090-○○○○-○○○○ メール：○○○○○○@○○○○○○.co.jp
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よくある疑問Q&A
Q. インターン 日程確定メール返信で確認すべきことは？
日程・集合場所・持ち物・服装の4点を確認しましょう。案内メールに記載がない場合は、返信時に質問を添えると一度のやり取りで済み、採用担当者の手間を減らせます。
Q. インターン 参加可否 メール返信で「参加できない」と伝えるには？
辞退の場合は「一身上の都合により参加が難しくなりました」と伝えれば十分です。詳しい理由を説明する必要はありません。謝罪の言葉と感謝の言葉を必ず添えましょう。
Q. インターン お礼 メール 返信はどんな内容にすればいい？
インターンシップで学んだことへの感謝・具体的な学び・今後の抱負の3点を盛り込みましょう。具体的なエピソードを一つ入れると採用担当者の記憶に残りやすくなります。
Q. インターンシップ 返信 が遅れてしまった場合はどうすればいい？
遅れても必ず返信しましょう。冒頭に「ご返信が遅くなり、大変失礼いたしました」と一言添えるだけで誠意は伝わります。返信しないまま放置するのが最もNGです。
まとめ
◆ この記事のまとめ
- 企業からのメールには簡単な内容でも必ず返信する
- 返信は24時間以内・件名は「Re:」のまま・全員返信の3点が基本
- 返信が遅れた場合は冒頭に必ずお詫びの言葉を添える
- 本文は「挨拶→用件→署名」の構成でシンプルにまとめる
