◆ この記事でわかること
- ◎ 就活中の電話マナー・必須の言葉遣い一覧
- ◎ 電話の受け方・出方（第一声・知らない番号への対応）
- ◎ 電話のかけ方（基本の挨拶・不在・忙しい場合の対応）
- ◎ 企業からの電話に出られなかった時の折り返し方と例文
就職活動において「電話のマナー」はとても大切です。電話対応に慣れていないために企業側の担当者に失礼な対応をしてしまっては、せっかくのチャンスを逃してしまうかもしれません。この記事では、「電話をかける時」「電話を受ける時」「折り返す時」の3パターンの基本マナーと対応法をご紹介します。
■電話に対応するときの必須マナー
就活中は応募した企業から突然電話がかかってくることが多くなります。担当者に失礼のないよう、電話でやりとりする際に押さえておくべき大切なポイントをお伝えします。
1. 言葉遣いは基本中の基本！
丁寧な言葉遣い・正しい敬語が使えることは基本中の基本です。電話で使う言葉の言い換えをまとめているので確認しておきましょう。
◆ 電話でよく使う言葉の言い換え
- 担当者 → ご担当の方
- 誰ですか？ → どちら様でいらっしゃいますか？
- 名前を聞く → 失礼ですが、お名前をお教えいただけますでしょうか
- 伝言を頼む → お手数ですが、伝言をお願いできませんでしょうか
- わかりました → かしこまりました・承知しました・うけたまわりました
- ちょっと待って → 少々お待ち下さい
- すみませんが → 恐れ入りますが・申し訳ございませんが
- さっき → 先ほど
- 今日 → 本日
- あした → みょうにち
- きのう → さくじつ
- 声が聞こえづらいとき → おそれいります、少々お声が遠いようです
- どうですか？ → いかがでしょうか？
- 電話を切る際 → 失礼いたします
2. ポイントは「笑声（えごえ）」
電話は表情や仕草が見えないため、人柄や印象を決めるのは声のみです。通常よりワントーン明るい声で話すことを意識しましょう。
★ 笑顔で話すと「笑声（えごえ）」という明るく朗らかな声を出しやすくなります！笑声とは声を聴くだけで相手が笑顔でいることが想像できる声のことで、コールセンターのオペレーターやアナウンサーなど、声を伝える仕事においても実践されています。
電話をかけるときは背筋を伸ばし、肩の力を抜いて明るい声でハキハキと話すことを意識しましょう。早口になったり言い間違えたりしないよう、突然の電話にも丁寧な言葉遣いで対応できるよう準備しておきましょう。
3. 「もしもし」はNG！
！ 電話に出る時の第一声として「もしもし」は就活中は絶対に使ってはいけません。ビジネスではマナー違反となります。受け手によっては「ビジネスマナーが備わっていない」「常識がない」と思われる可能性があります。
4. 必ずメモを取る
聞き逃しや話の食い違いが発生しないようにするため、電話の内容は必ずメモを取りましょう。重要な内容・日時・場所を伝えられた場合は必ず復唱して確認しましょう。声が聞き取りづらいときはあいまいに対応せず「恐れ入りますが、もう一度お聞かせいただけますか」と聞き返してください。
5. 電話は先に切らない
「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
とお礼を伝えた後、相手が電話を切るまで待ちましょう。用件が終わった直後にプツッと電話を切るのは避けてください。
6. 業務時間内に電話をする
企業への電話は相手の業務時間内にかけるのが基本です。始業直後・終業間際・昼休みなどの忙しい時間帯は避け、午前10時〜11時半・午後2時〜5時の間が望ましいとされています。営業時間外の連絡は失礼にあたるため控えましょう。
◆ キャリアアドバイザーコメント（坂元 俊介）
就職活動において、学生の側から企業に対して電話をかける場面はそもそもあまりありません。もし電話をかけることがあれば、自分が何者か名乗った後に要件から先に伝えることを心掛けると良いでしょう。不在着信への折り返しは「先ほどお電話を頂いておりまして、折り返しさせて頂きました」、こちらから要件があってかける場合は「〜という要件でお電話させて頂きました」という具合です。これさえ心がければスムーズな会話ができるでしょう。
■電話を受ける
電話を受ける際は「はい。○○です。」と必ず名前を名乗って出ましょう。相手が名乗ったあとに「お世話になっております。」などの挨拶も忘れずに。
