結論からお伝えすると、必ず必要でないが、御礼メールを送ることで好印象を与えられる可能性が高いと言えます。
御礼メールは採否に影響はないですが、お送りすることをオススメします。
では、どんな時に御礼メールが効果的なのか解説いたします。
選考の際、説明会からはじまり一次選考、二次選考と面接が進んでいくと、企業の担当者と交流する機会が増えてきます。
採否に関わらず長くお世話になった方などは、ビジネスマナーとして感謝の気持ちを伝えるために、お礼メールを送ることをおすすめします。もちろん1度のみでも、お世話になったと感じたら送ることに問題はありません。
会社説明会を受けて、ここが良かったと思った点や興味を持ったこと、なぜそう思ったのかなどを具体的に書き込むとアピールに繋がります。
元々の志望度が高い場合はもちろん、説明会で話を聞いた上で更に興味が深まっていくこともあります。その際、素直に良かった点を伝えられるのは、企業としても嬉しいものです。
「説明会に参加させて頂く中で、○○について、より理解を深めることができました」など、実際に話した内容や、特に印象に残ったことを、より具体的に書くことが重要です。
自分の本来の話ができなかったときや、聞き忘れてしまったことがあるときなども、お礼メールでのアピールが有効です。
ただ、あまり長々と伝え過ぎてしまうと、マイナスの印象を与えてしまうので、「緊張してしまい、お話できなかった○○の件を、次は具体的にお伺いできればと考えております」など、簡潔に伝えるようにしましょう。
【就職活動における御礼メールで重要な点】
・御礼メールの件名で一目で御礼ということがわかることが重要
・御礼メールで基本的なビジネスマナーを守れていないと逆にマイナスな印象になる
・御礼メールはなるべく簡潔な文面にし、当日中に送ることをオススメ
「やっても嫌がる人がいないなら全部やる！」ということをかなりオススメします。
ビジネスメールは、一度身につけてしまえば社会に出ても非常に役立つスキルの一つになります。
マナーを学べば非常にメリットのある就活のお礼メール。
ここからは実際に送る際、特に気をつけるポイントを解説していきます。
用件と誰が送ったメールなのかをわかるように記載し、一目でどのようなメールなのかをわかるようにしましょう。
〈例〉
「本日の御礼 ○○大学 新卒 受太郎」
「一次選考実施の御礼 ○○大学 新卒 受太郎」
こようにシンプルかつわかりやすく記載することが大切です。
本文は順序を決めて、
①挨拶
（○○(採用担当)様 大変お世話になっております。）
↓
②だれから送っているのか
（○○大学 ○○学部の新卒 受太郎です）
↓
③内容
（本日はお忙しいところ…）
↓
④署名
（署名については、下記のように本文の最後に大学名、学部、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。）
という流れで書いていきましょう。
〈例〉
○○(採用担当)様
大変お世話になっております。
○○大学 ○○学部の新卒 受太郎です。
「本日はお忙しいところ…」
内容に関しては面接や説明会に対する御礼と感想を簡潔にまとめ記載しましょう。
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○○大学 ○○学部
新卒 受太郎
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：00000@000.jp
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※本文とは別であるということを明確にするため「ー」や「^^」などで線を引くことがオススメです。
次に御礼メールをタイミングについてです。
ビジネスメールを送る際、送信・返信時間にも注意を払う必要があります。
メールは電話と違い基本的にいつでも送信可能なため、つい自分のタイミングを優先してしまいがちです。
ただし、どれだけ日中忙しくても、深夜帯にメールを送信したらどんな印象を持たれるでしょうか。「常識のない人」「スケジュール管理がうまくできていない人」という印象になる可能性があります。
下記の点に気を付けましょう。
お礼メールは会社説明会や面接が終わったら、基本的にはその日のうちに送りましょう。やむを得ず夜遅くなってしまう場合などは、翌日でも問題ありませんが、24時間以内には送ってください。
何日も経ってからメールを送ると感謝の気持ちが伝わりづらくなり、かえって悪印象を与えてしまう可能性があります。
御礼メールはできるだけ早く送るのが基本です。深夜に送信するのはマナー違反ですし、採用担当者に「生活リズムが不規則なのでは」「ビジネスマナーを守れていない」と感じられるので、夜遅くにメールを作成した際は翌日（営業日）の午前中に送りましょう。
では、御礼メールを送る際どのような点に注意して送ることが大切なのでしょう。
特に気を付けたいポイントをチェックしましょう！
採用担当の方には、日々たくさんのメールが届きます。採用担当の方に確実に読んでもらえるよう、一目でお礼メールと分かるようにしましょう。
せっかく感謝の気持ちを伝えたいと思っても、件名がわかりづらいだけで、開封されないでそのまま…ということも起こりえるので注意が必要です。
たくさん文章を書いた方が気持ちが伝わりそうだと思う人もいるようですが、長々と述べてしまうと、何が言いたいのか分からない、読みづらいと悪印象につながってしまいます。
採用担当者は日々忙しい中でメールを読んでいることを念頭に置き、要点をまとめて簡潔に述べることを心がけましょう。
下記のように、結びの挨拶はビジネスマナーの基本です。
「今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます」
「末筆ながら、貴社のますますのご発展、ご活躍を、心よりお祈り申し上げます。」
「お忙しい事と存じますので、ご返信には及びません。」
また、「返信不要」の記載をすることで、相手の負担にならないように心がけましょう。
形式的なお礼メールは、数あるテンプレートの一つとして、印象に残らなかったり「とりあえず送っておけば良い」といった、不真面目な印象まで与えてしまったりします。
マナーは大事ですが、テンプレートを参考にする場合も、自分のオリジナルの文章を必ず入れることが重要です。
丁寧に書いたつもりでも、ビジネスシーンではカジュアル過ぎて不適切な敬語は多く存在します。
すみません→申し訳ございません
了解しました→承知しました（または、かしこまりました）
お礼メールを送る際は、言葉が適切か考えながら文章を作成しましょう。
「ひらがなの羅列は失礼に当たるかもしれない」と、お礼メールの文面を漢字だらけにしたり、段落を入れ過ぎたりすると、読みづらくて不親切な印象を与えてしまいます。
宜しくお願い致します→よろしくお願いいたします
誠に有難うございました→誠にありがとうございました
ビジネスシーンではひらがなを使っても良い場面や言葉が多くあります。適度にひらがなも交えて、相手の読みやすさを意識するようにしましょう。
本記事でご説明させて頂いことをまとめると、
・必ず必要でないが、御礼メールを送ることで好印象を与えられる可能性が高い。
・説明会や面接の対応をしてもらったとき
・志望度の高さをアピールしたいとき
・面接で思うようにアピールできなかったとき
・御礼メールの件名で一目で御礼ということがわかることが重要
・御礼メールで基本的なビジネスマナーを守れていないと逆にマイナスな印象になる
・御礼メールはなるべく簡潔な文面にし、当日中に送ることをオススメです。
御礼メールはマナーを学べば非常にメリットのあるものです。
【御礼メールを送るタイミング】
・なるべく当日中に送る
・企業の営業時間内に送る
・件名は一目で内容が分かるものを意識する
・本文のお礼や感想は短く簡潔に書く
・文末に「返信不要」の記載や結びの挨拶を忘れずに
・形式的な文章はNG
・間違った敬語や失礼にあたる表現がないか確認する
・改行やひらがなを使って読みやすい文面にする
他にも就職活動でメールを送る際のマナーについてシーンごとに紹介しています！
下記の記事でまとめているので、ぜひ、参考にしてください！