1. 企業の電話番号は登録しておく
応募した企業の電話番号は、あらかじめ登録しておきましょう。誰からの電話かわかっていれば突然の電話にもすぐに対応できます。電話に出る時はハキハキと明るい声で出ることを心がけましょう。
2. 知らない番号からの電話
知らない番号からの電話に出る場合は、無理に名前を名乗らなくて大丈夫です。まずは以下のように出ましょう。
企業の方とわかったら、すぐにこちらも名乗りましょう。
「登録のない電話番号からでしたので、名乗らず大変失礼いたしました。お電話ありがとうございます。××大学の○○です。」
通話後には電話番号を必ず登録しておきましょう。知らない番号からの不在着信は携帯番号でなければ、折り返す前にネットでその番号を検索して企業名がヒットしないか調べておきましょう。
3. 静かな場所へ移動する
外出中など賑やかな場所にいる際に突然電話があった場合は、急いで静かな場所へ移動しましょう。
4. なるべくすぐに電話に出る
企業から電話がかかってきた時は、できるだけすぐに電話に出るよう意識してください。目安は3コール以内です。3コール以内に出られなかった場合は以下のように伝えると印象が高まります。
「お待たせして大変申し訳ございません。〇〇（名前）です。」
■電話をかける
企業へ問い合わせや確認したいことがある場合、以下の流れをつかんでおくとスムーズに進められます。
1. 基本の挨拶（電話をかける流れ）
- 挨拶：「お忙しいところ、失礼致します」
- 大学名と名前：「わたくし、××大学の○○と申します。」
- 担当者を呼び出す：「恐れ入りますが、〇〇の件で、〇〇部〇〇課の〇〇様にお取次ぎいただけないでしょうか？」
- 担当者につながったら：「お忙しいところ失礼いたします。わたくし、××大学の○○と申します。」
- 時間の確認：「ただ今お時間よろしいでしょうか？」
- 電話を切る：「お忙しいところご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。」
2. イレギュラー対応
- ■ 不在の場合：「〇〇様のお戻りのご予定は何時ごろでしょうか？その時間に改めさせていただきます。」
- ■ 休み・リモートの場合：「〇〇様は、明日はご出社されますか？」「次のご出社はいつごろでしょうか？」
- ■ 忙しい場合：「ご都合のつくお時間を教えていただけないでしょうか？こちらから改めておかけ直しします。」
■電話に出られなかった時の折り返し方
企業からの電話に気付かなかったり、どうしても電話に出られなかった時は、必ず折り返しの電話をしてください。
1. 知らない番号の場合
どの企業からの電話だったかわからない場合は、インターネットでその電話番号を検索すれば企業を特定できることが多いです。先にかけ直す先がわかっていれば、落ち着いて対応できます。
2. 折り返すタイミング
着信に気が付いたら、できるだけ早くかけ直しましょう。ただし営業時間外・昼休み・退勤時刻前後は避けましょう。相手にとって迷惑でなく、つながりやすい時刻に折り返すことが大切です。
3. 折り返しの電話例文
「××大学の○○です。本日、△時△分ごろに、先ほどお電話がありましたので折り返しご連絡いたしました。人事部の△△様をお願いいたします。」
（携帯への折り返しの場合は「△△様の携帯番号でお間違いないでしょうか」）
担当者につながったら以下のように伝えましょう。
「先ほどは、お電話をいただきありがとうございました。出ることができず失礼いたしました。」
電話をいただいたお礼と出られなかったお詫びを伝えた後、あらかじめまとめておいた質問内容を正しい敬語で話すよう意識しましょう。
まとめ
電話のマナーは就職して社会人になっても役に立ちます。対応法を知っていれば企業からの突然の電話にも落ち着いて対応でき、丁寧で礼儀正しい印象を与えることができます。ぜひ実践してみてください。
◆ この記事のまとめ
- ◎ 「もしもし」はビジネスマナー違反。第一声は「はい、○○です」
- ◎ 笑顔で話すと「笑声」になり明るい印象を与えられる
- ◎ 電話は3コール以内に出る。先に切らない
- ◎ 電話をかける時間帯：午前10時〜11時半・午後2時〜5時が望ましい
- ◎ 折り返しはできるだけ早く。お礼とお詫びをセットで伝える
